Management et prévention

La dématérialisation des marchés avance à pas comptés

Mots clés : Collectivités locales - Dématérialisation des marchés - Informatique - Maîtrise d'ouvrage - Marchés publics - Passation de marché - Télécommunications

Alors que l’échéance de 2010 approche, peu d’entreprises semblent aujourd’hui familiarisées avec la dématérialisation. Aussi, certains maîtres d’ouvrage se mobilisent pour les accompagner sur la voie électronique.

En progrès, mais peut mieux faire. Voilà en substance l’appréciation que portent aujourd’hui les grands acteurs de la dématérialisation sur son déploiement auprès des entreprises de BTP et de leurs donneurs d’ordre.

« Il y a effectivement un réel progrès pour ce qui concerne la publication en ligne des appels d’offres et des dossiers de consultation des entreprises (DCE) », analyse Christophe Alviset, animateur de l’atelier dématérialisation des marchés publics de l’Observatoire économique de l’achat public. Ce que confirment les chiffres : les entreprises ont aujourd’hui visiblement le réflexe Internet pour ce qui est de la collecte d’appels d’offres susceptibles de les intéresser.

Une soumission électronique encore timide

« A titre d’exemple, il y a eu au mois de septembre quelque 500 000 appels d’offres visualisés intégralement sur notre site, indique Frédéric Crand, éditeur de marchesonline. L’échéance de 2005 a amené de nouvelles entreprises sur Internet, et depuis, les choses se sont accélérées. Ainsi, entre septembre 2007 et septembre 2008, le nombre de pages vues a augmenté de 50 %. »

En revanche, Christophe Alviset reconnaît que la remise des candidatures et des offres par voie électronique demeure encore « timide ». Mais comment expliquer alors que des entreprises familiarisées avec les consultations d’appels d’offres en ligne et le téléchargement des DCE, répondent toujours si peu électroniquement ? « Nous avons fait des enquêtes qui montrent que certaines entreprises y croient, mais se retrouvent parfois face à des donneurs d’ordre qui ne souhaitent pas vraiment qu’on leur réponde électroniquement », avance Michel Entat, directeur d’Axemio, par ailleurs délégué général adjoint d’Edibuild France. Ce que confirme Christophe Alviset. Selon lui, « les entreprises sont très à l’écoute des acheteurs… qui ne sont pas tous convaincus par la dématérialisation. Or, l’accompagnement par ces acheteurs représente l’élément clé, analyse-t-il. Lorsqu’ils soignent leur règlement de consultation, accompagnent les entreprises, font un peu de publicité, ça fonctionne : les entreprises soumissionnent ». C’est le cas notamment sur la plate-forme régionale e-Megalis : « Nous avons formé plus de 500 entreprises lors de réunions d’information, et développé des outils ergonomiques pour leur faciliter le travail, expose Céline Faivre, directrice de Megalis Bretagne. Les résultats sont là : le téléchargement des DCE a augmenté de 285 % et la réponse électronique de 200 % depuis le mois de février. »

Des formations de plus en plus nombreuses

Pour amener les entreprises à sauter le pas, fédérations professionnelles, chambres de commerce ou encore prestataires multiplient les formations. « Nous proposons deux sessions de formation par mois, avec une dizaine de participants, explique Juliette Gibert, responsable formation de la plate-forme de dématérialisation achatpublic.com ; et depuis le mois de juillet, nos sessions sont toutes pleines. »

Même si le frein de la signature électronique semble se lever progressivement, beaucoup de questions subsistent : auprès de qui se la procurer ? Qui doit être le porteur du certificat ? Comment répondre en groupement ? Mais pour Bruno Pillon, directeur général de BravoSolution France, « la signature électronique est un énorme leurre ». Il préconise sa suppression pure et simple : « Les pays où les offres dématérialisées explosent, comme la Grande-Bretagne, sont ceux où la signature électronique n’est pas imposée… Les dispositifs de sécurité qui existent en dehors de cette signature sont déjà bien plus fiables que la signature papier. »

