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Réaliser un sourcing opérationnel grâce au guide de la Direction des achats de l’Etat
La Direction des achats de l’Etat a mis en ligne un guide sur le sourcing opérationnel. - © © DR

Réaliser un sourcing opérationnel grâce au guide de la Direction des achats de l’Etat

Romain Cayrey |  le 13/03/2019  |  SourcingdaeCommande publique

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Comment mener un sourcing efficace en amont d’un projet de marché ou d’une consultation spécifique ? La Direction des achats de l’Etat a mis en ligne un guide dédié, afin de sécuriser et conforter les acheteurs publics dans cette pratique.

Identifier les fournisseurs, évaluer leurs capacités à répondre à un besoin, optimiser la concurrence, adapter les montages contractuels, réduire les risques d’échecs... Tels sont les principaux atouts qu’offre le sourcing. Si cette pratique, consacrée par la réforme de la commande publique de 2016 (article 4 du décret marchés publics), est plébiscitée par nombre d’acheteurs publics, elle doit également être encadrée pour notamment éviter de fausser la concurrence. C’est dans cette optique que la Direction des achats de l’Etat a publié sur son site Internet un guide relatif au sourcing opérationnel (la question du sourcing stratégique, réalisé dans le cadre d’une veille plus large, n’étant pas abordée).


Les acteurs à associer au sourcing


La première étape du sourcing consiste à identifier un panel de fournisseurs à rencontrer. Pour y parvenir, l’acheteur public peut s’appuyer sur divers outils : la plateforme des achats d’innovation, le Guichet unique des achats de l’Etat, les fédérations professionnelles, les centrales d’achats, le benchmark (qui consiste à échanger avec des organisations ayant des besoins comparables), etc. Selon le guide, l’acheteur doit prendre en compte autant que possible, pour composer son panel, la mixité des structures, en particulier des opérateurs de taille différente (PME, ETI, grands groupes...). Il tiendra également compte des fournisseurs identifiés lors du benchmark qui se sont révélés intéressants par leur attractivité tarifaire ou leurs services innovants - par exemple. Enfin, il doit cibler les différents acteurs du marché selon la chaîne d’approvisionnement (distributeurs, constructeurs, producteurs...). A noter que « pour les achats complexes, stratégiques ou correspondants à un besoin nouveau, l’acheteur peut également lancer un appel à compétence, présentant les grandes lignes de son projet achat (objet, volume d’achat, éléments calendaires, durée du marché...) », précise le guide.


Dans un second temps, l’acheteur propose aux prescripteurs le panel de fournisseurs qu’il a retenu, ainsi qu’un questionnaire à valider et enrichir avec les expertises techniques afin de cadrer les échanges. Pour les marchés mutualisés, l’acheteur doit aussi associer ses homologues des services achats bénéficiaires du marché.

Organisation des échanges


Une fois cette étape franchie, l’acheteur organise les échanges avec les fournisseurs. Ils peuvent être réalisés par téléphone ou courriel, mais les entretiens en présentiel sont à privilégier dans la mesure du possible. L’objectif de ces échanges est de « comprendre comment fonctionne le marché fournisseur et identifier les spécifications techniques qui constituent des contraintes pour le fournisseur, notamment celles générant des coûts supplémentaires et celles empêchant certains opérateurs économiques de répondre », détaille le guide. Attention : le niveau d’information donné aux entreprises rencontrées doit être limité aux seuls éléments permettant de comprendre a minima le besoin général ainsi que le contexte dans lequel il s’inscrit.


Côté formalisme, le guide préconise d’inviter par courriel les fournisseurs au moins deux à trois semaines avant la date fixée pour l’entretien afin de garantir une traçabilité. Il est important d’établir le cadre de l’échange avec la date et l’heure, le lieu, le temps imparti et les limites de l’échange aux thèmes abordés dans le questionnaire joint à l’invitation. Par ailleurs, pour être pleinement efficaces, les entretiens doivent intervenir après une première réflexion sur le besoin (objet, périmètre, identification des contraintes qui pourraient peser sur les fournisseurs...). L’idée étant « d’orienter les échanges vers le besoin et non d’écouter une présentation commerciale standardisée », commente le guide. L’acheteur anime ensuite les échanges sur la base du questionnaire envoyé au préalable.


Exploitation des résultats

L’un des points les plus importants dans le sourcing est d’assurer la traçabilité et la transparence des échanges de manière rigoureuse. Pour ce faire, l’acheteur doit réaliser un compte-rendu d’entretien pour chaque fournisseur reçu, dans lequel il indique la liste des participants, et le cas échéant, le support de présentation remis par l’entreprise. En cas de contestation d’un candidat, ce compte-rendu pourra ainsi être remis à un juge pour justifier que les informations recueillies et échangées dans le cadre du sourcing ne faussent pas la concurrence. En revanche, il ne pourra pas être communiqué aux autres participants qui en feraient la demande, les informations confidentielles qu’il contient étant couvertes par le secret des affaires. Sa diffusion doit également être limitée, au sein de l’administration, aux seules personnes ayant à en connaître en raison de leur fonction.


L’acheteur public informe enfin des résultats du sourcing les prescripteurs et autres acheteurs des services intéressés par le projet d’achat. L’idée étant de reprendre les éléments de définition du besoin exprimé préalablement aux entretiens et les retravailler avec les données nouvelles.

Mémos et boîte à outils


Plusieurs mémos pratiques ont été insérés dans ce guide, permettant par exemple de choisir le degré de formalisation à retenir, de se situer par rapport au marché des fournisseurs ou bien encore pour aborder les sujets de propriété intellectuelle. Et en annexe se trouve une boîte à outils comportant plusieurs modèles à utiliser par les acheteurs publics : appel à compétences, invitation fournisseur, questionnaire fournisseur, des grilles de synthèse, et aussi une trame de benchmark.

Commentaires

Réaliser un sourcing opérationnel grâce au guide de la Direction des achats de l’Etat

Votre e-mail ne sera pas publié

JD

15/03/2019 06h:40

Article sur le sourcing de grande qualité sur des problématiques métier de l’ acheteur .

Votre e-mail ne sera pas publié

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