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Social Ce qu’il faut savoir sur la réforme du contrôle Urssaf

Stéphane Régy |  le 01/02/2008  |  EntreprisesBas-RhinBouches-du-RhôneGirondeHaute-Garonne

Modalités et déroulement du contrôle, paiement des cotisations… Plusieurs nouveautés concernant le contrôle Urssaf ont été introduites. Elles concernent aussi bien les TPE que les grands groupes. Présentation des nouvelles mesures.

Deux décrets – celui du 11 avril 2007 « relatif aux droits des cotisants et au recouvrement des cotisations et contributions sociales » et celui du 4 mai 2007 « relatif au recouvrement des cotisations et contributions sociales des entreprises employant plus de deux mille salariés » – sont venus réformer le droit des Urssaf l’année dernière. Ces mesures, applicables dès aujourd’hui, visent à adapter les procédures aux mutations technologiques, ainsi qu’à alléger, tant pour les inspecteurs que pour les entreprises, la tenue des contrôles.

Les modalités de contrôle. C’est l’un des grands changements apportés par le décret du 11 avril 2007 : désormais, l’Urssaf peut procéder à une vérification sur pièces. Le principe ? Plutôt que de se rendre au siège de l’entreprise, les professionnels chargés du recouvrement demandent, par lettre recommandée avec accusé de réception, aux structures qu’elles souhaitent contrôler de leur envoyer par la poste tous les documents comptables dont ils ont besoin. Ces « pièces » peuvent être les bulletins de salaire, les contrats de travail, les avis d’imposition, les jugements de conseils des prud’hommes ou encore les comptes de résultats. A noter : la vérification sur pièces ne concerne que les PME de moins de 10 salariés. « Cette disposition arrange aussi bien les entrepreneurs que les Urssaf. Pour nous, c’est un gain de temps et un moindre dérangement, et pour elles, c’est l’occasion de procéder à davantage de contrôles », note Jean-Jacques Châtelain, créateur d’une entreprise de peinture en région parisienne.

Deuxième nouveauté : la légalisation du contrôle par échantillonnage. « Appelée aussi contrôle par extrapolation, cette méthode consiste pour l’inspecteur à se baser sur un nombre réduit de salariés, et à extrapoler ensuite les résultats obtenus à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise », explique David Rigaud, avocat spécialiste en droit social au cabinet Fromont-Briens & Associés. Mis au point avec l’Insee pour faire gagner du temps aux inspecteurs chargés d’enquêter chez les grandes entreprises, ce nouveau mode de contrôle se déroule en quatre temps : la constitution d’une base de sondage par l’inspecteur, le tirage au sort de l’échantillon, son analyse, puis son extrapolation. Cette méthode a néanmoins été vivement critiquée par les entreprises, qui dénoncent des risques d’erreurs trop importants. Pour y avoir recours, l’inspecteur devra en avertir l’entreprise 15 jours avant le contrôle. Laquelle a la possibilité, par écrit, de refuser de s’y soumettre. Mais selon les termes des Urssaf, elle devra alors « mettre à disposition de l’inspecteur l’ensemble des pièces nécessaires à sa vérification, selon des critères et en un lieu qu’il aura lui-même définis ».

Enfin, un autre décret du 4 mai 2007 précise que les entreprises de plus de 2 000 salariés seront désormais rattachées à une Urssaf unique à choisir parmi les huit Urssaf TGE (très grandes entreprises) nouvellement créées. Ces centres se situent à Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Nantes, Paris, Strasbourg et Toulouse.

Le déroulement du contrôle. Depuis le 1er septembre 2007, tout contrôle doit être précédé de la remise, par l’inspecteur de l’Urssaf aux entreprises, de la « charte du cotisant contrôlé ». Ce document doit être transmis au moment de l’intervention de l’inspecteur, ou avant, sauf dans le cas d’un contrôle inopiné portant sur le travail au noir. La charte rassemble toutes les informations nécessaires sur le déroulement du contrôle, ses conséquences, et rappelle aux entreprises quels sont leurs droits et leurs possibilités de recours. Elle est par ailleurs téléchargeable sur le site Internet de l’Acoss*. La « charte du cotisant contrôlé » rappelle également que chaque entrepreneur peut disposer d’un conseil lors d’un contrôle Urssaf. « Même si l’usage le permettait déjà, ce droit est rappelé à l’article 3 du décret du 11 avril 2007. Cette disposition était en effet trop souvent ignorée. Or, pour un entrepreneur, surtout dans les petites structures, qui représentent 85 % des entreprises, la présence d’un avocat ou d’un expert-comptable peut être rassurante », indique André-Paul Bahuon, président de l’ordre des experts-comptables en région Ile-de-France.

