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Les maîtres d'ouvrage expérimentent la gestion de projets en ligne

DOMINIQUE LE ROUX, PASCAL SELLIER |  le 24/11/2000  |  CommunicationEntreprisesCommande publiqueNumériqueMaîtrise d'ouvrage

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90 % des maîtres d'ouvrage disposent ou vont se doter d'un accès Internet . Principales utilisations : la recherche d'informations techniques ou juridiques et l'échange de documents par mail. Plusieurs maîtres d'ouvrage expérimentent des systèmes de gestion de projets en ligne.

Rares sont aujourd'hui les maîtres d'ouvrage qui ne disposent pas d'une connexion Internet. En effet, 77 % d'entre eux en sont dotés et l'utilisent : 85 % se connectent au moins une fois par semaine pour s'informer ou communiquer. Trois types d'utilisations professionnelles ressortent nettement.

La première utilisation du Net concerne la recherche d'informations techniques et réglementaires : lois ou décrets, sur les marchés publics notamment ; règlements d'urbanisme ; normes ; DTU ; produits ; spécifications techniques... Autant dire toute l'information nécessaire à leur métier. « J'ai suivi l'évolution de la loi SRU sur Internet », explique Annick Renaud, chargée de mission documentation à l'Opac 76 (Seine-Maritime). « Internet nous est utile pour chercher des valeurs immobilières, complète Franck Darse, directeur promotion de 3F. Nous accédons par ce biais à des informations qui émanent de la chambre des notaires. Nous allons sur les sites des communes. C'est de la veille informative. » Cette source d'informations peut ensuite se décupler dans l'entreprise par le biais d' un intranet. Facile d'accès, l'information circule rapidement.

Pour Patrick Poissonnier, secrétaire général de la Société immobilière de Picardie, SA d'HLM qui gère plus de 9 000 logements dans la Somme, « le Net est d'abord un outil d'information. L'un des meilleurs exemples est la mise en route, sous l'égide de l'Union nationale, d'un forum d'informations. Chacun peut exposer les difficultés d'ordre juridique, législatif, technique ou relationnel qu'il rencontre. Ceux qui ont été confrontés à un problème similaire donnent leurs solutions. C'est pratique, rapide et efficace ».

Le mail, un outil indispensable

Autre canal de diffusion de l'information : le mail. « C'est un substitut au fax », résume Marie-Claire des Lauriers, directrice programme et marketing d'Eiffage immobilier. « Je monte beaucoup de rendez-vous ainsi, ajoute Marc Bernard, directeur foncier de la même entreprise. De plus en plus, les documents que nous échangeons avec nos partenaires transitent par ce biais. »

A la division Equipement et ingénierie du Port autonome de Paris, la diffusion de documents par mail est devenue banale. « C'est un énorme gain de temps, car la personne qui reçoit le mail peut directement travailler dessus, » constate Hugues de Kergorlay, chef du bureau.

De l'avis des utilisateurs, la messagerie électronique raccourcit les circuits de transmission de documents. Notes, rapports, comptes rendus, plans... tout transite en fichier attaché. Encore faut-il avoir le matériel qui permet de les lire. « Nous avons équipé deux responsables de programme d'un logiciel de dessin adapté pour pouvoir éditer les plans », explique Jean Chabert, directeur général adjoint de Pierre & Vacances Promotion Immobilière. « Mais nous ne pouvons pas être dotés de tous les types de modèles utilisés par les maîtres d'oeuvre ». Le degré d'équipement reste l'un des principaux obstacles à la diffusion des plans par mail.

Mais, à terme, le principal intérêt d'Internet pour le BTP est la gestion de projets en ligne. « La généralisation de la gestion de projets se fera sous l'impulsion des maîtres d'ouvrages et des maîtres d'oeuvre, est convaincu Bernard Ferriès, gérant de la société de conseil Laurenti, spécialiste des nouvelles technologies de l'information et de la communication pour les métiers de la construction. Cela correspond à une attente. Jusqu'à présent, les solutions proposées ne concernent que des gros chantiers. Internet va révolutionner les habitudes en démocratisant ces outils. Les sites ciblent désormais les petites entreprises et celles-ci ne sont plus obligées de recourir à du matériel spécifique.

De plus, les bureaux d'études et les architectes qui sont passés au courrier électronique en voient immédiatement les avantages : le partage des documents est facilité, leur traçabilité garantie, et les plans sont cohérents. » Les trois principaux opérateurs de gestion de projets (Coteba, Derbi et Prosys) sont manifestement d'accord avec cette analyse. Tous se sont positionnés sur le Net. « Internet permet une universalité des échanges et une baisse des coûts d'installa- tion et d'exploitation de notre système », explique Jean-Luc Dumesnil, responsable du développement com- mercial de Prosys. Demain, la gestion de projets en ligne devrait concerner un plus grand nombre de chantiers (10 millions de francs et plus).

