[TO] Social

Stages d’accès à l’entreprise

INSTRUCTION DU 10 DECEMBRE 1998 (EMPLOI) NOR : MESZ9810106J

Annule et remplace :

Note DAI/DCB no 77-91 du 29 mars 1991 ;

Note DAI no 273-91 du 7 octobre 1991.

Complète : l’annexe III de la circulaire DGEFP no 98-38 du 20 novembre 1998.

Destinataires :

Mesdames et Messieurs les directeurs régionaux, les directeurs délégués, les comptables secondaires, les directeurs d’agence locale, les directeurs des unités techniques de reclassement, les directeurs des centres de ressources et de développement des compétences, les directeurs d’espace cadre.

Copies :

Les directeurs généraux adjoints, les directeurs du siège, l’agent comptable, les chefs de département et de mission.

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR

I / Mise en oeuvre des SAE

Les deux objectifs du stage d’accès à l’entreprise sont rappelés :

– répondre à une offre difficile à satisfaire ;

– permettre le recrutement de demandeurs d’emploi qui auraient été écartés par manque de compétence, le SAE concerne alors prioritairement les bénéficiaires du «nouveau départ».

Dans tous les cas, le SAE vise l’acquisition de compétences. Le plan de formation devient une pièce contractuelle de la convention et le cahier des charges disparaît. Le stagiaire demandeur d’emploi est destinataire d’un des feuillets de la nouvelle convention et du plan de formation qu’il signe.

La convention est modifiée et simplifiée, vous disposerez désormais de 3 versions pour les SAE 1, 2 et 3. Les procédures de gestion administrative et financière ont été remaniées et tiennent compte de Prestamesures.

II / La gestion dans Prestamesures

Le processus de gestion des SAE s’inscrit dans le module général de traitement des mesures.

Les SAE peuvent faire l’objet d’un cofinancement. Prestamesures ne gère pas le cofinancement. Le montant du cofinancement intégré dans l’enveloppe de l’unité et le type de cofinanceur sont mentionnés à titre d’information.

La gestion des différents types de SAE (SAE 1, SAE 2, SAE 3) repose sur une seule enveloppe physique portant sur le nombre de bénéficiaires formés (DE ou salariés) et sur une enveloppe budgétaire unique.

Chaque convention ne peut prévoir qu’un seul taux horaire par plan de formation (un plan pour les DE et un plan pour les salariés).

Le suivi de l’embauche et le contrôle de réalisation sont nécessaires à l’attestation du service fait.

MISE EN OEUVRE DES SAE

Le SAE est une mesure mise en place en 1991 et qui depuis cette date n’a pas connu d’autre modification qu’un changement de nom en 1993.

La présente note n’introduit pas non plus de modification. A l’occasion de la prise en charge de la gestion des SAE dans Prestamesures, elle a pour objet :

– de rappeler les deux types d’utilisation des SAE en prenant en compte à la fois la globalisation et le «nouveau départ» du PNAE ;

– de mettre l’accent sur quelques éléments de mise en oeuvre ;

– de présenter les évolutions et améliorations apportées aux textes contractuels ;

– de présenter les procédures de prise en compte dans Prestamesures ;

– de préciser les modifications apportées aux procédures de gestion administrative et financière.

I / Les deux types d’utilisation

Le SAE est un outil d’ajustement de l’offre et de la demande d’emploi. Il est destiné à régler au cas par cas les problèmes d’inadéquation des compétences des demandeurs avec celles requises pour une offre d’emploi. Dans ce cadre, le SAE doit être utilisé selon deux logiques et deux objectifs :

– répondre à une offre d’emploi difficile à satisfaire : dans ce cas, la logique de l’offre prime. L’agence locale propose donc des candidats dont les compétences sont proches de celles requises pour occuper l’emploi «sans condition d’âge ou de durée d’inscription» ;

– rappel et précision : une offre difficile à satisfaire est une offre pour laquelle il existe une pénurie de candidats possédant les compétences professionnelles nécessaires.

Il ne peut pas s’agir d’une offre pour laquelle l’agence locale rencontre des difficultés de recrutement liées aux conditions proposées par l’employeur (horaires, salaires, statut du personnel, etc.). La pénurie de candidats ne peut s’apprécier que grâce à une étude du fichier des demandeurs d’emploi.

Utilisé dans cet objectif, le SAE ne vise pas nécessairement les publics de la globalisation.