Dématérialisation des systèmes de paie et des comptabilités oblige, le texte de loi permet désormais aux inspecteurs de procéder au contrôle des informations détenues dans le système informatique de l’entreprise. En clair : au lieu de demander des documents papier, l’inspecteur peut avoir accès aux données informatiques de l’entreprise. « Lors de cette manœuvre, deux possibilités s’offrent à l’entrepreneur : soit il autorise l’inspecteur à manipuler lui-même l’ordinateur de l’entreprise, soit il est tenu de lui fournir une copie des pièces qui s’y trouvent, par exemple sur une clé USB ou un CD », détaille David Rigaud.

Le paiement des cotisationset des pénalités. Dans le passé, une taxation forfaitaire était décidée par l’inspecteur lorsque les pièces relatives à la comptabilité étaient insuffisantes ou incomplètes. L’article 5 du décret du 11 avril 2007 étend cette procédure forfaitaire à tout autre document manquant. Le texte précise en effet que « lorsque l’employeur ou le travailleur indépendant ne met pas à disposition les documents ou justificatifs nécessaires à la réalisation du contrôle engagé en application de l’article L. 243-7, ou lorsque leur présentation n’en permet pas l’exploitation, le montant des cotisations est fixé forfaitairement par l’organisme chargé du recouvrement, dans les conditions prévues au présent article ».

En ce qui concerne le paiement des pénalités, les changements sont effectifs depuis le 1er janvier 2008 seulement. Jusqu’ici, une majoration forfaitaire de 10 % de la somme des cotisations redressées – à laquelle s’ajoutait une autre majoration de 2 % par trimestre de retard, soit 8 % par an – s’appliquait pour tout retard dans le paiement des pénalités. Aujourd’hui, la majoration forfaitaire de 10 % a été rabaissée à 5 %, tandis que les 2 % de majoration supplémentaire par trimestre ont été remplacés par une majoration complémentaire de 0,4 % par mois de retard (soit 4,8 % par an). Attention : en cas de travail au noir, ce n’est pas le tarif de 5 %, mais celui de 10 % qui s’appliquera. Pour certains analystes, cette baisse des majorations n’est pourtant pas aussi bénéfique qu’elle en a l’air pour les employeurs. « Auparavant, les entreprises se voyaient attribuer bon nombre de remises gracieuses. Au final, elles ne payaient donc pas souvent ces pénalités. Les remises risquent d’être plus rares désormais… », pointe ainsi l’avocat David Rigaud.

PHOTO - GESTION OUV DESSIN 36.eps
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L’EXPERT Emmanuel Dellacherie,en charge des politiques de recouvrement et de contrôle à l’Acoss

« Une harmonisation des pratiques »

« L’idée de départ de ces nouvelles règles, c’est de dire qu’on ne réalise pas un contrôle en 2008 comme on le faisait en 1980. Autrement dit, nous avons voulu nous adapter aux mutations technologiques : montée de l’informatique dans les entreprises, dématérialisation des procédures… Parallèlement, nous avons souhaité renforcer la sécurité juridique du cotisant. C’est notamment pour cette raison que la ‘‘charte du cotisant contrôlé’’ a été établie. Même s’il existait déjà d’autres documents expliquant ce qu’est un contrôle Urssaf, et même si tout ce qui y figure n’est pas nouveau, il était indispensable de préciser dans un langage non juridique, accessible à tous, comment se passe concrètement une procédure de contrôle et de vérification, et quels sont les droits de l’entrepreneur. Enfin, l’ensemble des dispositions parues dans les décrets de 2007 a permis d’harmoniser des pratiques qui pour certaines existaient déjà, mais qui sont désormais mieux précisées. »

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L’EXPERT Patrick Liébus,premier vice-président de la Capeb nationale

« Des contrôles moins traumatisants »

« Ces mesures vont dans le bon sens. Je pense aux créateurs de très petites entreprises (TPE), pour qui la procédure de vérification sur pièces constitue une réelle avancée. Jusqu’ici, les entrepreneurs devaient accueillir dans leurs locaux l’inspecteur chargé du contrôle. Il s’agissait la plupart du temps d’un moment éprouvant. D’abord parce qu’il fallait organiser un emploi du temps souvent surchargé, libérer une ou deux journées, et aménager un espace de travail à l’employé de l’Urssaf. Or, pendant ce temps-là, l’activité n’attend pas… Et ensuite parce que l’équipe d’une petite entreprise est facilement traumatisée par un tel contrôle. Ce n’est pas évident, dans une petite structure, de voir débarquer quelqu’un et de le regarder éplucher vos papiers. Même si on n’a rien à se reprocher, on se sent vite mal à l’aise. Aujourd’hui, avec la possibilité d’envoyer les pièces par courrier, ces désagréments vont sans doute disparaître. Mais attention : plus que jamais, il va falloir archiver toutes les pièces comptables ! »

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