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Les plates-formes collaboratives s’invitent dans les projets du BTP
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Les plates-formes collaboratives s’invitent dans les projets du BTP

AXELLE SAADA |  le 21/11/2008  |  EntreprisesArchitectureRhôneFrance entièreCommunication

Traçabilité, efficacité opérationnelle, sécurité des données… Les avantages offerts par les plates-formes de gestion de projet sont nombreux… et de mieux en mieux compris par les acteurs de la construction.

C’est un véritable pas de géant qu’ont franchi les plates-formes collaboratives ces deux dernières années. « Nous qui étions présents sur 5 % des plus gros projets de construction, sommes désormais sollicités pour de petits immeubles de 4 étages », illustre Nicolas Delmas, directeur commercial de Prosys (solution Mezzoteam). Le constat est le même chez un autre grand éditeur de ces plates-formes Sword CTSpace (solution BuildOnline). « De 2000 à 2006, nous étions en phase de construction du marché, souligne Hakim Fagoul, directeur Sword CTSpace France. Puis les grands comptes ont eu besoin des plates-formes pour gérer des marchés complexes ; ils ont tiré le marché et, aujourd’hui, ce dernier est en forte demande de systèmes d’échanges de données informatisées (Sedi), pour des projets plus petits, de type collège ou lycée. »

Un réflexe pour nombre de maîtres d’ouvrage

Que de chemin parcouru pour ce qui était à l’origine une « simple » armoire à plans électronique ! A usage exclusivement interne, les plates-formes se contentaient de « stocker de l’information ». Progressivement, elles ont su accueillir de nouveaux documents (fichiers Excel, documents techniques…), qu’il a été possible d’organiser, de hiérarchiser et d’échanger, dans un premier temps en interne, puis par l’avènement d’Internet, avec l’extérieur. Aujourd’hui, et de l’avis de tous, ces plates-formes sont devenues un réflexe chez nombre de maîtres d’ouvrage, au moins sur les gros projets. « En marchés publics, 70 à 80 % des grands projets, supérieurs à 10 millions d’euros, sont soutenus pas une plate-forme collaborative », indique Hakim Fagoul.

Suivi de l’avancement du projet et au-delà

Ce que confirme Philippe Schutz, manager senior chez Algoé (conseil en management), en charge des projets urbains : « Nous l’utilisons sur une dizaine de sites en rénovation urbaine, indique-t-il. De notre côté, nous poussons toujours nos clients à se poser la question de son utilisation, surtout pour des projets à l’échelle du territoire, qui imposent aux participants de se coordonner sur le partage de l’information - ce qu’ils ont du mal à faire. »

Dans cette démarche, les maîtres d’ouvrage sont effectivement les principaux décisionnaires, mais ils ne sont pas forcément les principaux payeurs. « Même s’ils n’achètent notre solution que dans 20 à 30 % des cas, ils sont de forts prescripteurs, souligne Nicolas Delmas. En marché privé, ils peuvent demander à la maîtrise d’œuvre de s’équiper de la solution et de l’acheter. En marché public, ils l’achètent et l’imposent au maître d’œuvre dans le cadre du marché. »

Les intérêts de ce type de plates-formes sont nombreux, d’abord pour le maître d’ouvrage : elles lui permettent de suivre au jour le jour l’avancement de son projet, sans être tributaire des informations que voudra bien lui délivrer son maître d’œuvre. Une traçabilité qui évite de nombreux litiges. Mais l’intérêt dépasse le projet de construction. « Jusque-là, le maître d’œuvre devait lui remettre à la fin du projet le dossier d’ouvrage exécuté, avec l’ensemble des documents techniques permettant à l’ouvrage de fonctionner, explique Nicolas Delmas. Désormais, tous ces documents, à jour, sont disponibles au format électronique. Aussi, les maîtres d’ouvrage nous demandent de plus en plus souvent de prolonger la solution jusqu’à l’exploitation du bâtiment. »

La maîtrise d’œuvre quant à elle s’en sert comme d’un outil de pilotage de l’ensemble des entreprises intervenant sur le projet. En outre, les Sedi lui permettent d’éviter les problèmes d’envoi par mail de fichiers trop lourds. Enfin, elle peut ainsi se décharger des problèmes de sécurité des données sur la plate-forme qui jouera le rôle de coffre-fort électronique.

