En direct

Marchés publics et démat' : l'archivage des documents doit garantir leur authenticité et leur intégrité
L'archivage des marchés publics dématérialisés doit respecter certaines conditions techniques à même de garantir leur authenticité et leur intégrité. - © Adobe Stock
Réponse ministérielle

Marchés publics et démat' : l'archivage des documents doit garantir leur authenticité et leur intégrité

Isabelle d'Aloia |  le 10/09/2021  |  Marchés publicsFrance Archivage des marchés publicsDématérialisation des marchés publics

Ma newsletter personnalisée

Ajouter ce(s) thème(s) à ma newsletter personnalisée

Réglementation
Marchés publics
France
Archivage des marchés publics
Dématérialisation des marchés publics
Valider

Une réponse ministérielle précise les modalités d'archivage des pièces des marchés publics obligatoirement dématérialisées.

L'archivage des pièces de marchés soumises à l'obligation de dématérialisation est source de nombreuses questions de la part des collectivités. "L'investissement dans une solution d'archivage électronique étant assez coûteuse, [celles-ci] s'interrogent quant à l'obligation de « rematérialiser » les documents en les imprimant pour les conserver sous format papier" souligne le sénateur Cédric Perrin (Territoire de Belfort - LR). Dans le cadre des questions au gouvernement, il lui demande de préciser les modalités d'archivage de ces pièces et plus précisément de confirmer ou infirmer si une simple numérisation peut suffire. Il souhaiterait aussi connaître la valeur probante de ces documents.

Valeur probante des documents

Le ministère de la Culture rappelle les durées de conservation des documents issus des processus des marchés publics définies par le référentiel publié en 2021 : cinq ans pour les documents de passation, et dix ans pour ceux liés à l'exécution. Elles permettent "aux collectivités de faire face à d'éventuels contentieux" et prennent notamment en compte le délai de prescription en matière d'action en déclaration de gestion de fait ou s'agissant des marchés de travaux, de la responsabilité du constructeur dans le cadre de la garantie décennale.

Concernant la valeur probante des écrits au format numérique, l'exécutif indique qu'elle "est reconnue par la loi à la condition que soient respectées certaines conditions techniques à même de garantir leur authenticité et leur intégrité". Sont concernés aussi bien les documents numériques natifs que les copies numériques de documents papier. Une collectivité peut envisager plusieurs modes d'archivage : conservation dans un système d'archivage électronique répondant aux exigences de la norme Z 42-013 qu'elle met directement en œuvre ou élaboré par une autre collectivité avec laquelle elle mutualiserait l'archivage, ou externalisation auprès d'un tiers-archiveur agréé.

L'exécutif propose également d'autres solutions puisque la durée de conservation des documents de marché public est relativement limitée. Il s'agit de conserver les documents sur le profil d'acheteur lorsque celui-ci y consent, ou de mettre en place un espace de stockage sécurisé avec notamment accès restreints et le recours à un système d'empreintes. En revanche dans ce cas, "la valeur probante des documents sera moins susceptible d'être reconnue par le juge".

Appréciation par le juge

La fiabilité de la copie est réglementée par l'article 1379 du Code civil qui " reconnaît à la copie fiable, entendue comme reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'original, la même force probante que ce dernier " et par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, pris en application de ce même article du Code civil.

En application de ce décret et sous réserve d'une jurisprudence à venir, le gouvernement indique que "la rematérialisation ne peut être considérée comme une copie présumée fiable des actes originaux signés électroniquement. En effet, les données qui permettent de vérifier la signature électronique et qui sont partie intégrante de l'original ne peuvent être rematérialisée".

Par ailleurs, "la copie numérique de documents originaux au format papier n'est, quant à elle, présumée fiable que si sont respectées certaines conditions techniques détaillées aux articles 2 à 6 du décret" (conditions de conservation de la copie, mesures de sécurité...)

Dans ces deux cas, c'est donc au juge qu'il reviendra de statuer sur la valeur probante des écrits présentés, dont la fiabilité ne peut être présumée.

QE n° 23503 de Cédric Perrin (Territoire de Belfort - LR), JO Sénat du 2 septembre 2021

Commentaires

Marchés publics et démat' : l'archivage des documents doit garantir leur authenticité et leur intégrité

Votre e-mail ne sera pas publié

Les bonnes raisons de s’abonnerAu Moniteur

  • La veille 24h/24 sur les marchés publics et privés
  • L’actualité nationale et régionale du secteur du BTP
  • La boite à outils réglementaire : marchés, urbanismes, environnement
  • Les services indices-index
Je m’abonne
Supports Moniteur
Ajouter Le Moniteur à l'écran d'accueil