Autres sources d’inquiétude des soumissionnaires potentiels : le virus, ou encore le respect de la confidentialité de leur offre. « Pourtant nous leur expliquons que la dématérialisation rend la malhonnêteté beaucoup plus difficile, souligne Juliette Gibert, car tout est horodaté ! »

Dispositif de secours

Pour aider les entreprises à démythifier cette réponse électronique – surtout la première ! – lesinitiatives se multiplient. Ainsi, le Code des marchés publics de 2006 a introduit le dispositif de la roue de secours, qui permet de doubler son offre électronique d’un envoi sur papier ou cd-rom. Ce qui apparaît aujourd’hui comme une fausse bonne idée, tant les entreprises qui y ont recours sont rares…

« Ajouter un dispositif de secours a même pu être contre-productif, car cela donne à penser aux entreprises qu’il y a réellement des risques à soumissionner électroniquement », avance Catherine Clément, chef des marchés de l’établissement public administratif de Jussieu.

Il faut toutefois relativiser : le BTP fait partie des secteurs qui répondent le plus par voie électronique, devant celui de l’informatique. Ce que confirme Françoise Baudry, responsable du service de la commande publique et des marchés au conseil général de Dordogne : « Sur la quarantaine d’offres en ligne reçues depuis le début de l’année, le BTP occupe la première place. Nous comptons parmi nos soumissionnaires “électroniques” habituels aussi bien un major des TP qu’une petite entreprise de plâtrerie… »

Des espaces de test pour se rassurer

Quant aux soumissionnaires les plus craintifs, ils plébiscitent les espaces de test que proposent certaines plates-formes ; cela rassure la personne chargée de répondre, qui redoute souvent de ne pas cliquer au bon endroit. Joseph Motti, chef de l’agence Screg de Dunkerque, a répondu électroniquement à un appel d’offres, suite à une formation sur l’usage de la plate-forme Edisys. « Nous avons été surpris par sa simplicité d’utilisation, reconnaît-il. En outre, il était assez rassurant d’envoyer l’offre, puis de pouvoir la récupérer pour la modifier, et la renvoyer ensuite. »

Utilisation « à la carte » des plates-formes

Aujourd’hui, le chef d’agence se dit prêt à renouveler l’opération… mais sur la même plate-forme. « En utiliser une autre imposerait une nouvelle formation, reconnaît-il, et cela prendrait trop de temps. » Un constat partagé par nombre d’entreprises qui jugent peu engageante l’ergonomie de certaines d’entre elles. Ce que déplore Jean-Jacques Meiller, de la Fédération nationale des travaux publics. « Pour répondre à leur obligation légale, les maîtres d’ouvrage se sont précipités sur des plates-formes, ou en ont conçu une, adaptée à leurs seuls besoins. En bout de chaîne, l’entreprise n’y trouve pas son compte. »

Cette hétérogénéité des plates-formes se retrouve également dans le périmètre de la dématérialisation. Certains maîtres d’ouvrage ont ainsi choisi d’appliquer la démarche à toutes leurs consultations, quand d’autres se limitent aux procédures formalisées ou ne mettent en ligne que leurs plus gros Mapa (marchés passés selon la procédure adaptée). Si les collectivités recourent le plus souvent à des prestataires externes, d’autres ont mitonné un module de dématérialisation maison, voire doublé les publications : « Pour avoir le plus de visibilité possible, nous publions nos avis et documents de consultations à la fois sur notre site et sur la plateforme bretonne e-Megalis, qui offre un point d’accès unique aux entreprises de la région », indique Dolorès Reguer, responsable des achats de Lannion.

Une dématérialisation sur toute la chaîne

Des avant-gardistes prolongent la démarche et cherchent à faire basculer toute la chaîne vers l’électronique. Dématérialisation de la commission d’appel d’offres, de la notification aux candidats retenus, de la transmission des pièces au contrôle de légalité et au comptable public… les chantiers sont nombreux et supposent que les partenaires (entreprises, préfectures, etc.) soient prêts.

