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« Nous avons créé une fonction achat optimisée et professionnalisée »

Propos recueillis par Romain Cayrey |  le 20/07/2018  |  France entièreEtatPassation de marché

Achats publics -

Entretien avec Jean Bouverot, responsable des achats ministériels hors armement au ministère des Armées.

Le budget du ministère des Armées a de nouveau fortement baissé en 2017. L'ensemble de la politique d'achat a dû être repensé pour gagner en performance.

Quel a été le point de départ de la transformation de votre politique d'achat ?

Jusqu'alors - comme cela se pratique encore dans l'administration classique -, nous avions des achats réalisés un peu partout en France. Cette atomisation était l'une de nos grosses lacunes. Certes, du point de vue d'une PME, notamment dans le bâtiment, ce mode de fonctionnement est presque perçu comme un avantage, car l'entreprise a un interlocuteur direct et à proximité. Mais il faut bien comprendre que c'est un inconvénient pour l'Etat, parce que cela coûte cher, en raison notamment de la multiplication des procédures et des factures à traiter. Il y a également le risque d'acheter plusieurs fois la même chose, là où un seul contrat pourrait suffire. Aujourd'hui, nous avons changé de fonctionnement et réussi à économiser plus de 123,8 millions d'euros d'achats en une année sur un périmètre total de 4 milliards d'euros.

En quoi consiste concrètement ce changement ?

Nous avons découpé le processus d'achat en trois parties : la stratégie (sourcing, définition du besoin…), la contractualisation et l'exécution (approvisionnement et contrôle). Puis nous avons investi la stratégie, qui n'était pas suffisamment prise en main, alors même que c'est la réflexion en amont qui permet de dégager le plus d'économies. Nous avons aussi renforcé les processus en aval, pour nous assurer que l'exécution est conforme au contrat. Le gros du travail s'effectue ainsi lors de la préparation de l'achat et de la discussion du besoin. Grâce à ces changements, nous avons créé une fonction achat optimisée et professionnalisée.

Le système d'information (SI) Alpha, inauguré en début d'année, s'inscrit-il dans cette démarche ?

Ce SI est maintenant en cours de déploiement et en emploi opérationnel au sein du ministère. Grâce à lui, nous avons digitalisé tout le processus d'achat, du début à la fin, ce qui accroît la sécurité juridique de l'opération. La signature et le parapheur électroniques sont intégrés dans le système.

Le prescripteur y est associé, il est donc informé en direct de l'avancement de l'achat. Autre avantage : le fait d'avoir un seul outil facilite la mobilité des acheteurs entre les services. Enfin, le SI est interfacé avec Place, la plate-forme des achats de l'Etat. Il n'y a donc aucun impact pour les entreprises.

Malgré le regroupement de vos procédures, vous continuez de réaliser plus de 30 % de vos achats avec les PME. Est-ce une volonté du ministère ?

Il est vrai que le processus de mutualisation peut laisser penser aux PME qu'elles vont s'éloigner de nos achats. Mais c'est une idée reçue. Florence Parly, ministre des Armées, a lancé en 2018 le plan « Action PME », impliquant tout le ministère. L'une de ses 21 actions est l'accès de ces entreprises à la commande publique. En parallèle, des délégués à l'action régionale auprès des préfectures nous aident à organiser des rencontres sur le terrain. Ainsi, dès que nous pouvons acheter localement, nous le faisons.

Par ailleurs, nous sommes encore aujourd'hui au niveau de l'Etat, le seul ministère labellisé « Relations fournisseurs et achats responsables ». Il s'agit pour nous d'une reconnaissance forte de la qualité de notre politique achat.

Pour ce faire, nous avons mis fortement l'accent sur les délais de paiement, ce qui n'est pas facile car nous traitons plus de 800 000 factures par an. Aujourd'hui, ils sont à 22,1 jours en moyenne, et nous ambitionnons de descendre à moins de 20 jours.

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