Management et prévention

L’entreprise plébiscite les téléprocédures

Mots clés : Fiscalité - Gouvernement et fonction publique - Informatique - PME - Télécommunications

Déclarations sociales, TVA… les procédures administratives sont de plus en plus réalisées via Internet. Impulsées par l’Etat, ces téléprocédures font désormais partie du quotidien des grands groupes comme des PME.

Les téléprocédures n’ont plus de secret pour les entreprises. Ces déclarations administratives effectuées sur Internet sont de plus en plus nombreuses. Déclaration de la TVA, des données sociales… sont autant d’opérations administratives dématérialisées.

Une multiplication de l’offre en ligne qui rencontre un écho massif auprès des entreprises. En 2007, le nombre d’adhérents au compte fiscal a bondi de 86 % selon l’administration fiscale. Côté déclarations sociales, le volume d’adhésions au portail de télé­déclarations sociales Net-Entreprises progresse de 30 % par an.

Une montée en puissance que confirme Laetitia Ferreira, responsable éditoriale de pme.service-public.fr, portail de l’administration pour les PME : « Depuis quatre ans, les entreprises se familiarisent avec les formalités administratives en ligne. Jusqu’alors, les déclarations papier restaient le moyen essentiel, voire unique, pour s’acquitter de leurs obligations. Aujourd’hui, les téléprocédures deviennent un acquis pour ces entreprises », constate-t-elle.

Effet de boule de neige

Une adhésion largement encouragée par l’Etat. En rendant obligatoires certaines téléprocédures, comme la TéléTVA, l’administration fiscale a donné l’impulsion. Aujourd’hui, l’intégralité des formulaires du centre d’enregistrement et de révision des ­formulaires administratifs (Cerfa) sont téléchargeables sur Internet. Résultat : un effet boule de neige, comme l’illustre ­l’exemple de ­Josiane ­Lamouroux, assistante de direction du bureau d’études techniques bordelais Cetab : « Nous avons commencé à utiliser les téléprocédures par obligation, se ­souvient-elle. A l’époque ­notre ­chiffre d’affaires ne nous permettait plus de déclarer notre TVA sur papier. A l’usage, ce mode de déclaration s’est révélé plus ­simple et plus rapide. Nous avons même choisi d’étendre ­l’utilisation d’Internet aux déclarations sociales, sans nous poser la question de savoir si c’était ou non une ­obligation. » Un cas loin d’être isolé. Et pour cause. Les entreprises reconnaissent nombre d’avantages aux télé­procédures : économie de papier, de frais postaux, gain de temps… La souplesse du télérèglement n’est également pas à négliger. En effet, les entreprises apprécient de pouvoir fixer à l’avance les conditions du paiement : comptes à débiter, date de débit… Elles diminuent ainsi le risque de se mettre en défaut par rapport aux échéances de paiement et de se voir imputer des pénalités de retard.

Autant de motifs qui permettent à Laetitia Ferreira de rester sereine quant à l’avenir des téléprocé­dures : « Dès que les entreprises expérimentent une téléprocédure, elles ne font plus marche arrière. S’enclenche alors un cercle vertueux, entre les entreprises qui utilisent de plus en plus de téléprocédures d’un côté et, de l’autre, l’Etat qui multiplie l’offre de téléservices. »

De la dématérialisation à la simplification

Autre incitation de l’Etat : l’abaissement des seuils de déclenchement des téléprocédures. Depuis quatre ans, les seuils de déclenchement de l’obligation de télédéclarer baissent régulièrement. A l’instar de la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS), dont l’obligation de télédéclarer concernait, en 2007, les entreprises présentant un volume de cotisations sociales à l’Urssaf de 800 000 euros. Un seuil abaissé à 400 000 euros en 2008, puis à 150 000 euros en 2009.

Mais l’Etat n’use pas uniquement de la contrainte, il accompagne également les entreprises. En témoigne la mise à disposition gratuite du certificat Fiscal Pro. Téléchargeable sur le site des impôts, ce ­certificat électronique permet d’accéder à la TéléTVA, téléprocédure obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur ou égal à 760 000 euros.