Les Hospices civils de Lyon ont tenté l’expérience : « Une convention tripartite a été signée avec les services du Trésor public et la chambre régionale des comptes, pour dématérialiser les flux liés aux marchés publics, relate Pierre Kempf, directeur de la coordination des achats. Cela devrait générer une économie d’environ 500 000 feuilles, soit deux tonnes de papier par an. »

Des initiatives intéressantes, mais qui demeurent isolées.

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En chiffres

76 % des entreprises et 83% des maîtres d’œuvre consultent les appels d’offres en ligne.

11 % des entreprises ontrépondu une seule fois électroniquement à un appel d’offres de marché public au cours des douze derniers mois.

40 % des maîtres d’ouvrage publics déclarent n’avoir jamais reçu de réponse dématérialisée à leurs appels d’offres.

84 % des maîtres d’ouvrage publics publient leurs DCE en ligne, et 81% des entreprises les téléchargent..

81 s maîtres d’ouvrage disposent d’un site Internet.

36 % des entreprises souhaiteraient voir développés les services d’informations ou de veille sur les projets, appels d’offres et concours..

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2001-2010 : la montée en puissancede la dématérialisation

2001 : tous les échanges entre acheteurs publics et entreprises peuvent se faire par transmission électronique : publication des avis d’appel à concurrence et des dossiers de consultation des entreprises, transmission des offres (sauf interdiction expresse de l’acheteur public).

2005 : les acheteurs publics ne peuvent plus refuser les candidatures et offres électroniques pour les marchés passés selon une procédure formalisée (article 56 du Code des marchés publics).

2007 : les acheteurs publics peuvent, à titre expérimental, imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique pour certains marchés spécifiques (arrêté du 12 mars 2007).

2010 : à partir du 1er janvier, les acheteurs publics pourront exiger, pour tout marché, que les candidatures et offres leur soient remises par voie électronique (article 56 du CMP).

De plus, le ministère de l’Economie a annoncé un renforcement des obligations de dématérialisation au 1er janvier 2010, via le décret en préparation modifiant le Code des marchés publics : publication sur support électronique des avis d’appel à la concurrence en sus des obligations actuelles, et des documents de consultation pour les marchés d’un montant supérieur à 90 000 euros ; et réponse électronique obligatoire pour les marchés informatiques dépassant les 90 000 euros.

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L’EXPERT Bernard Longhi, délégué général d’Edibuild France« 25 à 30 % de réponses électroniquesdans les deux prochaines années »

La dématérialisation des marchés publics a-t-elle progressé ?

Elle a effectivement progressé sur plusieurs plans, à savoir la mise en ligne des appels d’offres, la mise en place de systèmes d’alerte dans les entreprises et le téléchargement des dossiers de consultation (DCE). Aujourd’hui, plus de 85 % des DCE de marchés formalisés sont téléchargés. Toutefois, s’agissant de la soumission électronique, la partie n’est pas encore gagnée.

Quels sont les freins actuels à la réponse en ligne ?

Il y a encore quelques années, les entreprises évoquaient la complexité de la signature électronique. Mais cet argument est en train de tomber ; elles commencent à l’utiliser et à mesurer l’intérêt de signer 1 000 pages en moins d’une seconde. Autre argument avancé : la sécurisation dans l’échange de documents via les plates-formes de dématérialisation. Pour y répondre, nous avons lancé en 2007 un label – dem@PE – qui garantit un degré de sécurité dans ces échanges. Aujourd’hui, les trois plates-formes labellisées (edisys ; achatpublic ; agysoft) représentent plus de 60 % des flux de dématérialisation sur les achats publics. Et quatre nouvelles plates-formes devraient rapidement recevoir le label.

Rendre obligatoire la soumission électronique vous paraît être la bonne solution ?

Nous ne sommes pas partisans de cette solution. Mieux vaut bien se préparer à la soumission en ligne que la subir, et laisser les entreprises s’y mettre progressivement. Pour que le mouvement soit irréversible, nous devons atteindre de 25 à 30 % de réponses électroniques dans les deux prochaines années.