Partager l’information avec ses clients

Chauvet Ingénierie (Lyon, 70 personnes) a pour sa part opté pour un outil développé par le service informatique de son groupe, SNC Lavallin, il y a plusieurs années. « Il nous permet avant tout de partager de l’information avec nos clients au travers de tous types de documents : plans, spécifications, notes, planning, documents techniques, explique Pascal Lafond, directeur technique. Cela évite de les envoyer en pièce jointe, et de générer des copies. C’est d’autant plus intéressant que nous travaillons avec beaucoup de sous-traitants et de fournisseurs qui produisent des documents. »

Quant aux entreprises du secteur du BTP, si elles jouent le jeu, c’est bien souvent parce qu’elles y sont contraintes contractuellement. « L’accompagnement de ces entreprises, qui arrivent parfois en cours de projet, est primordial, souligne Hakim Fagoul, de Sword CTSpace. Nous les prenons en charge, les formons et les accompagnons jusqu’au bout. C’est en leur tenant la main qu’elles adhéreront à la solution. »

Efforts de simplification des éditeurs

Pour autant, les éditeurs de ces plates-formes soulignent aujourd’hui les efforts de simplification qui ont été menés. A titre d’exemple, Mezzoteam en est à sa troisième version en mode ASP. Désormais, sur de petits marchés, la mise en œuvre du système peut se faire en une journée, sans nécessiter aucun autre équipement qu’un ordinateur et une connexion à Internet.

En outre, un soin particulier a été apporté à la relation client, avec la mise en place de hot line ou encore de chefs de projets dédiés au suivi technique de chaque client. L’objectif, à court terme : amener les maîtres d’ouvrage à systématiser le recours aux plates-formes pour tous leurs projets, quelle qu’en soit la taille.

49 %

des maîtres d’ouvrage qui imposent l’utilisation deplates-formes collaboratives le font quel que soit le budget de l’ouvrage.

39 %

des maîtres d’ouvrage souhaiteraient voir se développer les plates-formes sécurisées d’échange et de partage de documents ou de plans.

58 %

des maîtres d’œuvre ne pourraient plus se passer aujourd’hui de l’usage d’Internet pour l’échange et le partage de plans et de données.

86 %

des entreprises de BTP et 84 % des maîtres d’œuvre qui utilisent ces plates-formes les jugent efficaces.

Méthodologie

Sondage réalisé au téléphone par Ipsos du 24 septembre au 2 octobre 2008 sur un échantillon représentatif de 402 entreprises de BTP de 10 salariés et plus, 100 entreprises de négoce, 170 maîtres d’ouvrage publics et privés et 250 maîtres d’œuvre.

Quand un maître d’ouvrage expérimente une plate-forme... Barbara Schneider et Philippe Hubert, chargés de missions, Ville de Metz« Un outil de travail indispensable »

« La communauté d’agglomération Metz-Métropole, maître d’ouvrage du Centre Pompidou de Metz, a signé une convention de mandat avec la Ville, qui agit au nom et pour le compte de la maîtrise d’ouvrage. En qualité de mandataire, nous avons créé une cellule ‘‘ Mission Pompidou-Metz ’’ qui pilote le projet. Il s’agit d’un marché de travaux de 45 millions d’euros, lancé en novembre 2006, et qui devrait s’achever en juillet 2009. C’est l’un de nos plus gros projets, dont les intervenants sont éparpillés géographiquement : un architecte japonais, un bureau d’études britannique, qui a collaboré un moment avec nous, une entreprise générale locale – Demathieu et Bard – qui travaille avec une quarantaine de sous-traitants… Compte tenu de ces éléments, nous avons décidé de nous servir, pour la première fois, d’une plate-forme collaborative, Mezzoteam de Prosys, associée à SII. Notre objectif ? Optimiser les délais de transmission en faisant travailler tout le monde sur une base commune. Nous avons pris ce service à notre charge, puis laissé à l’entreprise et au maître d’œuvre la mission de le formater, de discuter ensemble de la méthode de travail. Ensuite, nous avons mis en place le circuit de validation. Les 3-4 premiers mois d’utilisation ont été un peu difficiles, peut-être parce que nous avons choisi de le configurer nous-mêmes ; en outre, si l’entreprise avait elle-même choisi la plate-forme, peut-être y aurait-elle adhéré plus rapidement.