La dématérialisation des formalités administratives ne s’arrête pas là. En août dernier, la déclaration d’accident du travail (DAT) complétait l’éventail des téléprocé­dures. Devrait aussi s’ajouter la déclaration sociale nominative. ­Attendue pour 2011-2012, cette déclaration unique doit remplacer la quasi-totalité des déclarations sociales (Urssaf, Assedic…). Et nous n’en sommes qu’au début. La direction générale de la modernisation de l’Etat (DGME) réfléchit aux prochaines ­mesures de simplification. Dans le cadre du ­projet de mesure de la réduction de la charge administrative, l’administration ambitionne de réduire de 25 % les 1 000 obligations administratives pesant le plus sur les entreprises et les administrations d’ici à 2011.

Vers la dématérialisation des bulletins de paye

La dématérialisation ne concerne pas uniquement les procédures administratives. Amorcée depuis peu, celle des factures constitue un nouvel enjeu pour les entreprises. Initiée par les grands groupes, elle concerne de plus en plus de PME (voir encadré ci-contre).

Autre projet dans les tuyaux réglementaires : la dématérialisation des bulletins de paye. Adoptée en première lecture par l’Assemblée ­nationale, la loi Jean-Luc Wars­mann, qui ­l’encadre, devrait être présentée au Sénat d’ici à la fin de l’année, pour une entrée en vigueur en 2009. Selon Claude Portmann, directeur général ­d’e-paye, société éditrice de solutions de gestion de la paye, cette mesure permettra aux entreprises de réduire significativement leurs coûts : « Les entreprises diviseront par deux leurs frais postaux, et par cinq leurs coûts d’archivage ! A une condition : obtenir l’accord préalable des salariés. D’après nos enquêtes, la moitié d’entre eux devrait accepter que leur entreprise dématérialise leurs bulletins de paie. » Les jours du papier semblent bel et bien comptés…

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Méthodologie

Sondage réalisé au téléphone par Ipsos du 24 septembre au 2 octobre 2008 sur un échantillon représentatif de 402 entreprises de BTP de 10 salariés et plus, 100 entreprises de négoce, 170 maîtres d’ouvrage publics et privés et 250 maîtres d’œuvre.

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Trois entreprises témoignent

Obligatoire depuis le 1er janvier 2008, la déclaration de la TVA en ligne constitue, pour les entreprises, un premier pas vers l’adoption des téléprocédures. Car, une fois expérimenté, ce mode de déclaration entre définitivement dans les habitudes. Ensuite, certaines entreprises choisissent d’aller plus loin que la contrainte légale. Leur objectif final : le « zéro-papier ».

La contrainte légale comme tremplin vers les téléprocédures

Claudine Chesnel, comptable de Mangeas, entreprise de construction de maisons individuelles, 100 salariés, Saint-Martin-de-Landelles (Manche)

« C’est avant tout par obligation que nous avons commencé à utiliser Internet pour nos opérations administratives : d’abord pour la TVA, puis pour les déclarations sociales. Le bilan s’avère très positif. Nous avons gagné du temps en réduisant les ressaisies, les contraintes d’affranchissement et l’impression des justificatifs. Il y a aussi moins d’erreurs grâce aux calculs automatiques. Enfin, travailler sur un écran reste plus agréable que de remplir des formulaires papier. Le recours aux téléprocédures est devenu une habitude. Désormais, nous réalisons même les déclarations de congés payés en ligne. Le tout est de se lancer ! »

Plus qu’une habitude, un atout stratégique

Martine Bellone, secrétaire comptable de SNTTP (Société nouvelle de terrassement et travaux publics), 25 salariés, La Farlède (Var)

« Nous sommes familiers des procédures administratives en ligne depuis plusieurs années. C’est plus simple, plus rapide, plus économique et plus sûr que le papier. Je ne me préoccupe plus des retards de courrier. Par exemple, pour la TVA, je prépare à l’avance la déclaration, la date du règlement et les comptes à débiter. Même en cas d’absence, le paiement s’effectue selon les conditions que j’ai fixées. Je peux aussi modifier mes données en cas d’erreur. Revenir au papier est inenvisageable. D’ailleurs, il est désormais possible de déclarer en ligne les accidents de travail. Si le cas se présentait, je n’hésiterais pas à utiliser cette téléprocédure ! »

