Assistant de direction / office manager H/F

Notre client, cabinet d'architecture à taille humaine basé à Monaco, recherche un Assistant de Direction / Office Manager dans le cadre d'un renforcement de son équipe. Véritable pivot de la structure, vous assurez la bonne gestion administrative, financière et opérationnelle du cabinet tout en accompagnant les équipes sur le suivi des projets.

Vos missions

• Assistanat de direction et gestion administrative
• Préparer les propositions commerciales, conventions et documents contractuels.
• Assurer la rédaction et le suivi des courriers, comptes-rendus et documents administratifs.
• Gérer les dossiers administratifs du cabinet et veiller à leur mise à jour.
• Assurer le suivi des contrats d'assurances et des obligations administratives.

Suivi administratif et financier des projets

• Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi des opérations.
• Assurer le contrôle et le classement des documents liés aux différents projets.
• Participer au suivi budgétaire des affaires en cours.
• Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires ainsi que le suivi des commandes.

Coordination des opérations

• Accompagner les équipes dans la préparation des dossiers techniques et administratifs.
• Contrôler la conformité des pièces transmises par les entreprises partenaires.
• Assurer le suivi des marchés, contrats et documents liés aux opérations.
• Participer au suivi administratif des phases travaux et à la gestion documentaire des projets.

Gestion comptable et financière

• Assurer le traitement des factures clients et fournisseurs.
• Effectuer le suivi des règlements et des relances.
• Réaliser les rapprochements bancaires et le contrôle des pièces comptables.
• Préparer les éléments nécessaires aux partenaires comptables du cabinet.

Administration du personnel

• Participer à la gestion administrative des collaborateurs.
• Assurer le suivi des dossiers du personnel et des formalités courantes.
• Être l'interlocuteur privilégié des organismes externes et administrations.

Profil recherché

• De formation Bac +2 minimum en assistanat, gestion, comptabilité ou administration, vous justifiez d'une expérience réussie sur un poste polyvalent, idéalement acquise dans l'univers de l'architecture, de l'immobilier, du BTP ou de la maîtrise d'œuvre.
• Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et êtes à l'aise avec les logiciels de gestion.
• Reconnu pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre discrétion, vous appréciez les environnements à taille humaine où polyvalence et autonomie sont indispensables.
• Votre capacité à gérer plusieurs sujets simultanément, votre esprit d'initiative et votre excellent relationnel seront des atouts majeurs pour réussir à ce poste.

Les + du poste

• Cabinet d'architecture reconnu à Monaco
• Structure à taille humaine
• Missions variées et polyvalentes
• Forte autonomie
• Environnement de travail convivial et collaboratif
• 41 K€ à 46 K€ brut annuel selon profil et expérience.

Hays plc est l'un des principaux groupes mondiaux de recrutement de professionnels.

Hays est l'expert du recrutement de personnes qualifiées, professionnelles et compétentes dans le monde entier. Hays est le leader du marché au Royaume-Uni et en Asie-Pacifique et également l'un des leaders du marché en Europe continentale et en Amérique latine. Hays intervient pour le compte de milliers d’entreprises des secteurs privé et public, sur des postes en CDI, CDD, Travail Temporaire et Contracting.

Hays France & Luxembourg compte aujourd’hui plus de 650 salariés répartis au sein de 22 bureaux (Aix-en-Provence, Amiens, Biarritz, Bordeaux, Clermont-Ferrand, Dijon, Grenoble, La Rochelle, Lille, Lyon, Montpellier, Nancy, Nantes, Nice, Paris, Reims, Rennes, Rouen, Strasbourg, Toulouse, Tours et au Luxembourg) couvrant 25 secteurs d’activité.

Date d’expiration de l’offre : 20/09/2026

Référence : 1452230_1784705262