Tarifs, Devis penser dès maintenant en euros

Procéder à la révision de ses prix en euros est une démarche à engager bien avant le 1er janvier 2002, date à partir de laquelle toutes les factures et les devis devront obligatoirement être établis dans la monnaie unique.

Car loin d'être neutre, la règle officielle de conversion (arrondi au cent supérieur ou inférieur) génère des écarts, en gains ou pertes, qui vont s'imputer sur la marge financière. Plus les prix sont petits, plus les écarts s'amplifient ; les entreprises qui facturent des faibles montants en grande quantité sont donc les plus exposées. Mais elles ne sont pas les seules : la conversion peut aussi aboutir à des prix complexes, ingérables. Cela implique de mener une véritable réflexion de fond.

Et le facteur temps joue un rôle important. Plus on attend pour procéder à la révision de ses tarifs en euro, plus l'exercice risque d'être ardu. Mieux vaut ainsi éviter de modifier ses prix dans le sens d'une hausse dans les mois qui précèdent (ou suivent) le 31 décembre 2001. Bien qu'aucune interdiction n'existe sur le plan légal, les pouvoirs publics ont, en effet, prévu un dispositif de surveillance présenté lors du comité national de l'euro, le 11 mai, afin d'éviter les dérapages. « Nous allons faire des relevés dans les différents secteurs, entre septembre 2001 et juillet 2002 », indique un responsable de la communication du secrétariat d'Etat aux PME. Des codes de bonne conduite se mettent en place dans la distribution, notamment dans les grandes surfaces de bricolage.

Simuler ses prix en euros

Pour se fabriquer une nouvelle bibliothèque de prix en euros, la première étape consiste à convertir tous ses montants et à comparer les valeurs obtenues. Des simulations s'imposent. L'exercice peut se pratiquer sur un tableur. Les entreprises peuvent aussi utiliser des logiciels qui simulent les arrondis et en calculent les effets sur les comptes. C'est le cas, par exemple, des logiciels édités par KLS. Des petits logiciels utilitaires permettent aussi la conversion en euro de documents Excel (exemple : euroZap ! d'Intrasoft).

Définir une stratégie

L'idéal est d'anticiper, en révisant sa grille en francs dans une optique euro. Cela permet d'avoir les coudées franches. « Nous avons revalorisé en février 2001 nos prix en dépannage, sur lesquels nous avions noté une incidence. Nous les avons établis en francs de manière à avoir un chiffre arrondi à l'unité en euro », confie une entreprise de second oeuvre.

Faire ses calculs d'après ses prix de revient permet d'obtenir le prix le plus « juste ». C'est ce que recommande la Direction de la consommation, de la concurrence et de la répression des fraudes (DGCCRF). « Je suis parti de l'ensemble des tarifs de mes fournisseurs de matières premières convertis en euro (avec 4 décimales) pour calculer mes coûts et établir mes prix en vérifiant que je n'avais pas de pertes. Il m'a fallu une vingtaine de jours pour effectuer ce travail sur 21 références », témoigne Henri Bonhomme, fabricant de carrelages dans le Gard, dans le cadre d'une série d'études de cas réalisée par l'Institut supérieur des métiers avec la participation de la Capeb.

Le cas des prix en centimes

Pour opérer la conversion la plus neutre, par exemple sur les basses valeurs, il est possible d'exprimer un prix unitaire avec 3, 4 ou 5 décimales, pourvu que l'on dispose d'un outil informatique approprié (attention, certains logiciels de tarifs n'acceptent pas les décimales à rallonges !). C'est l'option choisie par l'industriel Dyrup pour la conversion du prix de ses étiquettes en euro. L'autre solution consiste à facturer par lots ou à modifier l'expression des quantités.

Vers la recherche de prix «ronds»

En fonction de sa clientèle, des habitudes des collaborateurs et de son marché, chaque entreprise met en place une démarche spécifique. L'entreprise de travaux publics Daniel - dont les compteurs tournent en euros depuis le 1er juillet 1999 - a procédé en deux temps. « Nous avons d'abord effectué une simple conversion à deux décimales car nous voulions aller vite pour des raisons techniques. L'arrondi s'est fait à peu près correctement. Cela s'est traduit par une augmentation sur certains postes, une réduction sur d'autres ; mais l'un dans l'autre, cela s'est équilibré », explique Jacqueline Locaigne, directrice administrative et financière.

Le réglage s'est effectué au cours du semestre qui a suivi. « Pour nos cinq activités, chacun des dix commerciaux a revu sa partie en fonction de la concurrence et de son marché. Nous leur avons demandé d'ajuster les cents de façon à obtenir un zéro ou un cinq pour pouvoir nous calquer sur notre mode actuel de fonctionnement en francs. » Une manière de limiter les bouleversements induits par le passage à la nouvelle monnaie.

