Management et prévention

Téléphonie Optimisez votre budget télécommunication

Mots clés : Informatique - Télécommunications

Face à une offre télécom pléthorique, trop d’entreprises préfèrent renoncer à rationaliser ce poste de dépenses. Des solutions existent pour réduire sa facture de 15 à 30 % sans perdre en flexibilité.

Téléphonie fixe, mobile et data mobile (système d’informations embarquées de type Blackberry, PDA communicant, PC portable…) : le budget télécommunication d’une entreprise représente 3 à 4 % de son chiffre d’affaires, soit environ 1 000 euros par salarié et par an. Malgré la baisse des tarifications unitaires, la facture continue de s’alourdir. En cause : la généralisation des outils de mobilité qui permettent de communiquer plus souvent et plus longtemps. Or, il existe des solutions pour réduire ces coûts sans sacrifier la qualité de service. A commencer par la rationalisation des moyens existants.

Première étape : identifier les catégories de collaborateurs (personnel nomade, de bureau…) et leurs besoins respectifs. Cet audit peut reposer sur l’examen approfondi des factures ou l’installation d’un buffer. Raccordé au commutateur, ce système fournit une analyse fine de l’ensemble du réseau, comme le nombre de lignes inutilisées ou les erreurs des opérateurs sur la facture. Un bon moyen pour faire la chasse aux gaspillages.

Une fois ce diagnostic établi, reste à négocier avec les opérateurs. La concurrence est telle qu’ils consentent désormais des offres sur mesure. Tarification à la seconde, forfait ajustable… les remises peuvent atteindre 20 à 30 % sur la téléphonie fixe et 15 à 20 % sur les offres mobiles.

Du côté de la data mobile, l’offre étant plus restreinte, le choix du forfait doit être bien réfléchi. En effet, nombre d’entreprises sous-estiment leurs besoins en termes de volume d’informations échangées. Et l’octet supplémentaire coûte cher !

Autre solution pour réduire ses factures de téléphone : regarder du côté des nouvelles solutions présentes sur le marché comme la téléphonie IP (Internet Protocol). Ce mode de téléphonie permet de dialoguer par ordinateurs interposés. Avantages de ce système : le faible coût des communications et une maintenance du système assurée par l’opérateur. Seulement, cette solution nécessite des investissements de départ importants pour équiper un site. Elle s’avère rentable pour les entreprises multisites, qui communiquent régulièrement entre elles. Formule plus adaptée pour les PME : le Centrex. Ce système consiste à externaliser la gestion du système d’acheminement des appels. Son atout : il libère l’entreprise des contraintes de maintenance. L’offre Centrex peut également comporter les communications locales et nationales illimitées. Une option qui doit néanmoins être négociée.

Tableau les solutions du marché.

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Lexique

Accès primaire : accès au réseau Numérique à intégration de services de France Télécom (Numeris) permettant de transporter à la fois de la voix, des images et des données.

Autocommutateur ou autocom : équipement qui assure l’acheminement des communications au sein de l’entreprise. Il peut être privé (PABX), public (Centrex) ou propre à l’IP (IPBX).

Centrex : système reposant sur l’externalisation de l’autocommutateur, mais permettant de conserver les fonctionnalités d’un commutateur privé (mise en attente, conférence à trois…).

VoIP, ToIP ou téléphonie IP (Internet Protocol) : mode de téléphonie permettant de téléphoner, via Internet, depuis un PC vers un autre PC.

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Réduction des coûts : trois experts vous conseillent

Pascal Feniou, président de Cetis, cabinet d’expertise télécom.

«Opter pour la téléphonie IP s’avère pertinent en cas de déménagement, de renouvellement d’un système obsolète ou de création d’un nouveau site. Car cette solution exige d’installer une nouvelle infrastructure. »

Pascal Lenchant, P-DG de Neoditel, cabinet d’audit télécom et réduction des coûts.

«Avec le dégroupage des lignes, l’entreprise intensifie la concurrence entre France Télécom et les autres opérateurs de téléphonie fixe. Les remises sur les consommations peuvent alors atteindre 30 à 50 %. »

Aurelia Monet, consultante « achats hors production » de Costalis, cabinet de conseil dans l’optimisation des coûts.

« Pour juguler les coûts du hors forfait, l’entreprise peut négocier avec son opérateur une facturation au compteur. Cette facturation à la seconde participe à une meilleure maîtrise des coûts. »

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