Et les appels d'offres ?

Une autre application devrait intéresser les maîtres d'ouvrage : effectuer les appels d'offres par Internet. Pour les marchés publics, le verrou juridique de l'écrit est, à l'heure actuelle, incontournable. « Les maîtres d'ouvrage ne font que de l'information sur les marchés publics, mais pas de gestion en ligne de leurs marchés, assure Alain Risson, président de l'Adep (Association de développement des e-procédures). L'écrit s'impose, et nous attendons le décret sur la signature électronique. »

Côté marchés privés, bon nombre de maîtres d'ouvrage y songent. Tous attendent. Comme le résume Patrick Poissonnier, « la confidentialité, la sécurité, l'accès égal pour tous ne sont pas encore garantis. Mais ce n'est là aussi, qu'une question de temps ».

RESULTATS DU SONDAGE

82% des maîtres d'ouvrage privés ont une connexion Internet

71% des maîtres d'ouvrage publics en sont également dotés

66% des maîtres d'ouvrage ont créé leur site Web

85% des maîtres d'ouvrage se connectent au moins une fois par semaine

52% des maîtres d'ouvrage communiquent par e-mail

85% des maîtres d'ouvrage souhaitent développer l'échange des données par Internet

98% des maîtres d'ouvrage estiment qu'Internet est un outil de recherche d'informations

63% des maîtres d'ouvrage souhaitent obtenir les normes et les DTU sur Internet

80% des maîtres d'ouvrage attendent une information juridique sur la Toile

Cofidis Gestion de projets sur Internet JACQUES BERBINEAU Chef du projet Cofidis

Pour la construction de son nouveau siège social à Villeneuve-d'Asq (dont la première tranche représente 17 000 m2 pour 172 millions de francs de travaux), le professionnel du prêt à la consommation a opté pour le système Prosys de gestion de projets. Le chantier démarre en décembre pour une livraison prévue fin 2002. « Sur une telle opération, la fluidité des échanges dans les phases études et réalisation nous est apparue essentielle, explique Jacques Berbineau, chef du projet. Nous avons effectué un appel d'offres auprès des trois principaux opérateurs de gestion de projets, et avons choisi Prosys qui héberge sur un serveur l'ensemble des données. » Plans, comptes rendus, avant-projets, appels d'offres, tous les documents transitent par le système d'échange de données informatisées (Sedi). « Le système fait partie intégrante de notre cahier des charges. Chaque intervenant doit s'y plier. Il est alors doté d'un mot de passe. La liaison entre l'abonné et le système Prosys s'effectue soit par Internet soit par le logiciel Lotus notes. Pour les entreprises, l'un des prérequis était d'être équipées d'Autocad pour pouvoir lire les plans. C'est vital, car le système exige une grande rigueur dans l'approbation des plans et, plus globalement, la validation des documents émis dans le système. Chacun connaît la liste de ses tâches et les délais qui lui sont impartis. » Depuis six mois, le bureau d'études de conception utilise le Sedi et « essuie les plâtres ». « Nous avons déjà pu faire remonter quelques problèmes comme le mode d'emploi d'approbation d'un plan, la remise d'un avis en temps et en heure... Cela prouve que la formation des utilisateurs du système est primordiale. » Pour l'heure, le bilan en phase étude est positif. « L'objectif n'est pas de supprimer le papier, mais d'en alléger le volume pour concentrer l'historique du projet et maîtriser son cheminement. De ce point de vue, le Sedi permet une souplesse d'archivage, un gain de temps dans la transmission des documents et surtout une traçabilité des échanges, point essentiel. Le talon d'Achille, qui est plus le fait des acteurs que du système lui-même, reste la validation et l'approbation des documents. "

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Opac de Seine-Maritime Un extranet pour les marchés à bons de commande ERIC GIMER Directeur financier et informatique de l'Opac de Seine-Maritime