En savoir plus

La règle officielle de conversion et d'arrondis est définie par le règlement européen du 17 juin 1997 (11003/97).

Règle de base pour la conversion des prix en euros : division par 6,55957 et arrondi à deux chiffres après la virgule au cent inférieur jusqu'à 0,004, supérieur à partir de 0,005.

Moyens mnémotechniques : Dans le sens franc-euro : additionner le montant de sa moitié et diviser par 10 Exemple : 10 francs = environ 1,5 euro (10 + 5/10) Dans le sens euro-franc : retirer un tiers du montant en euro et multiplier par 10 Exemple : 90 euros = environ 600 francs (90 - 30 x 10)

Valeurs clés :

1 000 francs = environ 150 euros ;

2 000 francs = environ 300 euros;

5 000 francs = environ 750 euros;

10 000 francs = environ 1 500 euros.

Louis Bruzi «Nous formons tous nos commerciaux» Louis Bruzi, P-DG de Raboni

A quelques mois de l'arrivée de la monnaie unique, le négociant généraliste Raboni fourbit ses armes. Les prix de vente en euros, qui ne seront pas publiés avant le 1er janvier 2002, sont sur les starting-blocs. « Nous avons préparé deux grilles, avec ou sans décimales. Le marché décidera », confie Louis Bruzi, P-DG. Son cheval de bataille - et sa plus grande crainte vis-à-vis de l'euro - c'est le comportement des commerciaux, en particulier dans la vente directe où les transactions se font au centime près. « Au cours de simulations, nous avons vu de grands ténors de la négociation rester cloués... », a noté le dirigeant. Raboni disposant d'un service de formation interne de quatre personnes, le négociant a donc décidé de faire porter ses efforts sur la nouvelle monnaie. « Juste avant le passage, entre octobre et décembre, nos 80 commerciaux suivront une formation », précise Louis Bruzi, qui estime à trois mois environ le temps de préparation. L'entreprise de 250 salariés y consacre une enveloppe de 53 000 euros (environ 350 000 francs). Mûri depuis deux ans, cet apprentissage comprendra trois modules : une réflexion sur l'architecture des prix (pour faciliter les conversions), l'acquisition de nouveaux repères et, enfin, l'entraînement aux nouveaux prix en euros par des jeux de rôles et toutes sortes de simulations intégrant la vidéo. « Il faut oublier les francs et reconstruire un nouveau langage ! »

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Guillaume Laverdure «Nous avons mis en place un plan d'action » Guillaume Laverdure, directeur financier de Tarkett Sommer

Tarkett Sommer s'apprête à basculer la prise de commandes, les émissions de traites et la facturation en euros au 1er octobre 2001. « Pour cadrer la démarche, nous avons chargé un contrôleur de gestion de travailler en liaison avec nos quatre réseaux commerciaux », indique Guillaume Laverdure, directeur financier. Un plan d'action a été défini. « Nous sommes en train de revoir nos listes de prix. Nous sommes partis sur une conversion de nos tarifs à deux décimales. D'ici à fin juin, toutes les références vendues devront avoir été contrôlées, et celles posant un problème de prix identifiées. » Quatre types de difficultés ont été cernés : les problèmes de chevauchement autour de la date de basculement de l'entreprise et la date butoir légale (marchés publics, traites...) ; la mise en place de l'euro avec le grand export ; les arrondis pour les valeurs inférieures à 20 francs ; et la facturation « isolée » en euro pendant la période transitoire.

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POINT DE VUE Valérie N'Gom, responsable du pôle ingénierie pédagogique et grands projets de formation de la Cegos : « Renoncer à convertir pour raisonner en euros »

Quelles sont les conséquences de l'euro sur l'élaboration des prix ?

Le passage à l'euro oblige à changer de référentiel. C'est difficile car cela brouille les repères. Mais notre chance sera de ne pas pouvoir parler en « anciens euros », comme cela a été le cas pour les anciens francs.

Comment effectuer ce changement ?

Il faut très vite renoncer à convertir et apprendre à « penser en euros », intitulé que nous avons donné à nos modules de formation. Cela commence par l'acquisition des nouveaux ordres de grandeur, ce qui débouchera sur la construction d'une nouvelle grille de référence par métiers. Nous conseillons de remplir un carnet de notes avec des onglets et d'y reporter tous les prix inférieurs à 10, 100, 1000 euros, etc.

Combien de temps cela prend-il ?

Il faut compter à peu près deux mois car, comme dans le cas d'une liste de mots de vocabulaire s'agissant de l'apprentissage d'une nouvelle langue, il faut réviser pour bien mémoriser. Et dès que possible, travailler à partir d'études de cas.