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Les fédérations amplifient leur mobilisation sur le terrain

Patrick Duchâteau, chef du service informatique et statistique de la FFB

« Il y a un réel intérêt des entreprises… mais pas encore de mise en route »

« Depuis le début de l’année, l’état d’esprit de nos entreprises a changé : elles se sont orientées vers la dématérialisation. Et ce, en partie grâce à l’échéance 2010 : le caractère obligatoire, dans un délai proche, leur fait peur. En un an et demi, nous avons formé 400 entreprises, sur 50 sessions de formation à la dématérialisation dans les fédérations départementales. Il y a un réel intérêt… mais pas encore de mise en route. Même les entreprises qui ont suivi la formation ont du mal à s’y mettre. Nous allons donc les emmener sur des sites de tests, pour les aider à franchir le pas de la première réponse électronique. Mais il appartient également à la collectivité de communiquer auprès des entreprises. »

Jean-Jacques Meiller, responsable du groupe « dématérialisation » à la FNTP

« La qualité des réponses dématérialisées dépendra de la qualité des plates-formes »

« Notre démarche s’articule autour de trois idées fortes : pour répondre à leur obligation de 2005, les collectivités se sont équipées de plates-formes à partir d’un marché très ouvert ; nous les invitons donc soit à faire labelliser leur plate-forme, soit à en changer, en partant du principe que la qualité des réponses qu’elles recevront sera liée à la qualité de la plate-forme qu’elles proposeront. Ensuite, nous leur conseillons de mettre leur DCE en ligne avec des documents HTML normalisés, car les dossiers en format PDF ne sont pas réutilisables. Enfin, nous allons promouvoir lors de notre deuxième tour de France, qui démarrera début 2009, un logiciel qui permettra à toutes les entreprises de lire ces fichiers HTML et ainsi de répondre en ligne. »

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Les maîtres d’ouvrage s’investissent dans la dématérialisation

« Toute la chaîne des marchés peut être dématérialisée »

Hervé Mollet, directeur des technologies de l’information et de la communication au Conseil général de l’Aube

« Nous avons mis en place une plate-forme de services gratuits qui permet, notamment, la dématérialisation des marchés publics. Elle est à la disposition des collectivités du département, qui y trouvent aussi des outils pratiques, par exemple une aide à la rédaction des avis. Nous fournissons même gratuitement aux collectivités un certificat électronique pour les encourager à se lancer.

Cette mutualisation offre aux entreprises locales un point d’accès regroupé aux marchés qui les intéressent. Nous avons fait du prosélytisme en organisant des réunions de présentation de notre plate-forme : aujourd’hui, plus de 1 000 entreprises sont inscrites à notre portail. Au conseil général, nous publions tous les DCE des procédures formalisées et une partie des dossiers des procédures adaptées. La réponse par voie électronique est encore trop rare ; nous l’avons imposée pour quelques marchés ciblés. Toute la chaîne est alors dématérialisée, jusqu’à la transmission des pièces au contrôle de légalité et au service payeur. »

« Nous pouvons suivre au jour le jour le succès de nos consultations »

Stéphane Aubay, Directeur Général Monné-Decroix Promotion à Toulouse

« Depuis dix-huit mois, nous publions sur notre site Internet la majeure partie de nos appels d’offres ainsi qu’un petit dossier permettant aux entreprises de se faire une première idée de notre projet de construction. A celles qui sont intéressées, nous fournissons un code ; elles peuvent ainsi télécharger gratuitement l’ensemble du dossier. Le retrait papier est toujours possible, mais les entreprises apprécient la facilité et la rapidité d’accès à une consultation depuis leur poste de travail. Aujourd’hui, lorsque nous ne mettons pas une offre en ligne, elles nous le réclament ! Par ailleurs, nous pouvons suivre au jour le jour quel dossier a été téléchargé, vérifier si le projet intéresse les entreprises et éventuellement relancer celles qui n’ont pas répondu. Enfin, ce mode de diffusion des appels d’offres a permis de capter de nouvelles entreprises, en particulier dans les régions où nous nous sommes récemment implantés. »

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La réponse électronique obligatoire fait débat

29% des entreprises qui connaissent l’échéance de 2010 s’y sont préparées, et 30% n’ont encore rien prévu.

