Commande publique

Trois bonnes pratiques d’achat public performant et sécurisé

Mots clés : Gestion de l'entreprise - Maîtrise d'ouvrage

Que fait un acheteur public en temps de crise ? Il se recentre sur l’efficacité économique de ses marchés et sur ses relations avec le tissu des entreprises. C’est du moins le choix qu’ont fait plusieurs maîtres d’ouvrage publics proactifs en matière de performance économique et de sécurisation des procédures. Sélection de trois bonnes pratiques qui ont nourri la rubrique Réglementation du « Moniteur » ces derniers mois.

La Ville de Royan sécurise la phase de sélection des candidatures 

La Ville de Royan (Charente-Maritime) a été récompensée, lors des derniers Trophées de la commande publique , pour sa stratégie de consolidation de la phase de sélection des candidatures. Secouée par un contentieux relatif à l’attribution d’un marché à une entreprise nouvellement créée, qui a failli lui coûter cher, la collectivité a souhaité sécuriser ses procédures, et ce, dès le stade de la candidature. « Cette phase est souvent éludée pour aborder au plus vite l’étape cruciale de l’analyse des offres », explique Fabrice Strady, responsable du service commande publique et affaires juridiques à la Ville de Royan.

Les erreurs à éviter

Pour aider les services de la collectivité, un guide opérationnel a été rédigé afin de recenser tous les documents que la personne publique doit vérifier au titre de la candidature. « L’objectif est de permettre aux agents de s’y retrouver dans la jungle des documents fiscaux et sociaux demandés, notamment grâce à des visuels d’attestations existantes et une check-list des pièces requises, précise Fabrice Strady, l’idée étant de limiter le temps de vérification. » Autre document élaboré, une brochure d’aide aux entreprises comportant la liste des erreurs à ne pas commettre : « Attestations obsolètes, formulaires non signés ou non datés, dépôts tardifs de pièces…, la liste est longue », relève le responsable. Au titre des conseils prodigués, la collectivité recommande de ne pas alourdir inutilement les dossiers de candidature, tout en veillant à ce que les documents transmis soient proportionnés à l’objet du marché et correspondent à la demande de la Ville.

Prochaine étape : la mise en place d’un « Pass entreprise » virtuel, sorte de coffre-fort électronique. « En procédures adaptées, les entreprises vont avoir la possibilité de déposer avec un code d’accès les attestations et justificatifs requis sur le site Internet de la Ville, afin de limiter la production à répétition de ces documents, détaille Fabrice Strady. Les services de la collectivité pourront ainsi y puiser les informations qui les intéressent le moment venu. »

Article publié dans « Le Moniteur » n° 5742 du 13 décembre 2013.

 

Saint-Ouen évalue ses prestataires grâce à une fiche qualimétrique 

La Ville de Saint-Ouen (Seine-Saint-Denis) a instauré une démarche qualimétrique de ses achats, basée sur une évaluation des entreprises et un suivi effectif de l’exécution des marchés. Un bilan permettant d’avoir un état précis de la qualité des prestations réalisées est établi à la fin de chaque marché: « Respect du cahier des charges et des délais, fiabilité et disponibilité de l’entreprise… tout est passé au crible ! explique François Villette, responsable de la commande publique. L’agent évaluateur complète une fiche qualimétrique dématérialisée comportant cinq niveaux de notation et un code couleur simple, de vert (très satisfaisant) à rouge (pas du tout satisfaisant). » Une partie de la fiche est transmissible aux entreprises qui peuvent alors s’en prévaloir auprès d’autres donneurs d’ordre. Si le bilan est positif, la société est référencée sur le site Intranet de la Ville en tant qu’entreprise fiable pour de futurs marchés. Dans le cas contraire, elle ne sera pas sélectionnée dans le cadre des consultations sur devis et ne figurera pas dans la base de données. « La candidature d’une entreprise considérée comme non fiable pourra d’ailleurs être écartée au marché suivant », relève François Villette.

Actions correctives

Cette procédure est un moyen simple pour informer les élus a posteriori sur l’exécution des marchés qu’ils ont attribués en commission d’appels d’offres. Elle permet également aux entreprises de mettre en place des actions correctives en cas de défaillances constatées pour les marchés à bons de commande et les accords-cadres, et aux services de la collectivité, de détecter les points d’amélioration pour la rédaction de futurs cahiers des charges concernant, par exemple, la définition des besoins ou encore les spécificités du marché. « Cette politique d’achat, couplée à une négociation systématique et à une remise en cause permanente du besoin, nous a permis d’économiser plus de 150 000 euros en quelques mois », s’enthousiasme François Villette.

Article publié dans « Le Moniteur » n° 5746 du 10 janvier 2014.


« Nous expliquons aux candidats les motifs de rejet des offres de visu » 

Informer les candidats évincés des motifs de rejet de leur offre n’est pas un acte anodin pour l’acheteur. En la matière, pour l’Ugap, rien de mieux que le face-à-face, comme l’explique Sébastien Taupiac, directeur délégué aux offres complexes.

Quelle est votre stratégie ?

Les entreprises, aussi bien celles qui sont retenues que les autres, sont la clé de voûte de notre dispositif. Nous mettons en relation chaque année plus de 500 fournisseurs et prestataires et 20 000 clients. La capacité à stimuler la concurrence est donc un enjeu majeur pour nous. Il est impératif d’être transparent et pédagogique dans les motivations de choix des offres retenues, afin de préserver les futures relations commerciales.

Comment procédez-vous ?

Finie la lettre présentant un argumentaire juridique démesuré pour expliquer les motifs de rejet ! Nous envoyons un courrier conforme aux exigences réglementaires et à la jurisprudence, comportant le tableau de synthèse d’analyse des offres (avec l’ensemble des notes et le classement), que nous couplons avec une réunion de débriefing. Nous mettons un point d’honneur à expliquer de vive voix aux entreprises qui le souhaitent les raisons du rejet de leur offre. Cet échange est l’occasion d’aborder les points positifs de leur proposition mais également les éléments à améliorer lors d’une prochaine consultation. C’est la moindre des choses eu égard au temps et au coût engagés par les candidats. Il est important d’identifier les situations de tension, afin de désamorcer une éventuelle réaction contentieuse.

Pour quels résultats ?

Sur les milliers de marchés passés chaque année, nous avons très peu de contentieux. Autre point, la relation de confiance avec les fournisseurs nous assure une diversité d’offres suffisante pour garantir une mise en concurrence réelle : moins de 1 % des lots sont laissés sans réponse. A ce sujet, l’Ugap est très bien notée sur le paramètre de « transparence et motivation des décisions après une consultation » dans le cadre du baromètre fournisseurs 2013 du Pacte PME. Cette démarche a constitué un élément clé de l’obtention du label « relations fournisseurs responsables » début 2013.

Interview de Sébastien Taupiac, directeur délégué aux offres complexes à l’Ugap (Union des groupements d’achats publics) publiée dans « Le Moniteur » n° 5756 du 21 mars 2014.

 

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Organisés par achatpublic.info et le Groupe Moniteur

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