Passée cette phase de rodage, l’outil s’est révélé très simple d’utilisation, très proche de Windows. Nous échangeons sur la plate-forme l’ensemble des documents utiles au bon déroulement des travaux : comptes rendus, plans, notes de calcul, photos, fiches produits des matériaux, annuaire des intervenants…

Nous allons essayer de garder cette base après la fin des travaux, pour gérer en maintenance le bâtiment, grâce à l’armoire à plans électronique. Quant à l’utilisation d’une telle plate-forme pour d’autres projets, nous l’envisageons, bien sûr. C’est devenu pour nous un outil de travail indispensable. Mais peut-être faudrait-il l’utiliser dès la phase études. »

L’EXPERTCécile Marteret, directrice de mission chez Egis Conseil (groupe Egis), 48 personnes« Surveiller le bon déroulement des processus » Quelles sont les pratiques d’Egis en termes de plate-forme collaborative ?

Chez Egis, nous sommes à la fois acheteur et utilisateur de plates-formes. Notre première prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage date de 1998. Dans ce cadre-là, nous spécifions les besoins de la maîtrise d’ouvrage en plates-formes collaboratives, analysons les offres des prestataires de ces plates-formes, puis nous les accompagnons dans leur déploiement. En outre, lorsque l’équipe d’Egis Rail, par exemple, intervient en qualité de maître d’œuvre, je les aide à formaliser ses besoins de paramétrage face au maître d’ouvrage.

Quels sont les principaux atouts d’un tel outil collaboratif ?

Grâce à ce type d’outil, chaque étape du projet est matérialisée, par exemple par des actes de visa de plans, de réception, puis de réponse à des courriers. Le maître d’ouvrage peut ainsi surveiller le bon déroulement des processus. En outre, cet outil lui permet de centraliser l’archivage et l’historique des échanges de son opération, ce qui facilite beaucoup le traitement des futures réclamations ! Quant à la maîtrise d’œuvre, la plate-forme lui facilitera également la gestion des interfaces avec les entreprises de travaux : plans, comptes rendus…

Sur quels critères faut-il choisir sa plate-forme ?

Il existe trois leaders sur le marché : Prosys, avec Mezzoteam, CTSpace avec Buildonline et Lascom avec Advitium. Mon premier critère : la facilité d’utilisation. Car il faut bien savoir que, dans le cadre d’un système d’échange des données informatisées, 80 % des utilisateurs se servent de 20 % des fonctions. Deuxième critère : la couverture fonctionnelle. Selon les clients, la plate-forme doit par exemple permettre la mise en place de circuits visas, la gestion d’un numéro chrono, d’un annuaire… Enfin, je m’intéresse à la maturité du produit : les fonctions sont-elles dans l’offre de base ? Doivent-elles faire l’objet de développement ? Sont-elles déjà intégrées dans un programme de R et D ?

Globalement, depuis 1998, des progrès très importants ont été faits en matière de fonctionnalités, de prix et d’ergonomie.

« Une plate-forme pour gérer en interne nos projets »

« Ancienne armoire à plan Prosys, notre outil, rebaptisé Jacobs Project Information (JPI), est aujourd’hui imposé pour la gestion interne de tous nos projets, dans chacune de nos activités (énergie, pétrole, bâtiment, etc.). Nous ouvrons une base par projet, dans laquelle nous classons tous les documents afférents, y compris les mails. Cela nous oblige à une grande rigueur dans nos échanges de données, rend la recherche de documents plus aisée, simplifie la traçabilité et insuffle une culture d’entreprise. »

Le projet eXpert emmène les acteurs de la construction sur le chemin de la maquette numérique

Lancé en mai 2007 dans le cadre du programme public « TIC PME 2010 », le projet eXpert devrait se poursuivre jusqu’en avril 2009. Il fédère une douzaine d’organisations professionnelles de la filière bâtiment, autour du même objectif : promouvoir et accompagner les progrès résultant de nouveaux systèmes d’informations techniques, incarnés par la maquette numérique (BIM en anglais), et sa norme internationale : les IFC. Pour y arriver, maîtres d’ouvrage, maîtres d’œuvre et bureaux d’études tentent d’utiliser ces nouvelles normes sur des projets pilotes. C’est le cas en particulier du conseil régional de Bourgogne (voir témoignage ci-contre). La Ville de Paris se montre également très impliquée.

