Un guide pour savoir comment mutualiser ses achats publics

Dans un contexte de réduction des dotations de l’Etat et d’une demande de services locaux qui ne cesse de croître, la rationalisation des moyens est le maître mot des collectivités. Publié à destination des communes et des intercommunalités, un récent guide de bonnes pratiques prône la mutualisation, notamment en réduisant les doublons dans les achats afin de générer des économies.

Aide à l’élaboration des schémas de mutualisation

Destiné à accompagner les décideurs locaux et leurs administrations dans leur démarche de mutualisation, le guide de bonnes pratiques a été élaboré sous forme de fiches sur la base du rapport sur l’évaluation de politique publique relatif aux mutualisations dans le bloc communal remis le 22 janvier dernier à Marylise Lebranchu, ministre de la Décentralisation et de la Fonction publique, et François Baroin, président de l’Association des maires de France. Commandée en juin 2014, cette évaluation - la première réalisée, selon le ministère, en co-pilotage entre l’Etat et une association représentant les collectivités - s’inscrit dans le cadre de la démarche de modernisation de l’action publique. Le guide explique qu’il constitue « un outil précieux pour accompagner la montée en puissance des intercommunalités », votée en première lecture du projet de loi relative à la nouvelle organisation territoriale de la République, dite Notre. En effet, les communes et leurs intercommunalités lanceront avant la fin de l’année 2015 leurs schémas de mutualisation des services. Elles doivent ainsi réfléchir sur leurs compétences et leur organisation. Faisant état des pratiques existantes et des outils juridiques et financiers, le guide balaye divers domaines où la mutualisation aurait un avantage, notamment : les achats, la voirie et l’aménagement de l’espace public.

Mutualiser ses achats

La mutualisation des achats au sein du bloc communal peut engendrer des gains qualitatifs (apport d’ingénierie) et quantitatifs (baisse des coûts). Il y a deux façons de mutualiser : soit par « la centralisation de la fonction achats au sein d’un service unique » soit par « la réalisation d’achats groupés/de masse sur des segments d’achats communs à plusieurs collectivités (en groupements de commande) », rappelle le guide. Parmi les principales familles d’achats pouvant être mutualisés, figurent notamment les fournitures courantes dans le bâtiment, les services de maintenance et d’entretien des constructions, les prestations intellectuelles et l’énergie (gaz, éclairage public, etc.). La fiche sur les achats propose, par ailleurs, une démarche type de mutualisation et fait état des outils et méthodes propres à la fonction achat (nomenclatures d’achats génériques, cartographie d’achats, feuille de route, guide de procédures, indicateurs de suivi et de résultats, etc.).

A partir de l’analyse des pratiques, le guide identifie aussi des segments plus ou moins faciles et productifs à mutualiser dans la fonction achat. Par exemple, les groupements de commandes mutualisent le processus de pilotage des achats et permettent « des gains en termes d’efficacité de passation et de suivi des marchés », notamment pour les petites communes. Ils sont donc des segments « pépites » car faciles à mettre en œuvre et engendrant beaucoup de gains. La mutualisation du processus d’élaboration de la politique d’achat et celui du suivi de l’exécution des marchés sont des segments ambitieux, car susceptibles de produire des gains, mais pas évidents à mettre en place. Le guide classe la gestion de l’approvisionnement comme un segment risqué du fait de la difficulté à la mutualiser.