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«  N’attendez plus pour digitaliser vos achats ! »
Laurent Guillot, directeur général d'Oxalys - © Oxalys
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« N’attendez plus pour digitaliser vos achats ! »

Par Laurent Guillot, directeur général d'Oxalys |  le 27/04/2021  |  DigitalisationFrance AchatsFacturationFacturation électronique

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Les achats jouent un rôle-clé dans la bonne conduite des chantiers. Dématérialiser le processus, en fluidifiant les relations entre les chefs de chantiers et les acheteurs, permet non seulement de fiabiliser les approvisionnements mais aussi de mieux maîtriser les coûts. C’est aussi un levier pour répondre aux exigences réglementaires et environnementales et avoir une vue à 360 degrés sur ses fournisseurs avec lesquels se bâtit alors une relation de confiance et à long terme.

Pénurie et hausse de prix de matières premières dans certaines filières, durcissement des conditions de travail sur les chantiers, urgences dans les constructions neuves ou à l’inverse, activité à la peine côté travaux publics … Le secteur du BTP souffre du contexte Covid. S’il fait preuve d’une relativement bonne capacité de résistance grâce notamment à l’État qui multiplie les mesures de soutien (dispositif d’activité partielle, PGE, soutien à la reprise dans le cadre du plan de relance 2021…), il devient néanmoins urgent pour les entreprises du secteur, notamment les PME et ETI, d’actionner de nouveaux leviers de performance.

Parmi les pistes qui ont des effets rapides figure la digitalisation. Dématérialiser le processus achat est en effet l’une des options à explorer. En donnant de la visibilité sur les approvisionnements, elle permet de garder, sinon de reprendre le contrôle de la chaîne d’engagement de dépenses, concourant ainsi à réduire les coûts et à gagner en rentabilité.

Retrouver des marges financières et gagner en efficacité opérationnelle

Plusieurs raisons expliquent les gains de performance engendrés par une digitalisation des achats. Tout d’abord, la réduction des dépenses d’achats apporte un gain immédiat en résultat et en trésorerie. Rappelons que dans un compte d’exploitation, les achats peuvent représenter jusqu’à 70% des charges. Négocier des contrats-cadres, consolider les volumes, standardiser les catalogues, rationnaliser la panel fournisseurs… vont apporter un gain immédiat en résultat et en trésorerie. Réduire de 9% le coût des achats apporte le même bénéfice que la réduction de 27% des coûts de main-d’œuvre.

Ensuite, réussir un chantier demande une parfaite maîtrise d’ensemble et une grande réactivité de la part du chef de chantier. Dématérialiser les achats fluidifie et fiabilise le partage d’informations sur les commandes et les approvisionnements. Cela va faciliter et rendre plus efficiente l’indispensable collaboration entre le chef de chantier et la fonction achats. Le chef de chantier a en effet besoin d’interactions en temps réel avec le département achats dans le but de sécuriser le bon déroulement des projets de construction dont il a la responsabilité. Prévoir les besoins en approvisionnements, anticiper les contraintes et les risques avec les fournisseurs et maîtriser les délais de livraison sont les enjeux majeurs qui, s’ils sont résolus, concourent à optimiser la gestion des chantiers et à actionner des leviers générateurs de marges financières et d’efficacité opérationnelle. Les approvisionnements jouent un rôle clé dans la bonne conduite des opérations sur le terrain.

Dans le même temps, la digitalisation des achats permet de mieux maîtriser les coûts, voire de les réduire grâce notamment à la négociation de contrats cadres dont le taux de couverture augmente. En dématérialisant les achats, on peut aussi savoir quels engagements financiers ont été pris et suivre les budgets de manière régulière, pour donner aux directions financières toutes les informations nécessaires au bon règlement des fournisseurs dans les délais contractuels.

Enfin, les exigences environnementales et réglementaires ne cessant d’évoluer, un processus achats numérique apportera des garanties quant au respect des nouveaux impératifs réglementaires tout en aidant les acteurs du processus à prendre les bonnes décisions au bon moment.

Bien s’équiper : être vigilant à l’ergonomie, à la facilité de mise en œuvre, et à l’intégration dans les outils de gestion et finance

Une fois cela dit, que mettre en place et comment s’y prendre ? Très vite, la décision de s’équiper d’une solution achats s’impose. Une telle solution va en effet permettre de structurer, sécuriser, professionnaliser et faire évoluer les processus en aidant à mettre en œuvre facilement la stratégie achats puis à la déployer.

Pour que cette décision génère les résultats escomptés et servent les besoins listés précédemment, il est important de vérifier l’ergonomie. Il faut s’assurer que, même sans formation, la solution apporte un réel confort d’utilisation aux collaborateurs fréquents ou occasionnels. Concernant plus spécifiquement les gestionnaires et acheteurs, les informations mises à disposition doivent leur permettre de consacrer davantage d’efforts et de temps aux actions où leur intervention a davantage de valeur ajoutée ; ils devront aussi avoir accès à des connaissances leur permettant d’inscrire la relation fournisseurs dans les plans de progrès et d’innovation de l’entreprise.

Deuxième point clé : la capacité de la solution retenue à intégrer les règles de l’entreprise en matière d’approvisionnement, tout en offrant un certain nombre de fonctionnalités essentielles : la mise à disposition de catalogues adaptés par chaque contexte métier et/ou géographique pour les opérationnels chantiers ; l’accès rapide aux conditions d’achat fixées par les contrats-cadres pour que les opérationnels n’aient plus qu’à choisir les produits/services dont ils ont besoin et les quantités ; la possibilité de consulter y compris sur smartphones et autres terminaux mobiles la disponibilité budgétaire, vérifiée en temps réel, et d’activer le circuit de validation selon les règles particulières de chaque organisation ; l’intégration native des exigences réglementaires dans les processus d’appels d’offres, de gestion des fournisseurs et des sous-traitants pour aider les prises de décision au moment opportun.

L’ouverture technologique et la capacité d’intégration avec les autres applications métier déployées dans l’entreprise – en particulier l’ERP - sont un dernier point à vérifier. Il est notamment important que la solution propose des liens standards avec les systèmes de gestion et de finances pour une synchronisation des données et le partage des informations sur toute la chaîne.

En réunissant tous ces ingrédients, les PME du BTP développeront la performance de leurs achats et feront de leur acheteurs une fonction moteur et déterminante pour la réussite des chantiers – et la croissance de l’entreprise.

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