« Nous sommes en train de vivre un vrai changement, porté par les maîtres d’ouvrage, reconnaît Bernard Ferriès, coordonnateur technique de Mediaconstruct, et membre actif du programme eXpert. Certains d’entre eux demandent l’utilisation des IFC pour des opérations de relevé de patrimoine. Les conseils régionaux sont particulièrement intéressés car ils sont non seulement maîtres d’ouvrage, mais également chargés de l’entretien des bâtiments. Nous faisons beaucoup d’efforts d’information, pour les pousser à prescrire l’usage des IFC ; car nous savons qu’ensuite les architectes sont capables de produire les fichiers IFC, et les bureaux d’études capables de les traiter. »

Mais que permet la maquette numérique normée IFC que n’autorisent pas les plates-formes collaboratives classiques ? « Elle réduit considérablement les ressaisies ! », répondent en chœur ceux qui ont eu l’occasion de l’utiliser. Alors que les plates-formes traditionnelles obligent à retraiter les fichiers pour réaliser un calcul thermique ou de structure, par exemple, multipliant ainsi les ressaisies et par voie de conséquence les risques d’erreur et de perte, la norme IFC permet à toutes les applications de construction (logiciels de CAO, de calculs de structure, de simulation thermique et acoustique…) de communiquer entre elles (l’interopérabilité) et ainsi d’exploiter une seule et même maquette, qui centralise l’ensemble des données, et représente une modélisation-objet des projets.

Toutes les plates-formes ne sont pas capables d’accueillir une telle innovation. Active 3D (groupe Archimen), elle, le permet. « Nous ouvrons la plate-forme de gestion de projet à l’exploitation d’un bâtiment, avec tous ses constituants, explique Benoît Vervandier, directeur général du groupe Archimen. Car, à partir des échanges IFC standards et par un simple export, nous pouvons créer en automatique toute la base de données des constituants d’un bâtiment. Autant d’informations que le maître d’ouvrage n’a plus à saisir. » Pour autant, Bernard Ferriès sait bien que l’appropriation de ces outils prendra du temps. Une « espèce de révolution », selon lui, que les architectes, à la demande des maîtres d’ouvrage, sont les plus à même de mener.

« Les IFC et la maquette numérique se heurtent aux mêmes obstacles que ceux rencontrés par la dématérialisation des marchés ou les plates-formes collaboratives actuelles : dépasser la phase d’amorçage. Lorsque les acteurs de la construction les auront utilisées une première fois, ils auront du mal à travailler sans elles. » Bernard Ferriès, coordonnateur technique de Mediaconstruct

Xavier Lavoisier, directeur technique au Conseil régional de Bourgogne« Nous demandons à la maîtrise d’œuvre une maquette numérique, en plus de son rendu classique »

« Nous avons commencé à travailler avec les normes IFC en 2004, pour réaliser notre relevé de patrimoine. Notre objectif était alors de résoudre nos problèmes de mise à jour. Puis, nous avons proposé aux responsables du projet eXpert d’utiliser les IFC dès le lancement d’un projet ‘‘ pilote ’’, à savoir la construction d’un internat (2,8 millions d’euros de travaux). Dès le concours de maîtrise d’œuvre, nous avons mentionné l’obligation, pour les cotraitants, de détenir un logiciel IFC. Résultat : sur les 40 candidats, un tiers a été éliminé. Ensuite, nous en avons choisi trois. Nous leur demandons une maquette numérique en plus de leur rendu classique. Dans la pratique, ils vont établir leur projet sur un logiciel compatible IFC qui générera une maquette numérique volumétrique.

Avec Archimen, notre assistant à maîtrise d’ouvrage, nous vérifierons que les normes IFC ont été utilisées à chaque étape de la maîtrise d’œuvre (avant-projet sommaire, avant-projet définitif…) pour améliorer au maximum les cahiers des charges. »

Cet article fait parti du dossier

E-construction

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