Dans tous les autres cas, réussir le placement de demandeurs d’emploi menacés ou touchés par le chômage de longue durée en leur permettant d’acquérir un complément de formation sans lequel ils n’auraient pu entrer dans l’entreprise et infléchir ainsi en leur faveur les comportements d’embauche des employeurs. Le SAE doit être mobilisé prioritairement pour les bénéficiaires du «nouveau départ» du plan national d’action pour l’emploi (PNAE) pour réussir les mises en relation notamment pour les jeunes entrant dans leur 6e mois de chômage et les adultes au cours de leur 12e mois.

Le SAE est ainsi un instrument d’intervention sur le marché du travail, soit pour traiter une offre d’emploi difficile à satisfaire soit pour permettre un placement difficile à réussir. C’est donc normalement l’agence qui est à l’initiative de sa mise en oeuvre. Si c’est l’employeur qui demande à en bénéficier, l’agence doit s’assurer que la mesure correspond bien à l’un des deux objectifs.

Dans les deux cas, il ne peut s’agir que d’une offre d’emploi déposée à l’agence locale et celle-ci doit s’assurer que les compétences à acquérir sont bien définies et la formation effectivement réalisée. La construction de SAE doit être réservée aux offres d’emploi durables (CDI ou CDD de plus de six mois).

II / Eléments de mise en oeuvre

Afin de mesurer aussi précisément que possible l’écart existant entre les compétences du demandeur d’emploi et celles requises par l’exercice de son futur emploi, il peut être utile de recourir aux prestations d’évaluation (ECCP ou EMT) avant la signature du SAE. Ceci permet de négocier sur une base objective un plan de formation avec l’entreprise. Cette négociation doit viser l’efficacité des formations et limiter l’uniformisation et l’allongement des durées de formation.

Avant la signature de la convention SAE, l’entreprise et le demandeur d’emploi doivent être précisément informés sur le statut de stagiaire de la formation professionnelle du demandeur d’emploi et sur les conséquences de ce statut (responsabilités de l’entreprise, horaires, repos, rythme de production, existence d’un tuteur).

Le demandeur d’emploi stagiaire est associé à sa formation. Le plan de formation devient une pièce contractuelle de la convention (voir conditions générales de la nouvelle convention, annexe II). Un feuillet de la convention ainsi qu’une copie du plan de formation qu’il aura signé avec l’entreprise lui seront remis.

Le suivi du stage doit être systématiquement assuré, conformément aux procédures fixées dans les conditions générales de la convention. L’agence locale doit en particulier s’assurer de l’embauche du stagiaire, si possible en CDI.

III / Les modifications de la convention

La convention-type du SAE est modifiée et simplifiée. Elle se présentera désormais sur un format A 4 et sera déclinée en trois versions correspondant aux SAE 1, 2 et 3. Elle comportera le mode d’emploi pour remplir et envoyer les différents feuillets (voir annexe II).

Cette nouvelle convention a été élaborée en tenant compte de la succession des écrans de Prestamesures afin d’en faciliter la saisie. Cependant, toutes les informations concernant le bénéficiaire demandeur d’emploi n’ont pas pu faire l’objet d’une rubrique sur la convention (nationalité, situation de famille, ALE d’inscription et date d’inscription à l’ANPE) pour ne pas l’alourdir. Ceci obligera à éditer des copies écran du dossier du demandeur d’emploi afin de disposer de toutes les informations nécessaires à la saisie de la convention. D’autres rubriques, en revanche, ne peuvent être saisies sur Prestamesures («formation au métier de» et «formation au poste libéré») mais figurent sur la convention qui est un document contractuel destiné à être lu, compris et signé par les entreprises.

Attention : dès lors que la formation se déroulera tout ou partie en organisme de formation, il conviendra de demander à celui-ci de rédiger le plan de formation sur du papier à en-tête comportant son SIRET car Prestamesures demandera cette information qui ne figure pas sur les conventions.

Les nouvelles conventions SAE 1 (ainsi que les listes complémentaires) seront envoyées dans les agences locales durant la deuxième quinzaine de décembre, les conventions SAE 2 et 3 (ainsi que les listes complémentaires) courant janvier 1999.

Le cahier des charges n’est plus nécessaire à la constitution du dossier en revanche les conditions pratiques de réalisation du stage doivent être mentionnées sur le plan de formation, en particulier si la formation ne se déroule pas au sein de l’entreprise signataire de la convention mais en organisme de formation ou dans une autre entreprise en France ou à l’étranger (voir conditions générales de la nouvelle convention en annexe II).

