Commande publique

Marchés publics : 95 millions de factures dématérialisées d’ici à 2020

Mots clés : Gestion de l'entreprise

Bercy dévoile les modalités de mise en œuvre de la facturation électronique. Au menu : le déploiement d’une solution technique mutualisée, généralisée début 2017.

« La facturation électronique va devenir progressivement obligatoire dans les marchés publics de l’Etat et des collectivités territoriales», a rappelé Emmanuel Spinat, de l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE), au cours d’une réunion de l’Observatoire économique de l’achat public (OEAP), le 11 juin. L’occasion de dévoiler les grands traits de l’ordonnance fixant les modalités de déploiement de la facturation électronique, qui devrait  être adoptée lors du Conseil des ministres du 25 juin 2014, pour une publication au plus tard le 3 juillet.

Le texte prévoit une obligation pour les fournisseurs et prestataires de la sphère publique de transmettre progressivement leurs factures par voie électronique  « selon un calendrier décliné sur quatre ans, afin de tenir compte de la taille des entreprises concernées et de leur capacité à remplir cette obligation », a expliqué Emmanuel Spinat. Ainsi, au 1er janvier 2017, les grandes entreprises devront obligatoirement transmettre leurs factures de façon dématérialisée ; impératif étendu à d’autres types d’entreprises en 2018, puis aux moyennes entreprises en 2019. Enfin, ce sera au tour des TPE (très petites entreprises) de se lancer au 1er janvier 2020.
Différentes modalités de transmission sont ouvertes aux entreprises : soit sous forme d’échanges de données informatisées (EDI) pour les gros volumes de factures ; soit via le dépôt de fichiers en format PDF ; soit par la saisie manuelle des données de facturation directement sur un portail. Précision intéressante de l’AIFE, le fournisseur aura la possibilité de suivre l’avancement du traitement de sa facture, directement en ligne. Conséquence induite : tous les acheteurs publics devront être prêts à recevoir et à traiter les factures électroniques au 1er janvier 2017. Pour rappel, les acheteurs de l’Etat sont déjà tenus d’accepter les factures transmises sous forme dématérialisée depuis le 1er janvier 2012.

 

Un périmètre élargi

 

Et l’effet de levier sera important : « En effet, l’ensemble des fournisseurs des 78 000 entités, cibles de l’obligation, à savoir l’Etat, les établissements publics nationaux, les établissements publics locaux, les collectivités territoriales et leurs groupements, les établissements publics de santé, devront s’y mettre, et établir sous forme dématérialisée les quelque 95 millions de factures du périmètre visé ».

 

Une solution technique mutualisée

 

Le dispositif technique envisagé pour répondre à cette obligation est une solution mutualisée de la sphère publique. « Pour deux raisons, a détaillé Emmanuel Spinat : d’une part, pour simplifier la vie des entreprises, qui n’auront qu’un système à intégrer même si elles travaillent avec de nombreuses entités publiques, d’autre part, pour mutualiser les coûts pour les administrations ». Le système envisagé permettrait le dépôt des factures ainsi que la consultation de l’avancement des paiements. L’AIFE précise que le système sera invocable en mode portail via « Chorus portail pro » mais aussi en mode service pouvant être intégré dans un portail tiers.

 

Un maître mot, la concertation

 

Dès le mois d’octobre dernier, les entreprises concernées ont été associées aux travaux pour obtenir le texte le plus abouti. « Le calendrier initial proposé s’étalait de 2016 à 2022, mais les représentants des entreprises ont souhaité que le déploiement soit décalé dans le temps et plus resserré afin d’être homogène techniquement », a expliqué Emmanuel Spinat. Le calendrier retenu s’étale donc entre 2017 et 2020.
Des réunions de concertation ont également été menées avec les collectivités territoriales et les établissements nationaux, lesquels ont notamment préconisé la solution technique mutualisée.
La Commission consultative d’évaluation des normes (CCEN) a été auditionnée en mai dernier et a émis un avis favorable, Alain Lambert, son président, ayant souligné l’effort de concertation sur le sujet.
Le dialogue ne devrait pas s’arrêter là : en effet, une fois l’ordonnance parue, Bercy planchera sur la définition du cahier des charges de la solution technique et sur les spécifications externes. L’année 2015 sera consacrée à la conception et à la réalisation des évolutions des systèmes d’information. 2016 verra la réalisation de pilotes testés par des collectivités et des établissements publics, pour un dispositif généralisé à début 2017.

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    Domaines d’application 2

    Ce système permettra de réduire les délais de paiements à 20 jours (tant attendu par les différents acteurs) ? Un système d’automatisation des intérêts moratoires sera-t-il inclus ? (l’Etat n’étant pas un bon élève) ? La date légale des délais sera-t-elle réformée ? Date de dépôt de la situation, date du Certificat de Paiement(CP) ou date de réception du CP par le Maître d’ouvrage ? Quels seront les délais de contrôle du MOE…vont-ils en faire encore les frais ?
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    Domaines d’application ?

    Quel outil sera mis à disposition des Maîtres d’œuvre (MOE) qui contrôlent et corrigent les situations des entreprises ? en feront ils les frais ? une normalisation des certificats de paiement sera-t-elle mise en place ? Le contrôle papier en agence (comparaison avec le DPGF) et in-situ (avancement réel) sera toujours à effectuer : La part de responsabilité des MOE sera-t-elle revue à la baisse ? Ses modalités prendront-elles en compte les délais de transmission des situations à une date X (+ delta de Y jours) définie par le MOE : les retardataires feront leurs situations reportées au mois suivant. Ce système permettra de réduire les délais de paiements à 20 jours (tant attendu par les différents acteurs) ?
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