En direct

Les conseils pour recouvrer rapidement ses impayés

MARIANNE VERMERSCH |  le 26/01/2001  |  EntreprisesRéglementationLot-et-GaronneMaine-et-LoireParis

Défaillances, désaccords sur des prestations réalisées et non acceptées, retenues de 5 % du montant des travaux, litiges sur le compte prorata... les impayés sont de nature très diverse dans le BTP. Il s'agit souvent de petites sommes mais qui, mises bout à bout, représentent entre 0,5 et 1 % du chiffre d'affaires des entreprises. La prévention, la relance et l'action ciblée en justice sont les trois moyens dont les entreprises disposent pour récupérer rapidement la totalité de leurs impayés.

PROCEDURE DE RELANCE EFFICACE

Plus qu'un passage obligé destiné à faire la preuve de sa bonne volonté devant le juge en cas de problèmes ultérieurs, le recouvrement amiable reste le meilleur moyen de solder rapidement ses impayés. A condition d'agir vite.

«Nous expédions auprès de notre clientèle privée notre demande de régularisation, par courrier, le jour même de l'échéance, par le biais d'une procédure informatisée. Et nous obtenons gain de cause dans la moitié des cas », indique Philippe Teinturier, comptable de l'entreprise d'électricité AEB (70 personnes). Face à de grands comptes, l'astuce consiste à aménager ses lettres de relance. «Notre comptable chargé de la relance et du recouvrement édite tous les 25 du mois des relevés qui reprennent l'ensemble des factures - réglées ou non - jusqu'à la fin du mois précédent. Ces "relances-relevés" systématiques nous servent à maintenir une certaine pression », souligne Bruno Vinçon, le dirigeant de l'entreprise de génie climatique francilienne Dicop (42 personnes).

Le coup de fil agit comme un déclic

La relance téléphonique a l'avantage d'obliger à tomber le masque. « Lorsque je me fais répondre que le comptable n'a rien reçu, je passe de service en service pour savoir qui a bloqué la facture, et j'insiste jusqu'à obtenir cette personne », souligne Claude Payet, P-DG de l'entreprise de génie climatique parisienne Payet Climax (33 personnes).

Sachant que bien souvent l'impayé relève d'un simple retard dû à de la négligence : « Neuf fois sur dix, le simple relevé et le rappel oral suffisent à obtenir le règlement. Nous appelons huit jours après les petites entreprises, qui ont tendance à laisser s'entasser les factures », remarque Yves Hantz, P-DG de l'entreprise d'électricité Sater (110 salariés).

« Mieux vaut éviter de multiplier les courriers de relance qui contribueront à décrédibiliser l'entreprise, souligne Sophie Henry, juriste à la délégation générale chargée des études de la chambre de commerce et d'industrie de Paris. Il suffit à l'entreprise d'agir en deux temps : par la relance informelle suivie de la mise en demeure. »

Inutile de multiplier les coups de semonce

Philippe Teinturier, comptable d'AEB le confirme : « Les lettres de rappel à répétition s'apparentent à des coups d'épée dans l'eau ».

La mise en demeure doit mentionner les sommes à payer, le délai de paiement, et préciser que les intérêts de retard commencent à courir. « Celle-ci peut être effectuée par simple lettre ou par lettre recommandée avec accusé de réception ou prendre la forme d'une sommation par acte d'huissier », expose Sophie Henry.

N'obéissant à aucune forme particulière, tous les subterfuges sont permis. « Nos mises en demeure sont envoyées sous forme de pli, en lettre majuscule de couleur bleue imitant les courriers des huissiers », pointe Jean-François Petit, P-DG de l'entreprise Toitures Petit et Fils, qui se sert de ce moyen pour déplaire après deux relances rapprochées (de dix jours chacune).

