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Les conseils pour recouvrer rapidement ses impayés

MARIANNE VERMERSCH |  le 26/01/2001  |  EntreprisesRéglementationLot-et-GaronneMaine-et-LoireParis

Défaillances, désaccords sur des prestations réalisées et non acceptées, retenues de 5 % du montant des travaux, litiges sur le compte prorata... les impayés sont de nature très diverse dans le BTP. Il s'agit souvent de petites sommes mais qui, mises bout à bout, représentent entre 0,5 et 1 % du chiffre d'affaires des entreprises. La prévention, la relance et l'action ciblée en justice sont les trois moyens dont les entreprises disposent pour récupérer rapidement la totalité de leurs impayés.

PROCEDURE DE RELANCE EFFICACE

Plus qu'un passage obligé destiné à faire la preuve de sa bonne volonté devant le juge en cas de problèmes ultérieurs, le recouvrement amiable reste le meilleur moyen de solder rapidement ses impayés. A condition d'agir vite.

«Nous expédions auprès de notre clientèle privée notre demande de régularisation, par courrier, le jour même de l'échéance, par le biais d'une procédure informatisée. Et nous obtenons gain de cause dans la moitié des cas », indique Philippe Teinturier, comptable de l'entreprise d'électricité AEB (70 personnes). Face à de grands comptes, l'astuce consiste à aménager ses lettres de relance. «Notre comptable chargé de la relance et du recouvrement édite tous les 25 du mois des relevés qui reprennent l'ensemble des factures - réglées ou non - jusqu'à la fin du mois précédent. Ces "relances-relevés" systématiques nous servent à maintenir une certaine pression », souligne Bruno Vinçon, le dirigeant de l'entreprise de génie climatique francilienne Dicop (42 personnes).

Le coup de fil agit comme un déclic

La relance téléphonique a l'avantage d'obliger à tomber le masque. « Lorsque je me fais répondre que le comptable n'a rien reçu, je passe de service en service pour savoir qui a bloqué la facture, et j'insiste jusqu'à obtenir cette personne », souligne Claude Payet, P-DG de l'entreprise de génie climatique parisienne Payet Climax (33 personnes).

Sachant que bien souvent l'impayé relève d'un simple retard dû à de la négligence : « Neuf fois sur dix, le simple relevé et le rappel oral suffisent à obtenir le règlement. Nous appelons huit jours après les petites entreprises, qui ont tendance à laisser s'entasser les factures », remarque Yves Hantz, P-DG de l'entreprise d'électricité Sater (110 salariés).

« Mieux vaut éviter de multiplier les courriers de relance qui contribueront à décrédibiliser l'entreprise, souligne Sophie Henry, juriste à la délégation générale chargée des études de la chambre de commerce et d'industrie de Paris. Il suffit à l'entreprise d'agir en deux temps : par la relance informelle suivie de la mise en demeure. »

Inutile de multiplier les coups de semonce

Philippe Teinturier, comptable d'AEB le confirme : « Les lettres de rappel à répétition s'apparentent à des coups d'épée dans l'eau ».

La mise en demeure doit mentionner les sommes à payer, le délai de paiement, et préciser que les intérêts de retard commencent à courir. « Celle-ci peut être effectuée par simple lettre ou par lettre recommandée avec accusé de réception ou prendre la forme d'une sommation par acte d'huissier », expose Sophie Henry.

N'obéissant à aucune forme particulière, tous les subterfuges sont permis. « Nos mises en demeure sont envoyées sous forme de pli, en lettre majuscule de couleur bleue imitant les courriers des huissiers », pointe Jean-François Petit, P-DG de l'entreprise Toitures Petit et Fils, qui se sert de ce moyen pour déplaire après deux relances rapprochées (de dix jours chacune).

L'ACTION EN PAIEMENT : DEFINIR UNE LIGNE DE CONDUITE

Une fois les relances restées sans effet, la solution la plus judicieuse peut consister à botter en touche. « Je préfère lâcher une remise supplémentaire de 5 à 10 % et accorder un délai de paiement raisonnable sur un motif valable que de laisser traîner », note Yves Hantz (Sater). Outre les relations commerciales, c'est le montant de la créance qui détermine la solution à privilégier : « Pour des impayés inférieurs à 2 000 francs (environs 300 euros), nous réglons le problème nous-mêmes. Sinon, nous partons de suite en recouvrement », indique Jean-François Petit (Toitures Petit et Fils).

Au cours de cette phase précontentieuse, les entreprises peuvent s'adresser à un huissier ou à des sociétés de recouvrement (agissant sous contrat). Mais, en général, ce système, jugé « opaque » par les utilisateurs, ne permet de recouvrer qu'une partie des sommes dues. « Nous récupérons en général la moitié de notre créance par le biais d'un huissier dans un délai variable qui peut prendre plusieurs mois, parfois un an », prévient Jean-François Petit qui a renoncé à faire appel à des agences de recouvrement dont il juge le comportement « critiquable » et les résultats « peu probants ».

« Ce type d'organisme a un effet persuasif, mais cela ne fonctionne qu'auprès des particuliers intimidables », estime aussi Patrick Debarle, patron de l'entreprise de plomberie éponyme (47 personnes), après avoir eu maille à partir avec une quinzaine d'entre elles.

