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Le rapport journalier d’utilisation du matériel sur le chantier

le 16/12/2011  |  Politique sociale

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Le parc matériels loue ses engins au chantier. Sa facturation se base sur des documents rapportant l’utilisation à l’heure ou au jour de mobilisation. Ces documents permettent aussi au chef de parc d’affiner la mesure des performances des matériels et, in fine, de prendre les bonnes décisions en matière d’achat ou de revente.

1 — Le Document de base

• Les travaux commencés, le responsable du chantier et le chef de parc établissent journellement ou hebdomadairement

un rapport qui indique la présence des engins loués ainsi que le nombre d’heures qu’ils ont effectuées. Chaque service matériels possède son type de rapport. Ce document change souvent dans la forme mais pas dans le fond.

• C’est le mécanicien du chantier qui le remplit.

Il intervient durant les pauses, le soir après le travail ou le matin avant l’embauche lorsqu’il fait le plein du réservoir juste avant la journée de travail.

• Il y porte d’abord l’identité du matériel, avec son nom, son immatriculation interne, le nom du chauffeur, la date du jour, la consommation journalière de carburant, les lubrifiants utilisés, les interventions pratiquées par les mécaniciens, les pièces changées et, pour finir, des commentaires éventuels.

• Mais le mécanicien notera surtout le chiffre donné par l’horamètre. Le compteur horaire de la machine affiche les heures de fonctionnement en centièmes d’heure, pour faciliter les calculs, et en cumulé. L’horamètre tourne au ralenti lorsque le moteur de l’engin tourne au ralenti et à cadence normale quand le moteur tourne au régime de travail. La différence entre les heures cumulées au jour J par rapport au jour J-1 va indiquer le nombre d’heures effectuées le jour J.

• Une fois rempli, ce rapport journalier sera contradictoire, c’est-à-dire contresigné par le chef de chantier. Ceci évitera ultérieurement des contestations au sujet des heures ou des jours de location relevés.

2 — La facturation

• Les rapports journaliers sont centralisés dans un récapitulatif mensuel qui sert de base à la facturation qui intervient, le plus souvent, mois par mois. Le service matériels va valoriser la mobilisation des engins selon le barème de location interne et y ajouter la liste quantitative des composants utilisés, comme les pièces d’usure. Certains services matériels facturent également le carburant, d’autres estiment que ce n’est pas de leur ressort. En revanche, étant donné que c’est le service matériels qui gère l’entretien, il profitera de ce récapitulatif pour noter toutes les consommations, les temps passés sur les machines et faire de son côté son propre contrôle d’exploitation.

• Ce récapitulatif mensuel va également permettre au chantier de gérer ses coûts de production, au même titre que les achats de matériaux et les salaires versés. Il y aura donc deux gestions distinctes des récapitulatifs mensuels faites chacune par l’une des deux parties prenantes : le chantier et le parc matériels.

3 — Les Analyses

• Des écarts de facturation

L’analyse des écarts est l’opération qui consiste à comparer le réalisé pour les temps de location et le coût d’exploitation, par rapport au budget prévu pour ces mêmes rubriques.
Le chef de parc suivra avec attention si les temps de location effectifs de chaque matériel ne s’éloignent pas trop des temps prévus, ce qui aura une incidence sur son chiffre d’affaires. Le chiffrage des divers postes comme les pièces de rechange, d’usure et de réparation, les consommations de carburants et de lubrifiants vont permettre une comparaison avec le budget prévisionnel d’exploitation établi en début d’année.
En cas de dérive en plus ou en moins, le chef du parc matériels analysera ces écarts, et essayera s’il le peut d’y apporter des actions correctives avant la fin du mois ou avant la fin de l’année.

• Du fonctionnement des machines

Les rapports journaliers permettent de suivre chaque matériel et d’extraire des coefficients et des ratios.
On tire de cet ensemble de données un bilan annuel qui va permettre d’élaborer le budget pour l’année. Le chef du service matériels affinera les consommations spécifiques, les taux de remplacement des pièces détachées, etc. Les décisions de réforme sont prises après avoir consulté ce bilan annuel, de même que le choix d’achat de tel ou tel modèle.

Cet article est adapté de l’ouvrage d’André Claude, La gestion financière des chantiers de bâtiment et de travaux publics, Editions Le Moniteur, 2011, 318 pages, 80 euros.

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PHOTO - 606612.BR.jpg - © Volvo
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Cet article est adapté de l’ouvrage d’André Claude, La gestion financière des chantiers de bâtiment et de travaux publics, Editions Le Moniteur, 2011, 318 pages, 80 euros.

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