Les circuits administratifs ont été modifiés. Désormais les DRA seront destinataires du feuillet no 1 de la convention, de la facture et du RIB ou RIP de l’entreprise, les autres documents (plan de formation, état de présence et bilan de stage) seront conservés et archivés en unité pendant dix ans (voir annexe I).

LA GESTION DANS PRESTAMESURES DES STAGES D’ACCES A L’ENTREPRISE

La gestion des différents types de SAE

Le stage d’accès à l’entreprise (SAE) est une action de formation qui vise à combler un écart entre les compétences d’un demandeur d’emploi et celles requises pour occuper un poste de travail. Les formations peuvent concerner :

– un ou plusieurs demandeurs d’emploi (SAE 1) ;

– une ou plusieurs salarié(s) de l’entreprise pour accéder à une meilleure qualification, avec embauche directe d’un ou plusieurs DE sur le(s) postes libéré(s) par le(s) salarié(s) (SAE 2) ;

– un ou plusieurs demandeurs d’emploi et un ou plusieurs salarié(s), le(s) demandeur(s) d’emploi devant être embauché(s) sur le(s) poste (s) libéré(s) par le(s) salarié(s) à l’issue de la formation (SAE 3).

Dans le cas des SAE 2 et des SAE 3, le nombre de bénéficiaires DE doit être égal au nombre de bénéficiaires salariés.

Le processus de gestion des SAE est commun à tous les types de SAE et s’inscrit dans le module général de traitement des mesures.

La gestion des différents types de SAE repose sur une seule enveloppe physique portant sur le nombre de bénéficiaires formés, demandeurs d’emploi ou salariés. Les demandeurs d’emploi directement embauchés ne sont pas pris en compte dans la gestion de cette enveloppe.

De même, une seule enveloppe budgétaire gère tous les types de SAE.

Ces enveloppes sont bloquantes.

La mesure peut faire l’objet d’un cofinancement.

Il convient de distinguer le cofinancement du financement partagé.

Le financement partagé correspond à une prise en charge ponctuelle d’une partie du coût de la formation. Cette somme n’est pas versée à l’ANPE. Elle ne figure pas dans la convention et ne doit pas être saisie dans Prestamesures.

Le cofinancement est intégré à l’enveloppe budgétaire régionale sans qu’il soit possible actuellement de distinguer la part de l’établissement de celle du cofinanceur.

Le montant du cofinancement affecté à l’action par l’unité et le type de cofinanceur sont mentionnés à titre d’information.

La participation du ou des cofinanceur(s) est inclue dans le montant du coût horaire.

Par ailleurs, la numérotation des conventions ne distingue pas les types de SAE.

A l’issue de la phase d’initialisation du SAE, le système indique le type de SAE enregistré : SAE 1, SAE 2, SAE 3.

La gestion des bénéficiaires

Cette mesure s’adresse aux demandeurs d’emploi inscrits à l’ANPE et aux salariés de l’entreprise qui bénéficient de la mesure.

Aucune condition spécifique n’est requise pour les bénéficiaires demandeurs d’emploi ou salariés.

Le demandeur d’emploi est stagiaire de la formation professionnelle.

Les demandeurs d’emploi peuvent être éligibles à l’AFR. S’ils ne sont pas éligibles à l’AFR, ils peuvent percevoir une rémunération au titre du livre IX.

Dans le cas du SAE 2, les demandeurs d’emploi sont embauchés directement sur les postes libérés par les salariés formés.

Dans le cas du SAE 3, les postes libérés par les salariés formés doivent nécessairement être occupés par les DE à l’issue de leur formation.

L’application Prestamesures limite à cent le nombre de bénéficiaires gérés par convention. Au-delà de ce nombre, il convient d’établir une seconde convention.

Un ou plusieurs bénéficiaires peuvent faire l’objet de modifications avant la signature de la convention.

Après signature, il est toutefois possible de remplacer les bénéficiaires initiaux par d’autres. Cette substitution doit cependant intervenir au maximum une semaine après le début de la formation.

Passé ce délai, si un bénéficiaire n’est pas présent pendant toute la durée de la formation, la convention sera soldée par le paiement au prorata des heures réalisées pour ce bénéficiaire et une nouvelle convention sera éventuellement signée avec de nouveaux bénéficiaires.

L’embauche

L’embauche d’un bénéficiaire ne concerne que les bénéficiaires de SAE 2.

