Assistant d'agence H/F

Notre client, acteur reconnu du secteur du bâtiment, recherche un Assistant d'Agence afin de renforcer son service administratif et accompagner le développement de son activité. Le poste est basé à Aubagne au sein d'une équipe structurée travaillant au plus près des équipes opérationnelles.

Vos missions

• Administration & coordination d'agence
• Vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'agence : gestion des courriers et documents, organisation de réunions et plannings, suivi des besoins logistiques (fournitures, matériel, véhicules), interface avec les équipes internes et les partenaires externes.
• Vous contribuez également au suivi des données RH : variables de paie, formations obligatoires, visites médicales.
• Suivi des marchés & chantiers

• Vous participez à la préparation et au suivi administratif des marchés et chantiers : création des dossiers, gestion des documents réglementaires (PPSPS, garanties, cautions…), suivi financier en lien avec les équipes travaux, gestion des échéances liées aux appels d'offres.

Facturation & gestion financière

• Vous assurez la préparation et l'émission des factures clients (situations de travaux, bons de commande), le suivi des règlements, relances et révisions de prix.
• Vous contribuez également au prévisionnel de facturation.

Relations fournisseurs, sous‑traitants & intérim

• Vous gérez la création et la mise à jour des dossiers fournisseurs et sous‑traitants, vérifiez les factures et mettez à jour les tableaux de suivi.
• Vous intervenez également sur la gestion administrative des intérimaires.

Profil recherché

• Expérience confirmée en administration d'agence, facturation ou gestion de chantiers, idéalement dans le secteur du BTP
• Maîtrise des situations de travaux et de l'environnement marchés publics/privés
• Rigueur, organisation, sens des priorités
• Bon relationnel et capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs
• Aisance avec les outils bureautiques et logiciels de gestion

Conditions du poste :

• Contrat : CDI - 39h
• Rémunération : selon profil
• Avantages : Tickets‑restaurant, prime de participation
• Disponibilité souhaitée rapidement

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Hays plc est l'un des principaux groupes mondiaux de recrutement de professionnels.

Hays est l'expert du recrutement de personnes qualifiées, professionnelles et compétentes dans le monde entier. Hays est le leader du marché au Royaume-Uni et en Asie-Pacifique et également l'un des leaders du marché en Europe continentale et en Amérique latine. Hays intervient pour le compte de milliers d’entreprises des secteurs privé et public, sur des postes en CDI, CDD, Travail Temporaire et Contracting.

Hays France & Luxembourg compte aujourd’hui plus de 650 salariés répartis au sein de 22 bureaux (Aix-en-Provence, Amiens, Biarritz, Bordeaux, Clermont-Ferrand, Dijon, Grenoble, La Rochelle, Lille, Lyon, Montpellier, Nancy, Nantes, Nice, Paris, Reims, Rennes, Rouen, Strasbourg, Toulouse, Tours et au Luxembourg) couvrant 25 secteurs d’activité.

Date d’expiration de l’offre : 26/10/2026

Référence : 1447024_1787841723