[TO] Commande publique

Contrats publics Copie certifiée conforme

Fiche technique – Direction des affaires juridiques – Mise à jour le 27/02/2011

Le décret n° 2001-899 du 1er octo­bre 2001 portant abrogation des dispositions réglementaires relatives à la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives a modifié le régime des copies de documents administratifs. Désormais, « les administrations, services et établissements publics de l’Etat ou des collectivités territoriales ou les entreprises, caisses et organismes contrôlés par l’Etat ne peuvent exiger, dans les procédures administratives qu’ils instruisent, la certification conforme à l’original des photocopies de documents délivrés par l’un d’entre eux et pour lesquelles une simple photocopie n’est pas déjà admise par un texte ­réglementaire ».

1. A quelles conditions peut-on accepter des copies de documents originaux ?

Les photocopies des documents originaux doivent être acceptées. La seule condition à leur acceptation est le fait que celles-ci soient lisibles. L’article 1er du décret ne permet plus d’exiger des certifications conformes des documents originaux.

En revanche, une certification doit être faîte, à la demande des usagers, si cette certification est exigée par des autorités ­étrangères.

2. Que faire en cas de doute sur la validité d’une copie ?

En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, l’administration peut demander la production de l’original.

Cette demande exceptionnelle doit être motivée et faite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

3. Quelles sont les incidences en matière de marchés publics ?

Les acheteurs publics ne peuvent pas exiger des candidats aux marchés publics qu’ils produisent des documents certifiés conformes à l’original.

Les attestations fiscales et ­sociales demandées aux candidats pourront donc être des photo­copies, à condition que celles-ci soient lisibles.

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ENCADRE

décret n° 2001-899 du 1er octobre 2001 (extrait)

Article 1er

Les administrations, services et établissements publics de l’Etat ou des collectivités territoriales ou les entreprises, caisses et organismes contrôlés par l’Etat ne peuvent exiger, dans les procédures administratives qu’ils instruisent, la certification conforme à l’original des photocopies de documents délivrés par l’un d’entre eux et pour lesquelles une simple photocopie n’est pas déjà admise par un texte réglementaire.

Toutefois, les administrations et services mentionnés au premier alinéa du présent article continuent à certifier conformes, à la demande des usagers, des copies demandées par des autorités étrangères.

Article 2

En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, les administrations et organismes mentionnés à l’article 1er peuvent demander, de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la présentation d’original.

Les procédures en cours sont suspendues jusqu’à la production des pièces originales.

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