Commande publique

Trois bonnes pratiques pour stimuler la dématérialisation dans les marchés publics

Mots clés : Gestion de l'entreprise - Réglementation

La commande publique n’est pas encore passée au tout numérique, mais les initiatives se multiplient pour dématérialiser les différentes étapes du processus : remise des offres, notification des marchés, facturation… Sélection de trois bonnes pratiques qui ont nourri la rubrique Réglementation du « Moniteur » ces derniers mois.

ABP Architectes amène ses partenaires à la réponse électronique

«Certains maîtres d’ouvrage publics ont commencé à imposer une réponse électronique à leurs consultations, nous avons voulu sauter le pas ! » Justine Fredaigue, secrétaire chargée des dossiers de réponse aux appels d’offres à l’ agence ABP Architectes , n’a pas seulement embarqué ses dirigeants dans l’aventure de la dématérialisation des marchés publics. Elle y a aussi entraîné la dizaine de partenaires disséminés sur le territoire avec lesquels l’agence forme des groupements de maîtrise d’œuvre : économistes, bureaux d’études structure, fluides, etc. « En tant que mandataire de groupements, notre agence doit recueillir les signatures des autres membres, explique Justine Fredaigue. J’ai convaincu nos partenaires de se munir de certificats électroniques pour faciliter ce processus. »

Vérifier l’authenticité des certificats

L’acquisition par ABP d’un parapheur électronique (OdiaSign) a permis de sécuriser encore le déroulement des opérations. L’outil a vocation à simplifier le recueil des signatures entre opérateurs distants, dans le cadre de groupements momentanés, ou encore au sein de grandes entreprises dotées de circuits de signature complexes. Le mandataire signe les pièces, puis chaque membre est invité à son tour à apposer sa signature via une plate-forme. Ne reste plus au mandataire du groupement, prévenu par e-mail lorsque le document est paraphé par tous, qu’à le recueillir pour le déposer sur le site choisi par le maître d’ouvrage. « Et à télécharger un rapport de vérification qui permet de valider l’authenticité des certificats et leur conformité aux règles relatives au référentiel général de sécurité (plus d’informations sur le RGS) applicables depuis le 19 mai », souligne la secrétaire d’ABP. L’agence, qui répond à plus de 200 consultations par an, a ainsi réduit la paperasse, « mais surtout les aléas liés à l’acheminement postal ». Et, peut-être, acquis un avantage concurrentiel, nombre de maîtres d’œuvre en étant encore à la réponse papier, ce qui les prive de certains marchés.

Article publié dans Le Moniteur n°5748 du 24 janvier 2014.


La Sarthe notifie tous ses marchés électroniquement 

Pionnier en matière d’administration électronique, le conseil général de la Sarthe s’est lancé un défi audacieux : dématérialiser l’ensemble des notifications des marchés publics. Ainsi, les courriers aux entreprises attributaires, aux candidats non retenus, ou encore les mises au point de marchés sont transmis via la plate-forme de dématérialisation mise en place par le département, par lettre recommandée électronique (LRE). « Il y a bon nombre d’avantages à procéder ainsi : simplification des procédures, gain de temps et de surface de stockage, économies réalisées, sécurité liée à la traçabilité et à l’horodatage », s’enthousiasme Béatrice Simard, chef du service commande et achats publics.

Accompagner les entreprises

La LRE prend la forme d’un courrier anonyme sécurisé. « La plupart des entreprises ont pris le pli et veillent à indiquer une adresse électronique valide dans l’acte d’engagement », note Béatrice Simard. Pour les non initiés, la procédure est rodée : double relance électronique si le document n’est pas ouvert au bout de 48 heures, suivie d’un appel téléphonique du département. « Le fait que le courrier ne soit pas estampillé « conseil général de la Sarthe » peut être troublant pour les sociétés qui ne sont pas familiarisées avec le dispositif », précise Béatrice Simard. L’un des facteurs clés de réussite consiste à accompagner les entreprises, d’où la mise en place d’une équipe dédiée au conseil général sarthois. « Il est important de rappeler que l’adresse de messagerie indiquée dans les pièces de marché doit être une adresse régulièrement consultée : cela permet d’éviter les erreurs liées aux changements organisationnels au sein de la société, les mails noyés dans la masse ou classés en courriers indésirables », souligne la chef de service. En cas de problèmes techniques tels que l’obsolescence de la signature électronique ou encore l’absence de mise à jour des logiciels d’exploitation de l’ordinateur, les entreprises peuvent être guidées pour résoudre leur incident. Prochaine étape : la notification électronique des ordres de service et autres pièces liées à l’exécution du marché, via la mise en œuvre de la gestion électronique des documents (GED) pour l’ensemble du conseil général. « Les agents des services techniques vont eux aussi pouvoir notifier directement 100 % électroniquement », précise Béatrice Simard

Article publié dans « Le Moniteur » n°5746 du 10 janvier 2014.

 

Et Vosgelis créa l’autofacturation électronique des marchés

Alors que l’Europe et la France viennent d’adopter des textes pour rendre la facturation électronique obligatoire dans les marchés publics, Vosgelis, premier bailleur social des Vosges, a devancé la contrainte réglementaire. Mieux, il a innové, en mettant sur pied un dispositif d’autofacturation électronique. « La facture est générée automatiquement par le système informatique, explique Régis Courroy, adjoint au directeur des ressources internes. Cela permet de supprimer les erreurs, mais aussi les tâches sans valeur ajoutée. » Mis en service début 2013, le dispositif est utilisé uniquement pour la facturation des marchés à bons de commande, que ce soit en fournitures, services ou travaux (plomberie, menuiserie, électricité, peinture, etc.).

Les entreprises gagnantes

Une fois les bordereaux de prix saisis dans son logiciel interne, le maître d’ouvrage édite les bons de commande en fonction de ses besoins. Ces bons sont alors basculés sur la plate-forme dédiée, où les entreprises peuvent les télécharger. Elles cochent une case en ligne pour indiquer que la prestation est réalisée, puis Vosgelis s’assure que le service est fait et l’indique par un clic. Cette action déclenche automatiquement l’édition d’une facture, déposée dans les coffres-forts des entreprises et de Vosgelis.  « Ainsi en 24 h, la facture peut être intégrée dans le processus de paiement, contre plusieurs jours auparavant », souligne Régis Courroy. Il a fallu faire signer des avenants à 40 entreprises pour passer à l’autofacturation électronique. « Désormais, une clause dans nos marchés l’impose, et cela ne pose aucune difficulté car nous accompagnons les entreprises. » De fait, les titulaires de marchés sont gagnants : ils économisent le coût d’élaboration des factures (estimé auparavant à 12 euros par facture), et disposent gratuitement d’un coffre-fort qui leur reste accessible même après la fin de leur contrat. « A la fin de cette année, 25 000 bons de commande auront été réglés via l’autofacturation électronique, se félicite le directeur adjoint. Notre solution fait des émules, nous réfléchissons à partager notre expérience avec d’autres maîtres d’ouvrage. »

Article publié dans « Le Moniteur » n° 5767 du 6 juin 2014.

agence ABP Architectes

Située à La Rochelle, elle compte douze collaborateurs.

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