41% des entreprises savent que les maîtres d’ouvrage publics pourront imposer la réponse électronique au 1er janvier 2010.

La dématérialisation fonctionne-t-elle mieux sous la contrainte ? C’est parfois le cas, comme l’illustre l’expérience tentée par la plate-forme e-Bourgogne. La région s’est emparée de la possibilité offerte aux acheteurs publics, depuis un arrêté du 12 mars 2007, d’imposer aux candidats la transmission de leurs offres par voie électronique pour certains marchés à titre expérimental. Après un premier essai – réussi – pour ses marchés de formation professionnelle, e-Bourgogne a testé le « 100 % dématérialisation » pour passer un accord-cadre relatif au contrôle technique des opérations de travaux de la région. Florence Trinh, directrice de la commande publique, raconte : « Nous avons choisi ce secteur parce que nous sentions que les bureaux d’étude étaient prêts techniquement à répondre par voie dématérialisée. Mais les chefs d’agences locales ne parvenaient pas à obtenir de leurs sièges les signatures électroniques nécessaires. La contrainte a permis de débloquer la situation, et tout le monde a répondu ! Nous avons ouvert 28 offres électroniques, sans aucun problème. » Forte de ce succès, la Bourgogne va renouveler l’expérience pour ses marchés de coordination SPS et de sondages de sols.

Un apprentissage en douceur

Même son de cloche au conseil général de Moselle, l’un des cinq autres expérimentateurs à ce jour. « En 2008, nous avons tenté le “100 % dématérialisation” pour neuf marchés dans les secteurs du nettoyage et de l’informatique, rapporte Jean-Christophe Nguyen Van Sang, directeur des achats, de la logistique et des réseaux. Nous avons reçu autant de réponses que d’habitude – sans enthousiasme démesuré des entreprises toutefois. » Pour Véronique Vogel, chargée du suivi des expérimentations à la direction des affaires juridiques de Bercy, « ces tests permettent un apprentissage en douceur pour se préparer au changement, et un échange d’expériences entre acheteurs ».

Ces pionniers envisagent, en toute logique, d’utiliser largement la faculté dont ils disposeront, au 1er janvier 2010, d’imposer la réponse électronique pour tout marché. « Nous avons tout intérêt à ce que l’offre dématérialisée se généralise ; conserver deux systèmes parallèles devient pénible », souligne Florence Trinh.

Mais la majorité des acheteurs publics restent assez prudents vis-à-vis de l’échéance de 2010. Françoise Baudry, responsable du service de la commande publique et des marchés au conseil général de Dordogne, est tout à fait contre la contrainte : « Je ne veux pas pénaliser les entreprises, mieux vaut les convaincre et les aider à se lancer. » Ses homologues envisagent le plus souvent de faire du cas par cas, et de n’imposer la réponse électronique que dans les secteurs suffisamment mûrs pour cela. « Nous recevons déjà peu d’offres sur certains marchés de travaux, note Françoise Thomas, responsable du service des marchés publics de Niort ; pas question de dissuader des entreprises de répondre et d’accroître le risque d’infructuosité. »

Côté maîtres d’ouvrage privés, la liberté est totale : chacun fixe ses règles du jeu. Chez EDF par exemple, les dossiers ne sont mis à disposition que par voie électronique, et la réponse dématérialisée est imposée depuis deux ans. « Il n’y a pas eu de baisse du nombre de candidatures, au contraire, se réjouit Bruno Pillon, directeur général de BravoSolution France, prestataire du portail achats. Les clés du succès : une hotline pour guider les entreprises, et pas de signature électronique requise… »

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