Michel Dumolin « Nos offres seront en euros au 1er juillet 2001 » Michel Dumolin, directeur administratif et financier de Razel

« Passer à l'euro en douceur et sans risques » : tel est le mot d'ordre au sein du groupe Razel. A partir du 1er juillet, chaque ingénieur d'études devra libeller ses offres dans la monnaie unique. « Nous avons modifié nos logiciels d'études de prix et nos ingénieurs ont suivi des formations », indique Michel Dumolin, directeur administratif et financier, chargé de la mise en place de l'euro au sein du groupe de terrassement.

Des utilitaires ont été rajoutés au programme développé en interne. Ces outils permettront aux ingénieurs d'études, d'une part, de convertir les références en euros et, d'autre part, de comparer les prix établis en euros à des références connues en francs afin d'éliminer les risques d'erreur.

Le groupe a pris la décision d'établir ses prix unitaires dans la monnaie unique avec deux décimales. « Bien que la réglementation autorise une expression plus détaillée des prix unitaires, nous avons privilégié cette formule compte tenu que les prix à payer ou à mandater ne pourront s'exprimer qu'en cents », argue Michel Dumolin.

Pour résoudre le problème des petits prix, l'expression de certaines quantités a été modifiée. C'est le cas de la tonne hectométrique qui, à l'heure de l'euro, sera comptabilisée en kilo tonne. « Nos tests ont montré que la conversion selon la règle communautaire de nos prix unitaires en centimes se traduisait par un écart pouvant être supérieur à 30 % », soulève-t-il. Un recensement des marchés publics dont le règlement définitif est postérieur au 31 décembre 2001 a aussi été entrepris. Razel s'est fixé un objectif : avoir conclu avant fin septembre tous les constats de conversion, pour que les mandatements en euros soient possibles dès janvier 2002. « Nous sommes très inquiets du retard pris par certains donneurs d'ordres publics », indique la présidence du groupe.

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Laurent Payet « Nos débours sont en euros » Laurent Payet, directeur commercial de Payet-Climax

Pionnière du double affichage qu'elle pratique depuis début 1998, l'entreprise parisienne de génie climatique Payet-Climax fait tous ses devis en euro. Initiée par les dirigeants, la mise en oeuvre de ce qui s'apparente à une révolution culturelle en a été confiée au futur patron de la PME, Laurent Payet. « La bascule de la comptabilité au 1er janvier a été le moteur du changement. Nos règlements sortant avec le détail en euros, il était légitime de demander à nos chargés d'affaires de commencer à facturer puis à chiffrer en euros », explique le directeur commercial. La PME a donc revu en janvier tous ses prix de main-d'oeuvre et demandé à ses chargés d'affaires de faire leurs débours dans la monnaie européenne. « Nous avons combiné des hausses (de l'ordre de 3 %) liées à l'actualisation des prix dans notre profession et à "l'effet 35 heures" avec le souci d'obtenir des prix en euros arrondis à l'unité, comme nous le faisions avec les francs. »

Laurent Payet se félicite d'avoir pris les devants car, en pratique, l'utilisation de ces tarifs est longue à installer. « Nous sommes coincés par les fournisseurs qui ne répondent pas en euros et par le poids des habitudes. Pour les petits chiffrages répétitifs, en maintenance, nous sommes rôdés. Mais pour les travaux importants, la mise en oeuvre est inégale : des chargés d'affaires continuent à tout chiffrer en francs puis convertissent ; d'autres utilisent nos tarifs et convertissent les fournitures ; certains font déjà tout en euro. » Combien coûte tel tube fourni posé ? Le bureau d'études a commencé à établir des ratios dans la nouvelle monnaie. Munis de ces ordres de grandeur, les chargés d'affaires devraient pouvoir plus facilement réaliser leurs débours dans la monnaie unique. « C'est une question de semaines. »

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Les 8 étapes pour mettre en place une nouvelle grille de tarifs

1. Vérifier l'impact de la conversion francs/euros sur vos marges.

2. Examiner avec attention les prix inférieurs à 20 francs, et en particulier les prix en centimes.

3. Modifier si nécessaire la composition de vos produits, lots ou prestations.

4. Etudier la possibilité d'ajuster vos tarifs de manière à obtenir les prix les plus « ronds » possibles (prix arrondis à l'unité, à une décimale, etc.) qui en simplifieront l'utilisation par les collaborateurs.

5. S'assurer que les systèmes d'information acceptent les nouveaux tarifs et effectuer les modifications le cas échéant.

6. Modifier les documents commerciaux, catalogues, brochures.

7. Informer et former les salariés.

8. Anticiper les réactions des fournisseurs et de la clientèle.