165 communes, 470 groupes d'immeubles, 80 correspondants locaux chargés de l'état des lieux, des attributions de logement et des travaux d'entretien des immeubles... Dès 1998, l'Opac 76 a mis en place un extranet pour gérer au mieux les marchés à bons de commande émis par ses correspondants. Intitulé EntraNet, pour Entretien travaux sur le net, le système a fonctionné sur 134 marchés. 54 entreprises, des PME et des artisans, sont connectées à l'Opac. Un micro-ordinateur équipé d'un modem suffit. « Au départ, elles n'étaient pas équipées, souligne Eric Gimer, directeur financier et informatique de l'Opac. Nous avons mis en place avec la Capeb un cursus de formation et un système de prêt du matériel pendant six mois pour ne pas leur forcer la main. Sur nos 70 fournisseurs, 54 sont équipés. Les 16 autres vont y venir, car nous l'imposons dorénavant dans notre cahier des charges. » De quoi s'agit-il ? Eric Gimer détaille le système : « Entranet permet de dématérialiser les bons de commande émis par nos correspondants locaux. Ils sont routés sur le service de l'entreprise, qui est doté d'un code d'accès à l'extranet. Celle-ci accuse réception du bon. Si elle accepte la commande, elle s'engage sur un délai de réalisation. Notre système gère ensuite automatiquement les pénalités de retard. Lorsque les travaux sont achevés, l'entreprise émet un bon de travaux réalisés, validé par nous. La facturation est alors automatique. Nous regroupons les factures par entreprises qui sont payées par quinzaine, ce qui est pour elles appréciable. De notre côté, cela nous permet d'avoir une traçabilité sur la totalité de nos bons de commande et de suivre le parcours de chaque bon. Pour nos correspondants, leurs tâches ont été recentrées sur des missions techniques qualitatives de terrain et moins administratives. » Depuis, l'Opac 76 a fait des émules (dans le Pas-de-Calais notamment).

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Compagnie métropolitaine de l'habitat De la veille informative MARIANNE DAIGNAN Webmaster de CMH

La Compagnie métropolitaine de l'habitat (CMH) de Lille regroupe deux SA d'HLM, deux coopératives d'HLM, une société locative privée et un organisme collecteur-prêteur du 1 % logement. L'ensemble représente 700 salariés éclatés dans différents sites. Internet est devenu un outil de communication incontournable au sein du groupe.

Marianne Daignan, webmaster, a en charge l'animation du site (kiosque-habitat.net) et de l'intranet de l'entreprise. « Je fais de la veille informative sur Internet. Avec la documentaliste, je recherche toutes les informations concernant notre activité et les transmets ensuite sur l'intranet ou par messagerie, outil très utilisé au sein du groupe. » « C'est pratique », confirme Catherine Cauffiez, directrice de la maîtrise d'ouvrage de Logicil, l'une des deux SA HLM de CMH. Internet nous permet de suivre en direct des réformes qui nous touchent. « En ce moment, nous sommes vigilants sur la loi SRU et les contrats de ville en cours, confie-t-elle. Marianne Daignan nous adresse des messages pour nous dire où trouver l'information. C'est un service très précieux. »

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Mairie d'Issy-les-Moulineaux Un site des marchés publics OLIVIER HAUMANT Responsable du service Passation des marchés publics d'Issy-les-Moulineaux

Depuis le début de l'année, la ville d'Issy-les-Moulineaux dispose d'un site des marchés publics (www.issy.com) sur lequel la municipalité publie en ligne les avis de publicité et les décisions d'attribution de ses marchés de travaux, de services, de fournitures et de maîtrise d'oeuvre. « Notre site n'évite pas l'écrit. Nos avis de publicité sont mis en ligne après publication au BOAMP, au "Moniteur" ou au JOCE, explique Olivier Haumant, responsable du service Passation des marchés publics de la commune. Nous publions pour ces mêmes marchés les décisions d'attribution. Nous mentionnons le nom de l'entreprise, son adresse et le montant TTC du marché. Cela permet une information plus rapide des entreprises et une plus grande transparence. » Depuis juillet 2000, le site d'Issy offre un nouveau service : l'envoi par Internet du dossier de consultation des entreprises (formulaires DC 4, 5 et 6, et le cahier des charges ). « Il n'est mis en place que pour les marchés de services et de fournitures. Nous ne le faisons pas pour les marchés de travaux, dont certains documents sont de trop grand format et liés à des logiciels spécifiques (plans notamment). Les entreprises ne sont pas toutes équipées. Cela induirait de fait un système inégalitaire : les entreprises qui se déplacent pour retirer les dossiers de consultation et celles qui se les procurent par Internet. » Prochaine étape : la remise des offres directement sur Internet. « Aujourd'hui, le formalisme des commissions d'appels d'offres et la règle du pli cacheté nous l'interdisent. Dès que le code des marchés publics nous le permettra, nous sauterons le pas. »

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