Vers le tout numérique

Yvan Pierre, gérant d’Adel 34, entreprise de dépannage électrique, 6 salariés, Montpellier (Hérault)

« La dématérialisation fait partie de notre culture d’entreprise. Factures, rapports d’intervention, documents administratifs… tout est numérisé et stocké dans un coffre-fort électronique. Même les fax sont automatiquement récupérés par un serveur et renvoyés par mail sur mon ordinateur portable. A partir d’une connexion Internet, je peux accéder à tout moment, où que je sois, à tous les documents de l’entreprise. Ce système exige néanmoins de bien classer ses dossiers et de bien structurer l’arborescence électronique. Avec 2 000 documents archivés, il devient difficile de retrouver un fichier si le classement n’est pas bien opéré. »

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Les procédures sur Internet

SOCIAL

DADS-U : déclaration auto­matisée des données sociales unifiée.

DUCS : déclaration unifiée de cotisations sociales. (La déclaration et le règlement sont obligatoirement effectués par voie électronique pour les entreprises dont le volume de cotisations dépasse 400 000 euros. Ce seuil passera à 150 000 euros en 2009).

DUE : déclaration unique d’embauche ;

Attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières ;

Attestation Assedic.

C3S : contribution sociale de solidarité des sociétés. (Obligatoirement effectuée par voie électronique pour les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 1,5 million d’euros. Ce seuil passera à 760 000 euros en 2009).

DAT : déclaration d’accident du travail ;

déclaration d’arrêt de travail et demande de remboursement intempéries.

Sur quels sites ?

www.net-entreprises.fr.

www.aspone.fr

www.jedeclare.com

FISCAL

Déclaration de TVA (Obligatoirement effectuée par voie électronique pour les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 760 000 euros).

Déclaration des résultats (obligatoirement effectuée par voie électronique pour les entre­prises dont le chiffre d’affaires dépasse 15 millions d’euros : procédure TDFC, transfert des données fiscales et comptables).

Règlement de l’impôt sur les sociétés.

Règlement de la taxe sur les salaires.

Règlement de la taxe ­professionnelle.

Sur quels sites ?

www.impots.gouv.fr.

www.aspone.fr

www.jedeclare.com

Autres services administratifs

Déclaration d’intention de commencement de travaux (www.service-public.fr).

Télécarte grise : demande d’immatriculation d’un véhicule et de confection de carte grise.

(www.interieur.gouv.fr).

La Poste : envoi de lettres ­recommandées électroniques. (www.laposte.fr).

Consultation de son ­compte fiscal

(www.compte.urssaf.fr).

Déclaration de la création d’entreprise, immatriculation d’entreprise et ­modification de statut(www.greffes-formalites.fr).

Dépôt électronique de ­brevet (www.inpi.fr).

Besoin d’informations ?

Portail pour les PME : www.pme.service-public.fr

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Raccourcir les procédures et améliorer le suivi des dossiers

Nicolas Gachassin, adjoint administratif au secteur investissement de la mairie de Bordeaux « Nous avons dématérialisé notre système de paiement »

« En 2003, à l’occasion de la construction du pôle universitaire de gestion, nous avons opté pour une solution de dématérialisation de notre système de paiement. En supprimant les allers-retours des documents papier, nous visions un triple objectif : raccourcir les procédures, améliorer la traçabilité des dossiers et faire un geste citoyen en réduisant l’utilisation du papier. Le système repose sur une plate-forme accessible sur Internet par tous les partenaires du projet (entreprises, architecte, directeur de la construction publique, équipes comptables…). Chacun peut remplir, valider et passer la main sur les pièces constitutives du dossier. Toute intervention est notifiée et datée. Les intervenants suivent en direct le montage du dossier et le déroulement du paiement. Résultat : nous avons gagné une semaine sur le paiement des situations de travaux. Côté papier, nous imprimons uniquement le certificat de paiement (qui donne l’ordre à la banque de payer la situation de travaux), soit une seule page contre une vingtaine auparavant ! Le gain de temps est réel, tant pour la mairie que pour l’entreprise. En cas de problème, elle n’est plus obligée de nous demander où en est son dossier. Elle peut identifier directement sur la plate-forme l’interlocuteur à contacter. Un autre avantage : la baisse du nombre d’erreurs. Il y a moins d’informations à inscrire et l’usage du clavier rend les données plus lisibles que l’écriture au stylo. Nous exploitons cette plate-forme uniquement pour les chantiers importants de deux ou trois ans. Mais nous comptons bien généraliser son utilisation. »

