[TO] Commande publique

Durée de conservation des dossiers

NOTE DAFE/SAFAE/SDAB/N99-1526 DU 22 FEVRIER 1999 (AGRICULTURE)

Une circulaire du Premier ministre en date du 30 décembre 1998 (a) parue au Journal Officiel du 31 décembre 1998 a fixé les règles de la conservation des dossiers de soumission présentés par les entreprises non retenues dans le cadre des procédures de passation des marchés publics.

J’appelle votre attention sur les dispositions de cette circulaire.

1) Le délai minimal de conservation des dossiers présentés par les entreprises soumissionnaires non retenues est fixé à cinq ans à compter de la notification du marché à l’entreprise retenue.

2) Dès l’achèvement de la procédure de passation d’un marché, les services pourront éliminer les pièces suivantes qui figurent en tout état de cause dans le dossier original de l’entreprise retenue :

– le règlement de la consultation (RC),

– le cahier des clauses administratives particulières (CCAP),

– le cahier des clauses techniques particulières (CCTP),

– le cahier des clauses communes.

3) Les services pourront également éliminer ou retourner aux entreprises la documentation publicitaire jointe aux dossiers de soumission.

Il est rappelé cependant aux services que l’élimination des documents est subordonnée à l’accord préalable de la direction des archives de France. Pour l’administration centrale, les services s’adresseront au bureau des archives du service de la communication. Les services déconcentrés, quant à eux, devront consulter le service des archives départementales.

NOTE DU MONITEUR

(a) «Textes officiels» du 8 janvier 1999 (p. 282).

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