[TO] Règles techniques

Logement Une gestion de l’entretien et des travaux sur Internet

Mots clés : Fonction publique - Gestion de l'entreprise - Informatique - Logement social - Politique du logement - Télécommunications

L’Opac de Seine-Maritime a mis en place un outil informatique accessible depuis Internet. L’objectif est de diminuer les délais de traitement et d’améliorer le suivi des interventions.

Confronté comme beaucoup de gestionnaires de parcs immobiliers à l’importance des travaux d’entretien, l’Office public d’aménagement et de construction de Seine-Maritime (Opac 76) a développé, en partenariat avec la société C-Ware, un outil informatique de gestion : « Entranet ».

La particularité de cet outil, dont la mise en place est intervenue à la fin de 1998, est d’être fondé sur le logiciel Lotus Notes de Microsoft et d’utiliser les technologies Internet. Un réseau relie le gestionnaire de patrimoine et ses fournisseurs, il autorise le transfert et l’échange de documents (voir schéma de l’architecture du réseau). Dès lors, les agents de proximité peuvent instantanément passer des commandes d’entretien qui sont transmises au fournisseur concerné, via le gestionnaire qui les valide.

Des coûts d’accès réduits

L’accès à cet outil s’effectue à partir d’un micro-ordinateur, équipé d’un modem, dont seront dotés tous les correspondants dans le courant de l’année 1999. Les coûts d’utilisation sont réduits puisqu’ils se résument à l’abonnement à un fournisseur de services (provider), soit environ 80 francs par mois, et au coût de la communication d’un montant de 16 francs par heure. Toutefois, même si ces coûts ne représentent que 1 % du chiffre d’affaires généré par l’entreprise, la possibilité est laissée de recevoir des bons de commande par télécopie. Selon Eric Gimer, sous-directeur financier et informatique de l’Opac de Seine-Maritime, « Entranet réduit de plus de la moitié le temps de traitement d’un bon de commande, initialement estimé à vingt minutes. En effet, il supprime l’usage du courrier et permet à l’entreprise de recevoir la commande dans la minute qui suit l’émission. De plus, tous les acteurs de la chaîne sont informés en temps réel du déroulement de l’opération. Enfin, l’envoi automatique d’une lettre informe le locataire des opérations en cours. » La démarche entreprise par l’Opac 76 a été primée par le grand prix du Management immobilier 1998, décerné par l’association Apogée qui regroupe les bailleurs sociaux et les professionnels de l’immobilier privé.

POUR EN SAVOIR PLUS…

Articles de référence

« Un système d’information cohérent pour un aéroport », « Le Moniteur » du 4 décembre 1998, p. 78.

« Des solutions techniques pour baisser les charges des HLM », « Le Moniteur » du 4 septembre 1998, p. 61.

Dossier : « Les Systèmes d’information géographique, améliorer la gestion du patrimoine », « Le Moniteur » du 24 avril 1998, p. 69.

Dossier : « Maintenance : un gisement d’économie », « Le Moniteur » du 3 avril 1998, p. 57.

Dossier : « Bioclimatique : des bâtiments à faible consommation énergétique », « Le Moniteur » du 14 novembre 1997, p. 99.

« Maintenance : rendre les méthodes de travail homogènes », « Le Moniteur » du 2 mai 1997, p. 67.

« Guide de la maintenance des bâtiments », par Jean Perret ; Editions « Le Moniteur », tél. : 01.40.13.30.30.

« Catalogue des progiciels des secteurs hospitaliers public et privé », 544 p., 600 à 2 000 francs TTC ; Cneh, tél. : 01.40.44.15.15.

ENCADRE

Architecture du réseau Entranet

Le logiciel CB-M gère les contrats et les marchés où sont utilisés des bons de commande signés, entre l’Opac de la Seine-Maritime, gestionnaire de patrimoine, et ses intervenants. Le système donne la possibilité aux agents de proximité, en contact avec les locataires, de commander des prestations, de suivre leur avancement et de valider leur réalisation. Les contrôleurs de l’Opac suivent les factures des fournisseurs. Les agents de proximité et les fournisseurs accèdent au réseau Entranet (gestion de l’entretien et des travaux sur Internet), à partir d’un terminal de type PC, équipé d’un modem compatible avec Internet.

SCHEMA de fonctionnement

ENCADRE

L'avis de l'expert ERIC GIMER, de l'Opac de Seine-Maritime

« Une gestion prévisionnelle »

L’Office public d’aménagement et de construction du département de Seine-Maritime gère un patrimoine de 26 000 logements locatifs répartis dans 163 communes du département. En 1997, 39 000 bons de commande portant sur des travaux d’entretien ont été émis, pour un montant moyen de 995 francs (soit un budget annuel de 39 millions de francs).

Face à l’importance de ces travaux à gérer, l’Office a développé en partenariat avec la société informatique C-Ware un outil utilisant Internet. L’utilisation de cet outil libère des tâches administratives des agents afin qu’ils puissent se consacrer à des actions de proximité comme la surveillance du bâti ou des travaux. De plus, les services techniques disposent désormais de véritables outils de gestion prévisionnelle, pour établir les programmes d’entretien du patrimoine immobilier. Entranet met en relation la centaine de correspondants répartis sur l’ensemble du département, la trentaine d’agents du service de la maintenance du patrimoine, du siège, et les soixante-dix entreprises attributaires des cent trente marchés d’entretien. D’autres développements informatiques sont en concours, notamment pour le paiement dématérialisé sur Internet.

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