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Les factures électroniques prennent leur essor

C’est l’avenir. Initiée par les grands groupes, la dématérialisation de factures (l’échange ­de factures par voie électronique) émerge auprès des PME. Selon une étude de Markess International, en 2008, 52 % des entreprises dématérialisent tout ou partie de leurs ­factures, contre 45 % en 2007. Malgré un retour sur investissement de près d’un an, un tel ­système réduit les coûts des entreprises. Archivage, traitement des factures, automatisation des processus comptables… la dématérialisation permettrait d’économiser trois euros par facture émise. Mais toutes les entreprises n’en sont pas au même point. Premier stade : à réception de la f­acture papier, l’entreprise la scanne pour son archivage électronique. L’exemplaire numérique n’étant pas conforme au format préconisé par le Code des impôts (garantie de l’identité de l’auteur, intégrité des données…), l’entreprise doit conserver l’exemplaire papier, qui reste l’original. Seconde étape : l’échange de factures par voie électronique. Dans ce cas, l’entreprise qui ­reçoit la facture par Internet doit l’imprimer pour la signer et la renvoyer au fournisseur. L’exemplaire valable aux yeux du Code des impôts reste toujours la facture papier. Le stade le plus ­avancé est aujourd’hui l’échange et le traitement de la facture par voie électronique. Ici, l’intégra­lité du processus (envoi de la facture, signature de la facture, renvoi de la facture signée) se ­déroule sous forme numérique. Pour garantir la conformité de la facture vis-à-vis du Code des ­impôts, ce procédé nécessite que les deux parties disposent d’une signature électronique.

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« La dématérialisation constitue un outil d’efficacité et de productivité »

Hélène Mouiche, chargée d’études senior au cabinet d’études et de conseil Markess International

Où en sont les PME en matière de dématérialisation de factures ?

La dématérialisation commence à se démocratiser auprès des PME, en particulier auprès de celles qui traitent des volumes importants de factures. Elle constitue pour ces entreprises un outil ­d’efficacité et de ­productivité. Autre catégorie ­concernée : les PME sous-traitantes des grands comptes. Plus avancés en la matière, les grands donneurs d’ordre incitent de plus en plus leurs partenaires à s’équiper pour recevoir des factures dématérialisées.

Quels avantages présente ce procédé ?

Ils diffèrent selon que l’entreprise émet ou reçoit des factures. Dans le premier cas, la dématérialisation permet à l’entreprise de réduire ses coûts. Les frais d’impression, d’affranchissement ou d’archivage disparaissent. Elle tend également à raccourcir les délais de paiement et d’escompte. Pour les entreprises réceptrices de factures dématérialisées, les processus comptables et financiers sont automatisés. De quoi réduire les besoins en personnel comptable et supprimer le risque d’erreur lié à la double saisie.

Quelles sont les conditions du succès ?

Première préconisation : faire adhérer ses ­partenaires – clients et fournisseurs – au projet. Chaque partie doit saisir l’intérêt de cette solution. Deuxième conseil, d’ordre technique : choisir une plate-forme de dématérialisation inter­opérable. En clair, une solution qui permette de lire les ­différents formats de factures (EDI, XML ou PDF).

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CHIFFRES

72% des sociétés effectuant en ligne des déclarations ­sociales et fiscales disposent d’un certificat électronique.

67 % des entreprises du BTP disposant d’un accès Internet suivent leurs déclarations sociales et fiscales en ligne. C’est également le cas d’un maître d’œuvre sur deux.

42 % des entreprises du BTP ayant effectué en ligne des déclarations sociales ont déjà réalisé leurs déclarations d’accident du travail via Internet.

54 % des maîtres d’ouvrage (promoteurs, investisseurs institutionnels…) utilisent régulièrement Internet pour leurs télédéclarations.

33 % des maîtres d’œuvre déclarent leur TVA en ligne. Un taux ­encore faible en raison du seuil obligatoire de télédéclaration fixé à 760 000 euros.

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