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Les données fournisseurs au service de l’obligation de vigilance des donneurs d’ordre
Un référentiel fournisseur unique - © © Phovoir

Les données fournisseurs au service de l’obligation de vigilance des donneurs d’ordre

Nohmana Khalid |  le 14/06/2016  |  Droit socialRéglementationMarchés privés

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Donneurs d’ordre publics comme privés doivent s’assurer de la conformité réglementaire de leurs fournisseurs. L’occasion de mettre en place un référentiel fournisseur unique, conseille le récent livre blanc d’Alain Alleaume, expert de la fonction achat.

« Profitez d’une contrainte réglementaire pour mettre à jour votre panel fournisseur », tel est le message d’Emmanuel Poidevin, fondateur d’e-Attestations, société éditrice de logiciels pour piloter la conformité règlementaire des fournisseurs. La jeune entreprise vient de publier un livre blanc dédié aux donneurs d’ordre afin qu’ils profitent de l’obligation de vigilance leur incombant pour se doter d’un référentiel fournisseur unique. Rappelons que les entreprises privées et les acheteurs publics doivent s’assurer que leurs prestataires exécutant un contrat d'un montant minimum de 5 000 euros HT respectent la législation du travail (art. L. 8222-1 et suivants du Code du travail). Lors de la conclusion du contrat puis tous les six mois, ils sont tenus de vérifier l’immatriculation du sous-traitant et du cocontractant, la déclaration et le paiement des cotisations sociales, l’autorisation de travail des salariés étrangers - au risque sinon d’en être financièrement solidaires.

Un portefeuille fournisseurs nébuleux

A cet effet, il est nécessaire pour les donneurs d’ordre de disposer de la liste complète de leurs fournisseurs. Or, « aujourd’hui très peu d’entreprises ont de la visibilité sur leur portefeuille fournisseurs au regard de l’hétérogénéité de leurs systèmes d’informations, constate Allain Alleaume fondateur du cabinet Altaris et auteur du livre blanc. Pourtant, les grands du BTP tels que Vinci ou Bouygues Construction ont, par ailleurs, bien compris la nécessité de connaître leurs dépenses annuelles consolidées avec leurs principaux fournisseurs – dans le cadre notamment des calculs de remises de fin d'années - via des outils d’analyses de dépenses ».

Une base unique standardisée et accessible

Le livre blanc d’e-Attestations et Altaris propose la mise en place d’un processus de gestion de la relation fournisseurs en plusieurs étapes. Il convient tout d’abord de regrouper l’ensemble des bases de données fournisseurs dans une base unique après nettoyage et dédoublonnage en recourant à une clé unique d’identification des fournisseurs (le Siren en France, la TVA intracommunautaire en Europe ou alors le numéro « Duns » au niveau international). Objectif : avoir une base unique de fournisseurs standardisée et accessible à tous des collaborateurs concernés du donneur d’ordre afin qu’ils disposent de toutes les informations utiles à leur activité. « Il s’agit, par exemple, pour le chef de chantier de pouvoir vérifier que le sous-traitant est en conformité avec la législation du travail, qu’il a bien payé ses cotisations à l’Urssaf », explique Alain Alleaume, également enseignant en matière de gestion des risques fournisseurs.

« Aujourd’hui, la plupart des plateformes de mutualisation et de contrôle automatique des pièces des fournisseurs proposent seulement un contrôle minimal, car uniquement axé sur la conformité réglementaire des fournisseurs ». L’expert de la fonction achat préconise d’enrichir ces référentiels fournisseurs, d’informations sectorielles non réglementaires telles que les certifications qualité (Qualibat pour le BTP par exemple), les attestations d’assurance, les habilitations des salariés des sous-traitants intervenant sur des sites sécurisés, etc. La SNCF a déjà sauté le pas. Elle demande à ses fournisseurs, par exemple, de déposer et de mettre à jour dans un espace unique dédié sur e-Attestations les pièces exigées tout au long de la vie d’un contrat (qualification, réponse à une consultation, signature, exécution et paiement). Le livre blanc propose d’aller encore plus loin : alimenter la base fournisseurs de données financières et liées à la responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

La gouvernance indispensable au référentiel

Autre élément indispensable au fonctionnement du référentiel fournisseurs : la gouvernance des données. « L’acheteur doit s’assurer régulièrement que les fiches fournisseurs sont à jour et gérer leur qualité en analysant leur utilité et leur source notamment. Dernière étape préconisée aux donneurs d’ordre : se doter d’un portail de gestion de la relation fournisseurs où le partenaire ira lui-même déposer des informations sur son compte dédié. La mise en ligne sur ce portail du diagramme en étoile, dit de Kiviat, évaluant la performance des fournisseurs (qualité, respect des délais, compétitivité, solidité financière, capacité d’innovation, engagement RSE) « pourrait inciter ces derniers à corriger certaines de leurs pratiques et se perfectionner », signale Alain Alleaume.

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