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Marchés publics - Dématérialisation : ce qui a changé le 1er janvier 2010

Cyrille Emery |  le 15/01/2010  |  RéglementationCommande publiqueCommunicationNumériqueRéglementation des marchés publics

Une nouvelle étape de la dématérialisation a été franchie le 1er janvier 2010.
Pour accompagner ces changements, Bercy a adopté un arrêté, le 14 décembre, puis un « guide de bonnes pratiques » le 29 décembre.
« Le Moniteur » fait le point sur ce qui a changé (1).

Depuis quelques années, les autorités communautaires ont décidé que la dématérialisation des procédures administratives était l'un des objectifs que l'Europe devait atteindre. Lors de la cinquième conférence sur l'administration en ligne, tenue à Malmö (Suède) le 19 novembre 2009, les Etats membres de l'Union européenne se sont engagés « à mettre sur pied des services publics en ligne plus évolués au profit des particuliers et des entreprises » (2).

Viviane Reding, alors membre de la Commission en charge de ces questions, affirmait que la déclaration de Malmö engageait les Etats membres à proposer « un ensemble de services publics efficaces comprenant la simple déclaration d'événements comme une naissance ou un changement de résidence, des services professionnels tels que l'enregistrement d'une société et la fourniture d'informations, ou des applications plus complexes, par exemple en matière de fiscalité, de TVA ou de déclaration douanière ».
Les marchés publics, qui représentent 15 % du produit intérieur brut des Etats membres, n'échappent pas, naturellement, à cet objectif ambitieux.
Dématérialiser les marchés publics constitue aussi, pour l'Europe, un moyen d'éviter le protectionnisme ou le « localisme » en favorisant les échanges intracommunautaires, c'est-à-dire les échanges d'un pays à l'autre à l'intérieur du marché unique.
Il est en effet plus facile d'accéder aux marchés des Etats membres depuis son bureau, via un simple ordinateur, que d'avoir à collecter les journaux locaux, dont la diffusion est parfois confidentielle.
La France a inscrit son Code des marchés publics dans le droit fil de cet objectif et elle incite les acteurs à s'approprier la dématérialisation. Mais l'échec relatif de ce nouveau mode de transmission a amené Bercy à adopter des mesures plus contraignantes.
Le 14 décembre 2009, le ministère de l'Economie a pris un arrêté relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics (3). Il sera complété dans les semaines à venir par un texte relatif à la signature électronique, et par un texte sur la dématérialisation des certificats de cessibilité.
On attend toujours un dispositif pour dématérialiser les échanges avec le contrôle de légalité. Les pouvoirs publics affirment que ce dispositif fait l'objet d'une réflexion. Mais rien de concret n'est prévu pour les mois qui viennent. Enfin, le « Journal officiel » a publié, le 31 décembre, le « Guide des bonnes pratiques » qui avait été promis par Christine Lagarde « avant la fin de l'année » (voir « Le Moniteur » n° 5533 du 11 décembre 2009, p. 74, propos recueillis par F. Vaysse et C. Emery). Pari tenu. Certaines de ces mesures ont pris effet le 1er janvier. Les autres seront mises en œuvre à partir du 1er janvier 2012. Et vous, où en êtes-vous ? Vous le saurez après ce tour d'horizon en seize questions.

La dématérialisation, c'est quoi au juste ?

Quand on évoque la dématérialisation des marchés publics, on peut faire référence à trois étapes de la vie d'un marché public : la première est la publicité, la deuxième, la procédure de passation, et la troisième, l'exécution du marché. Habituellement, le terme « dématérialisation » fait uniquement référence à la procédure de passation. En d'autres termes, dans le Code des marchés publics, la dématérialisation a uniquement pour objet la transmission électronique de l'enveloppe contenant la candidature et l'offre et la signature électronique de ces documents. Elle ne concerne ni la phase de publicité à proprement parler, ni l'exécution du marché.

L'envoi électronique est-il un envoi par courriel ?

Non. Le courriel (ou « e-mail » en bon anglais) n'est pas du tout une procédure sécurisée et ne garantit pas la fiabilité des échanges. Sur les plates-formes agréées, la transmission électronique de l'enveloppe se fait par téléversement de l'enveloppe électronique sur un serveur FTP (File transfer protocol ou protocole de transfert de fichiers).
Ce dispositif fonctionne exactement comme les mises à jour de votre système d'exploitation sur votre ordinateur, mais à l'envers : c'est vous qui envoyez des fichiers vers le serveur et non pas le serveur qui vous les envoie. Le chiffrage (ou « cryptage ») de la (ou des) enveloppe(s), qui correspond en quelque sorte à une « colle électronique », est effectué au moment du transfert de son contenu et de votre certificat de signature électronique vers le serveur désigné par l'acheteur.
L'un des avantages du dispositif est de permettre la constitution du dossier au fur et à mesure, et de le modifier jusqu'au dernier moment. Naturellement, une fois que vous avez chiffré la (ou les) enveloppe(s) et validé l'opération, vous ne pourrez plus rouvrir votre envoi, exactement comme si vous glissiez une enveloppe dans une boîte aux lettres.

Comment télécharge-t-on un dossier de consultation des entreprises ?

C'est vraiment facile. Bien que le téléchargement des dossiers de consultation des entreprises (DCE) n'ait pas été prévu par la réglementation d'origine, il s'est avéré un véritable succès. Il permet en effet aux entreprises de disposer du cahier des charges immédiatement, ce qui fait gagner beaucoup de temps. Pour télécharger le DCE, il suffit de se référer à l'adresse Internet mentionnée dans l'avis d'appel public à la concurrence et de la copier dans un navigateur Internet (Internet explorer, Safari ou Firefox, par exemple). On arrive alors sur le site Internet de l'acheteur public, qui peut être un site dédié ou un site commun à plusieurs acheteurs publics (plate-forme commerciale ou communautaire).
Depuis le 1er janvier 2010, l'identification de l'entreprise (c'est-à-dire la création d'un compte spécifique sur le site Internet de l'acheteur public) est devenue facultative.
L'article 1er de l'arrêté du 14 décembre 2009 prévoit en effet que « les documents de la consultation publiés par le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice sur son profil d'acheteur doivent être d'accès libre, direct et complet ».
Toutefois, l'arrêté dispose que les entreprises « peuvent indiquer le nom de la personne physique chargée du téléchargement, ainsi qu'une adresse électronique, afin que puissent lui être communiquées les modifications et les précisions apportées aux documents de la consultation ».
L'entreprise a donc tout intérêt à laisser ses coordonnées, et à ne pas mentionner une adresse fausse ou erronée. Une fois cette étape franchie, il suffit de cocher le DCE souhaité et de cliquer sur le bouton « télécharger ». L'article 4 de l'arrêté du 14 décembre 2009 prévoit que les fichiers doivent être enregistrés « dans un format largement disponible ». En principe, les documents sont enregistrés sous un format de type RTF (Rich text format, que l'on peut ouvrir avec n'importe quelle version de Microsoft Word, ou avec Open Office ou WordPad).
Les fichiers peuvent être aussi mis en ligne au format PDF, qui peut être lu par tous les ordinateurs (sous réserve de télécharger et d'installer au préalable la dernière version gratuite du logiciel Adobe Reader, ou Aperçu sous Mac OS). Enfin, les tableaux peuvent être enregistrés dans des formats mieux appropriés, tels qu'Excel ou Numbers par exemple.
Remarque : pour ceux qui ne disposeraient pas d'une version payante de la suite Microsoft Office (contenant au moins Word et Excel), Microsoft met à disposition gratuitement des « [...]

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