Pour des montants plus substantiels, il est préférable de contacter un avocat qui définira, en fonction du dossier, la conduite à adopter. « Dans la moitié des cas, l'intervention de l'avocat se traduit rapidement par un accord et un protocole de paiement négocié avec les particuliers ou les entreprises débitrices », remarque Jean-François Petit.

En cas d'échec de ces tentatives, le créancier peut se tourner vers le juge. «Il existe deux procédures qui permettent d'obtenir une décision rapide et s'avèrent peu onéreuses : l'injonction de payer et le référé provision », avance Sophie Henry.

Dans ces deux cas, l'intervention de l'avocat n'est pas obligatoire. Ces deux instruments judiciaires offrent un énorme avantage : ils permettent d'obtenir dans des délais records 100 % de la créance, « en coupant court à la recherche d'une solution négociée qui, bien souvent, s'effectue au détriment des entreprises du BTP », comme le pointe Jean-Paul Théodore, gérant d'une entreprise de maçonnerie de 40 personnes.

L'injonction de payer est une procédure légère qui consiste à rédiger une requête (sur formulaire ad hoc) en vue d'obtenir une ordonnance du juge compétent. Moyennant des frais modiques - environ 23 euros (150 francs) de frais de greffe auxquels s'ajoutent les frais de signification par huissier -, cette procédure révèle toute son efficacité en l'absence de contredit - ce qui retarde l'issue du litige.

Le référé provision est conseillé lorsqu'une contestation est à craindre, car c'est une procédure contradictoire qui se déroule en présence des deux parties. Le juge des référés doit être saisi par voie d'assignation - frais : environ 40 euros (250 francs), plus les frais d'huissier. « Une fois l'assignation délivrée dans un délai d'un mois, l'ordonnance peut être rendue le jour même », indique la juriste.

L'important est de se présenter avec un dossier solide. « La production de pièces justificatives est essentielle car c'est au regard de ces éléments que le juge appréciera le bien-fondé d'une requête en injonction de payer », indique Sophie Henry. Le constat vaut aussi pour l'assignation dans le cadre d'un référé provision, qui exige la production d'un dossier complet « à défaut duquel le créancier aura peu de chances d'obtenir la condamnation de son débiteur », conclut la juriste.

LA PREVENTION : LA SOLUTION A PRIVILEGIER

Pour éviter d'être mises au pied du mur, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à mettre en place les moyens de se prémunir en amont.

Faire une préenquête sur la situation

financière du client

Sans identification du débiteur, il ne peut y avoir recouvrement. Dans le cas d'un particulier, il faut connaître son état civil, son adresse, sa situation professionnelle et, si possible, ses numéros de compte. Pour ce qui concerne les sociétés, les moyens d'information sont nombreux : Institut national de la protection industrielle (Inpi), Union pour le recouvrement des cotisations de sécurité sociale et des allocations familiales (Urssaf), etc. La solution la plus simple consiste à prendre des renseignements auprès du greffe du tribunal de commerce (extrait Kbis ou, à défaut, statuts et comptes annuels) par courrier, Minitel ou sur le site Internet www.infogreffe.fr. D'autres sites (par exemple, www.societe.com) distribuent de l'information en ligne sur les entreprises, à partir des données issues des organismes publics, complétés par des informations obtenues auprès d'agences d'enquêtes spécialisées.

Accélérer et verrouiller le circuit

de la facturation

Disposer d'arguments solides dans la phase de recouvrement amiable ou contentieuse suppose d'avoir mis en oeuvre une démarche rigoureuse en interne. « Nous vérifions que tous les éléments à facturer sont contractuellement acceptés par nos clients. Cela aboutit à accélérer la procédure de signature des avenants pour facturer au plus vite », indique Didier Sourzat, le comptable de la menuiserie Garrigues à Agen (160 personnes). « Tous nos conducteurs de travaux ainsi que nos chargés d'affaires ont été sensibilisés à l'aspect juridique du chantier et à sa règle numéro un : tout écrire », poursuit Didier Sourzat.

« Marquer les chantiers » est aussi le plus sûr moyen de se constituer un dossier en béton, selon Philippe Rampa, le directeur administratif et financier de l'entreprise de TP ardéchoise Rampa (115 personnes) : « Nous enjoignons les conducteurs à tout notifier : les travaux supplémentaires, les éléments modificatifs au contrat (exemple : report en raison des intempéries) et les problèmes techniques rencontrés dans la réalisation. Car les réponses de nos interlocuteurs les engagent. »

Céder ses créances

Pour se prémunir contre le risque, le moyen le plus radical est de céder ses factures à un établissement financier (une société d'assurance crédit ou une société d'affacturage). Une étude de marché auprès des organismes concernés permettra de s'orienter vers l'établissement offrant les meilleurs conditions. Celles-ci sont fonction de la structure de l'entreprise et de son portefeuille clients.

Pour les entreprises du BTP, l'assurance crédit est plus accessible. « Nous acceptons les situations de travaux avec parcimonie », reconnaît ainsi Valéry Girault, responsable région d'Etoile Crédit (Affacturage)

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