L'ACTION EN PAIEMENT : DEFINIR UNE LIGNE DE CONDUITE

Une fois les relances restées sans effet, la solution la plus judicieuse peut consister à botter en touche. « Je préfère lâcher une remise supplémentaire de 5 à 10 % et accorder un délai de paiement raisonnable sur un motif valable que de laisser traîner », note Yves Hantz (Sater). Outre les relations commerciales, c'est le montant de la créance qui détermine la solution à privilégier : « Pour des impayés inférieurs à 2 000 francs (environs 300 euros), nous réglons le problème nous-mêmes. Sinon, nous partons de suite en recouvrement », indique Jean-François Petit (Toitures Petit et Fils).

Au cours de cette phase précontentieuse, les entreprises peuvent s'adresser à un huissier ou à des sociétés de recouvrement (agissant sous contrat). Mais, en général, ce système, jugé « opaque » par les utilisateurs, ne permet de recouvrer qu'une partie des sommes dues. « Nous récupérons en général la moitié de notre créance par le biais d'un huissier dans un délai variable qui peut prendre plusieurs mois, parfois un an », prévient Jean-François Petit qui a renoncé à faire appel à des agences de recouvrement dont il juge le comportement « critiquable » et les résultats « peu probants ».

« Ce type d'organisme a un effet persuasif, mais cela ne fonctionne qu'auprès des particuliers intimidables », estime aussi Patrick Debarle, patron de l'entreprise de plomberie éponyme (47 personnes), après avoir eu maille à partir avec une quinzaine d'entre elles.

Pour des montants plus substantiels, il est préférable de contacter un avocat qui définira, en fonction du dossier, la conduite à adopter. « Dans la moitié des cas, l'intervention de l'avocat se traduit rapidement par un accord et un protocole de paiement négocié avec les particuliers ou les entreprises débitrices », remarque Jean-François Petit.

En cas d'échec de ces tentatives, le créancier peut se tourner vers le juge. «Il existe deux procédures qui permettent d'obtenir une décision rapide et s'avèrent peu onéreuses : l'injonction de payer et le référé provision », avance Sophie Henry.

Dans ces deux cas, l'intervention de l'avocat n'est pas obligatoire. Ces deux instruments judiciaires offrent un énorme avantage : ils permettent d'obtenir dans des délais records 100 % de la créance, « en coupant court à la recherche d'une solution négociée qui, bien souvent, s'effectue au détriment des entreprises du BTP », comme le pointe Jean-Paul Théodore, gérant d'une entreprise de maçonnerie de 40 personnes.

L'injonction de payer est une procédure légère qui consiste à rédiger une requête (sur formulaire ad hoc) en vue d'obtenir une ordonnance du juge compétent. Moyennant des frais modiques - environ 23 euros (150 francs) de frais de greffe auxquels s'ajoutent les frais de signification par huissier -, cette procédure révèle toute son efficacité en l'absence de contredit - ce qui retarde l'issue du litige.

Le référé provision est conseillé lorsqu'une contestation est à craindre, car c'est une procédure contradictoire qui se déroule en présence des deux parties. Le juge des référés doit être saisi par voie d'assignation - frais : environ 40 euros (250 francs), plus les frais d'huissier. « Une fois l'assignation délivrée dans un délai d'un mois, l'ordonnance peut être rendue le jour même », indique la juriste.

L'important est de se présenter avec un dossier solide. « La production de pièces justificatives est essentielle car c'est au regard de ces éléments que le juge appréciera le bien-fondé d'une requête en injonction de payer », indique Sophie Henry. Le constat vaut aussi pour l'assignation dans le cadre d'un référé provision, qui exige la production d'un dossier complet « à défaut duquel le créancier aura peu de chances d'obtenir la condamnation de son débiteur », conclut la juriste.

LA PREVENTION : LA SOLUTION A PRIVILEGIER

Pour éviter d'être mises au pied du mur, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à mettre en place les moyens de se prémunir en amont.