Elle permet d’enregistrer les caractéristiques de l’embauche directe des demandeurs d’emploi.

L’embauche directe d’un nombre de demandeurs d’emploi est le corollaire à la formation dispensée aux salariés qui, une fois formés, doivent laisser leur poste aux nouveaux embauchés.

Alors que l’embauche constitue l’objet même du CIE, dans le cadre du SAE il s’agit de la formation. L’embauche est alors traitée comme événement pour le bénéficiaire.

La formation

La durée de la formation doit généralement être comprise entre quarante et cinq cents heures. Elle peut se prolonger dans certains cas jusqu’à sept cent cinquante heures.

La durée hebdomadaire de la formation ne peut être inférieure à vingt heures.

La durée de formation est précisée dans le plan de formation établi avec l’entreprise. Dans le cas du SAE 3, deux plans de formation sont établis : un pour le(s) demandeur(s), un pour le(s) salarié(s). La date de début et la date de fin doivent être indiquées dans la convention.

La contribution de l’ANPE au coût de la formation est toujours versée à l’entreprise et non à l’éventuel organisme de formation.

Le coût de la formation est calculé sur la base d’un tarif horaire de la formation. Ce tarif fait l’objet d’une négociation entre l’ANPE et l’employeur. Il est établi sur la base d’un coût pivot de 5 400 francs par bénéficiaire mais la participation peut être adaptée en fonction des coûts réels et des cofinancements.

Chaque convention ne peut prévoir qu’un seul taux horaire par type de bénéficiaire (DE ou salarié).

Outre le coût de formation des salariés, l’ANPE contribue à la rémunération des salariés formés sur la base d’un tarif horaire national forfaitaire de vingt-huit francs.

Un écran de synthèse présente pour le SAE 3 les informations saisies relatives au coût total de :

– la formation des demandeurs d’emploi ;

– la formation du ou des salarié(s) ;

– la prise en charge de la rémunération des salariés ;

– de la convention.

La vérification validation

Cet acte professionnel permet à l’utilisateur de vérifier que toutes les informations nécessaires ont bien été enregistrées et qu’elles sont cohérentes avant la signature de la convention.

Après validation, les données peuvent encore être modifiées sous réserve d’effectuer une nouvelle validation.

La signature

Comme pour les autres mesures, la signature vaut engagement juridico-financier de l’agence et doit être nécessairement effectuée par le directeur d’agence ou un agent qui a reçu une délégation expresse du directeur général.

L’annulation administrative

L’annulation administrative est un acte qui permet d’annuler une convention signée à tort ou qui n’a plus lieu d’exister. Elle solde le contrat et permet de réabonder les disponibles physique et budgétaire. Une fois que l’annulation administrative a été enregistrée, l’utilisateur ne peut revenir sur cette transaction que le jour même de la saisie avant que le solde ne soit transmis à AGIR.

Le suivi de l’embauche

Le suivi de l’embauche a pour objectif, à l’issue de la formation, d’effectuer un bilan de la formation acquise par les bénéficiaires demandeurs d’emploi et de s’assurer de l’embauche effective.

Cet acte professionnel est obligatoire et doit nécessairement être réalisé à la fin de la formation ou dès son interruption et avant d’attester le service fait.

Pour chaque demandeur d’emploi formé, il est nécessaire d’indiquer la date d’embauche, le ROME du poste de travail, la nature du contrat (CDI ou CDD avec le nombre de mois) ou le cas échéant le motif de non-embauche.

Le contrôle de la réalisation

Le contrôle de réalisation a pour objectif d’enregistrer les observations sur les conditions de réalisation de la mesure.

Il est obligatoire pour tous les types de SAE et doit obligatoirement être effectué avant l’enregistrement du service fait.

L’agent dispose d’un écran en saisie libre pour enregistrer ses commentaires.

Le service fait

L’attestation du service fait a pour objet :

– d’effectuer l’enregistrement du nombre d’heures de formation réalisées ;

– de déterminer les montants à payer à l’employeur ;

– de transférer vers AGIR le montant pour mandatement-paiement.

Elle est obligatoire pour tous les SAE. Chaque SAE ne doit donner lieu qu’à un seul service fait, dit service fait final. Les factures ne sont payées qu’à l’entreprise contractante même si un organisme tiers est intervenu dans la formation.

Nota : les annexes sont disponibles à l’ANPE, direction du budget et des affaires administratives, 4, rue Galilée, 93198 Noisy-le-Grand Cedex.

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