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Utilisation d'outils de gestion collaboratifs de documents de chantier

Caroline Arnaud |  le 31/03/2009  | 

L’utilisation d’une plate-forme collaborative accessible par Internet s’avère positive pour Setec TPI, qui expérimente cette solution depuis deux ans. Avec à l’appui un gain de temps.

Ne plus perdre de temps à reclasser les fichiers échangés. Tel était l’objectif de Setec TPI en 2007. A l’époque, la filiale du groupe Setec, spécialisée dans le domaine des infrastructures,
bâtiments industriels et ouvrages de génie civil, utilise un système de travail collaboratif chronophage. Redondance des documents, perte de fichiers, confusion entre utilisateurs… Henri Louap, responsable de la gestion électronique des documents, décide d’expérimenter une autre solution : une plate-forme collaborative accessible par Internet. « Destinée aux collaborateurs de Setec TPI, cette solution devait nous offrir une traçabilité parfaite de tous les documents émis et reçus et de sécuriser les données. Nous cherchions également un outil qui puisse être accessible même hors de l’entreprise », se souvient-il.

L’assurance de l’intégrité des fichiers transmis aux clients


Deux ans plus tard, le bilan s’avère satisfaisant. Les projeteurs et les ingénieurs de Setec TPI échangent plans, tableaux ou encore mails en toute sécurité : « Selon leur statut, les utilisateurs disposent de droits de lecture, d’impression ou de modification. Outre la sécurité des documents, ce dispositif permet d’identifier les auteurs des différentes contributions, détaille Henri Louap. Autre avantage : la version définitive du document est systématiquement convertie en format PDF. Ainsi, nous pouvons être certains de l’intégrité des fichiers transmis à nos clients. »
Le succès tient notamment à une intégration progressive de cette plate-forme. D’abord hébergée par son prestataire, puis déployée sur le modèle de serveurs « caches » (le serveur central est hébergé au siège de l’entreprise, les filiales disposent de serveurs locaux pour accéder à la base de données centrale), la plate-forme a ensuite été intégrée dans les différentes filiales de Setec TPI. Après les projeteurs, Setec TPI prévoit d’étendre l’utilisation de cette solution à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
Objectif : centraliser les informations dispersées dans les différents services. Pour Henri Louap, cette démarche permet également de renforcer la responsabilité sociale de l’entreprise : « Nous tendons vers le 100 % électronique. A terme, nous souhaitons que tous les documents papier de l’entreprise soient scannés et stockés sur cette plate-forme. »

Utilisation de la plate-forme collaborative sur un chantier Eiffage dans le val de Marne
Utilisation de la plate-forme collaborative sur un chantier Eiffage dans le val de Marne

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