Faire une préenquête sur la situation

financière du client

Sans identification du débiteur, il ne peut y avoir recouvrement. Dans le cas d'un particulier, il faut connaître son état civil, son adresse, sa situation professionnelle et, si possible, ses numéros de compte. Pour ce qui concerne les sociétés, les moyens d'information sont nombreux : Institut national de la protection industrielle (Inpi), Union pour le recouvrement des cotisations de sécurité sociale et des allocations familiales (Urssaf), etc. La solution la plus simple consiste à prendre des renseignements auprès du greffe du tribunal de commerce (extrait Kbis ou, à défaut, statuts et comptes annuels) par courrier, Minitel ou sur le site Internet www.infogreffe.fr. D'autres sites (par exemple, www.societe.com) distribuent de l'information en ligne sur les entreprises, à partir des données issues des organismes publics, complétés par des informations obtenues auprès d'agences d'enquêtes spécialisées.

Accélérer et verrouiller le circuit

de la facturation

Disposer d'arguments solides dans la phase de recouvrement amiable ou contentieuse suppose d'avoir mis en oeuvre une démarche rigoureuse en interne. « Nous vérifions que tous les éléments à facturer sont contractuellement acceptés par nos clients. Cela aboutit à accélérer la procédure de signature des avenants pour facturer au plus vite », indique Didier Sourzat, le comptable de la menuiserie Garrigues à Agen (160 personnes). « Tous nos conducteurs de travaux ainsi que nos chargés d'affaires ont été sensibilisés à l'aspect juridique du chantier et à sa règle numéro un : tout écrire », poursuit Didier Sourzat.

« Marquer les chantiers » est aussi le plus sûr moyen de se constituer un dossier en béton, selon Philippe Rampa, le directeur administratif et financier de l'entreprise de TP ardéchoise Rampa (115 personnes) : « Nous enjoignons les conducteurs à tout notifier : les travaux supplémentaires, les éléments modificatifs au contrat (exemple : report en raison des intempéries) et les problèmes techniques rencontrés dans la réalisation. Car les réponses de nos interlocuteurs les engagent. »

Céder ses créances

Pour se prémunir contre le risque, le moyen le plus radical est de céder ses factures à un établissement financier (une société d'assurance crédit ou une société d'affacturage). Une étude de marché auprès des organismes concernés permettra de s'orienter vers l'établissement offrant les meilleurs conditions. Celles-ci sont fonction de la structure de l'entreprise et de son portefeuille clients.

Pour les entreprises du BTP, l'assurance crédit est plus accessible. « Nous acceptons les situations de travaux avec parcimonie », reconnaît ainsi Valéry Girault, responsable région d'Etoile Crédit (Affacturage)

La facturation sur place

Dans le cas des entreprises qui émettent beaucoup de factures de petits montants, la solution est, bien sûr, le paiement sur place. Initiée par la plomberie, cette solution applicable aux petits travaux d'entretien et aux réparations est en train de s'étendre. « Nos personnels, qui réalisent eux-mêmes les devis, pratiquent la facturation sur place depuis une dizaine d'années, comme environ les trois quarts des entreprises du secteur », indique Patrick Debarle, patron d'une entreprise de plomberie de 47 personnes et président fondateur de la Chambre syndicale de la couverture-plomberie et du génie climatique de la région parisienne. « La facturation sur place a supprimé les frais de relance et réduit quasiment à zéro les impayés qui, auparavant, représentaient 15 % de nos factures (6 800 par an) », poursuit le dirigeant.

Pour faire entrer dans les moeurs cette nouveauté, l'astuce consiste à proposer au client une petite remise à la clé. « Nous pratiquons le paiement sur place pour le ramonage, et nous y songeons pour les travaux d'entretien », confie Jean-François Petit, le dirigeant de l'entreprise de couverture Toitures Petit et Fils. La menuiserie Garrigues a aussi établi le paiement sur place des réparations depuis deux mois... pour cesser d'en découdre avec des clients rechignant au fond à mettre la main à leur portefeuille plusieurs années après une installation.

Réussir une procédure de recouvrement judiciaire EXPERT Patrick Beucher, avocat à Angers, membre d'Interjuris France

Pour être efficace, le recouvrement des créances doit être prévu et organisé. Il exige des précautions fondamentales, faute de quoi la procédure risque de déboucher sur une expertise et d'engager des dépenses dont le montant est supérieur aux sommes dues.

Une entreprise peut en effet très rapidement recouvrer ses créances en demandant une injonction de payer pour des petites sommes - inférieures à 750 euros (5 000 francs) - ou un référé provision pour des montants plus importants, à condition de disposer des pièces nécessaires et d'agir rapidement.

Pour engager une procédure avec des chances très sérieuses de succès, il est impératif de disposer des pièces suivantes :

un marché signé, un ordre de service avec des prix détaillés (au forfait ou non) et un planning contractuel ;

des devis pour les travaux supplémentaires signés et non une commande verbale, même lorsqu'il s'agit de travaux à exécuter pour le compte d'une autre entreprise ;

un décompte définitif précis, visé de l'architecte et, pour le moins, notifié à l'architecte ;

un procès-verbal (PV) de réception daté et signé par le maître d'ouvrage, avec ou sans réserves, et éventuellement un PV de levée de réserves avec un quitus ou même une lettre confirmant avoir exécuté ces travaux.

Il est d'usage de solliciter le PV de réception un mois après la prise de possession. En cas de difficulté, cette pièce peut être obtenue par voie de référé, le juge désignant un expert à cet effet dans un délai de quinze jours à un mois.

Si, à toutes les étapes, les documents n'ont pas été établis avec diligence, ils manqueront à la fin et rendront aléatoire le recouvrement. D'autant que le temps joue contre l'entrepreneur, incitant le client à confondre le paiement du solde avec des désordres de garantie décennale.

Le facteur temps se révèle être lui aussi primordial en cas de contestation par la partie adverse. Il faut ainsi savoir qu'il existe un délai légal de contestation du décompte définitif au-delà duquel l'entrepreneur ne pourra plus faire valoir ses droits.

« L'injonction de payer est bien adaptée au recouvrement des petites créances » Claude Payet a recours à l'injonction de payer depuis cinq ans.

Pour la dirigeante de l'entreprise de génie climatique Payet Climax, tout impayé émanant d'un particulier mérite un traitement exemplaire. « Il en va de la réputation de notre entreprise », souligne Claude Payet. « Lorsque je ne parviens pas à trouver d'arrangement avec mon débiteur ou si la lettre recommandée reste sans effet, je fais une injonction de payer au bout de quinze jours. Jusqu'à présent, cela a très bien marché. Sur environ cinq procédures, j'ai toujours été réglée sous environ un mois, moyennant des frais modiques : environ 300 francs (1). Je n'ai rencontré qu'une seule opposition effectuée dans le délai légal et au sujet de laquelle j'ai finalement obtenu gain de cause », analyse la dirigeante.

Récemment, Claude Payet a mis sa menace à exécution vis-à-vis d'un syndic de copropriété au sujet de l'installation d'un robinet de chauffage non réglé, soit une créance de... 218,3 euros (1 432 francs) ! Elle s'attend à obtenir rapidement réparation : « Cette procédure exigeant un engagement du débiteur, nous avons pris nos dispositions. Outre le chèque de 30 % d'acompte à la commande, nous demandons désormais au payeur de nous adresser une confirmation de demande d'intervention », précise la gestionnaire avertie.

(1) Environ 45 euros.

%%GALLERIE_PHOTO:0%%
« L'assurance crédit et la garantie de paiement forment une protection efficace » Philippe Rampa joue de ces deux outils pour se prémunir contre le risque.

Pour mettre à l'abri l'activité de préfabrication Delta Préfabrication - chiffre d'affaires : 4,27 millions d'euros (28 millions de francs) -, tournée vers une clientèle privée au sein de son groupe de travaux publics, Philippe Rampa, directeur administratif et financier de l'entreprise ardéchoise Rampa, a mis en place un dispositif de prévention à deux étages : « En général, je demande au maître d'ouvrage la garantie de paiement légale lorsque les travaux engagent des montants supérieurs à 100 000 francs (1). Sinon, je fais appel à l'assurance crédit via la Société française d'assurance crédit (Euler-Sfac) qui garantit une indemnisation de 60 à 75 % des créances non récupérées, moyennant un délai de quatre à cinq mois. » La prime d'assurance versée par l'entreprise Rampa s'est élevée à 11 130 euros (73 000 francs) sur l'exercice 1999-2000, soit un taux de prime de 5 pour mille (applicable à un chiffre d'affaires assurable réalisé chaque mois), selon le directeur administratif et financier. « Avant de démarrer une opération, la consultation de la cotation Sfac est aussi un bon indicateur de la santé financière de mes clients. De plus, procéder moi-même au recouvrement me permet de maintenir le contact direct avec ma clientèle », souligne Philippe Rampa.

(1) Supérieurs à 15 200 euros.

%%GALLERIE_PHOTO:0%%
« Le recours à l'affacturage garantit à 100 % le risque d'impayés» Jean-Louis Lecas cède ses créances au groupe Etoile depuis six ans.

Le gérant d'Artilec (25 personnes), venu à l'affacturage à la demande de son banquier, se félicite de la sécurité offerte par ce produit financier : « Je pratique l'affacturage uniquement pour nous prémunir à 100% contre les impayés », souligne le fabricant de gaines de ventilation, dont la clientèle se compose en majorité de sous-traitants pour des entreprises de génie climatique et des entreprises de plomberie ou d'électricité. « Etoile Crédit saisit toutes mes factures moyennant 10 % de garantie, et accepte toutes mes situations de travaux sans me demander d'avoir ni de validation clients. A chaque nouveau client, je consulte la base de données pour vérifier que l'entreprise est couverte, et... la roue tourne », indique Jean-Louis Lecas. Autre avantage : « Grâce à la télétransmission, j'ai connaissance de toutes mes positions de compte et de mes encours clients au jour le jour. » Le coût de la prestation s'élève à 1 % du montant TTC des factures, soit un total de 21 343 euros (140 000 francs) par an - environ 85 % du portefeuille clients étant cédé à l'établissement financier - pour l'entreprise qui réalise un chiffre d'affaire annuel de 2,74 millions d'euros (18 millions de francs). « Mais, en optimisant mon bas de bilan à un coût moindre, j'ai divisé mes frais financiers par cinq. »

Commentaires

Les conseils pour recouvrer rapidement ses impayés

Votre e-mail ne sera pas publié

Éditions du Moniteur Le Moniteur boutique

Droit et gestion des collectivités territoriales - 2018

Droit et gestion des collectivités territoriales - 2018

Livre

Prix : 83.00 €

Auteur : Éditions du Moniteur

Voir

Décrypter les finances publiques locales

Décrypter les finances publiques locales

Livre

Prix : 59.00 €

Auteur : Éditions du Moniteur

Voir

Négoce 446 - Spécial TOP 100 de la distribution bâtiment-bricolage 2018

Négoce 446 - Spécial TOP 100 de la distribution bâtiment-bricolage 2018

Presse - Vente au n°

Prix : 25.00 €

Voir

Accéder à la Boutique

Les bonnes raisons de s’abonnerAu Moniteur

  • La veille 24h/24 sur les marchés publics et privés
  • L’actualité nationale et régionale du secteur du BTP
  • La boite à outils réglementaire : marchés, urbanismes, environnement
  • Les services indices-index
Je m’abonne
Supports Moniteur