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Le passage à la démat' est un sport collectif

Par Romain Cayrey et Nohmana Khalid |  le 10/08/2018  |  Seine-et-MarneSport

Kits pédagogiques, clauses types, rencontres, retours d'expériences… Nombreux sont les outils déployés par des relais locaux pour préparer entreprises et acheteurs au tout-électronique.

Le 1er octobre 2018, adieu le papier, bonjour la souris ! La passation des marchés publics doit en effet basculer sur le numérique. Or, aujourd'hui, seuls 34 % des consultations donnent lieu à au moins une offre dématérialisée. Accompagner ce changement est une nécessité : il en va du carnet de commandes des entreprises du BTP, mais aussi de la sécurité juridique des procédures et de leur réussite.

Toute offre reçue sous format papier devra être rejetée par l'acheteur public. Le risque étant, pour lui, de se retrouver avec une consultation infructueuse et de devoir en relancer une.

« L'échéance de la “ full démat'” ne doit pas constituer un frein supplémentaire à l'accès direct des artisans aux marchés publics, alerte la Capeb. Les petites entreprises du bâtiment réalisent 13 % de leur chiffre d'affaires auprès des clients publics. »

Les enjeux de l'accompagnement

Si les grands - entreprises ou acheteurs publics -sont structurés pour suivre les évolutions juridiques et s'y adapter, le risque de méconnaissance est important au sein des structures plus modestes. Leur accompagnement est d'autant plus primordial que le passage au tout-numérique demande une certaine anticipation. Des problèmes de connexion et d'interopérabilité entre les logiciels sont à prévoir. Sans compter que l'Hexagone ne sera intégralement couvert en très haut débit qu'en 2022.

Une sensibilisation nationale

octobre 2018 est, certes, connue depuis plus de deux ans. Mais combien en ont entendu parler et ont compris l'ensemble des implications en termes d'équipement et de réorganisation ? On peut aussi s'interroger sur le degré de connaissance des diverses actions entreprises par l'Etat.

Un Plan national de transformation numérique de la commande publique a été lancé en début d'année pour donner le tempo de la démat'.

Pour l'orchestrer, Jean-François Thibous a été nommé en avril à la Direction des affaires juridiques (DAJ) de Bercy. Ses moyens d'action pour appuyer les territoires n'ont toutefois toujours pas été divulgués.

Des guides « très pratiques » ont été publiés début juin, un onglet ajouté sur le site Internet de la DAJ recensant principalement les textes publiés et mis en consultation publique sur le sujet… Autant d'actions louables venant d'en haut, mais sans doute insuffisantes pour toucher plus de 600 000 entreprises du BTP et 130 000 acheteurs publics.

Un maillage inégal du territoire

Fort heureusement, d'autres instances prennent le relais. Organisations professionnelles, collectivités (lire l'interview p. 15), chambres consulaires ou encore plateformes de dématérialisation sont le fer de lance de l'accompagnement. Ils prêchent la bonne parole auprès de leurs adhérents et sur leur territoire.

Ils unissent leurs forces pour aider un maximum d'entreprises et d'acheteurs à franchir le cap de la démat'. L'accompagnement s'est mis en place de façon hétéro gène au bon gré de chacun.

Relais auprès des communes. « Nous sommes des partenaires utiles et de plus en plus nécessaires pour relayer et accompagner les projets de l'Etat », indique Muriel Chabert, chargée de la direction de la modernisation des administrations et des services numériques du syndicat mixte Mégalis Bretagne. Ce que confirment d'autres opérateurs de plateformes régionales de dématérialisation tels que les groupements d'intérêt public (GIP) e-bourgogne-franche-comté et Maximilien (Ile-de-France).

Ces structures proposent aux acheteurs publics locaux, notamment aux plus petits, un profil d'acheteur individualisé sur un portail commun.

Ces plateformes font le pont entre l'Etat et les territoires. Par exemple, elles ont testé localement le déploiement de la réponse électronique obligatoire dans les marchés publics, dans le cadre du programme national pour le développement concerté de l'administration numérique territoriale (DCANT). A la suite de cette expérimentation, Mégalis Bretagne a notamment élaboré un kit pédagogique intitulé « 100 % démat' des marchés publics » et le diffuse désormais largement sur tout le territoire breton.

Des moyens de communication variés

Proposer des documents pratiques (guides, flyers, alertes sur un site web, etc.) est monnaie courante chez ceux qui se chargent d'épauler acheteurs et entreprises dans l'optique du 1er octobre. Par exemple, « l'Association des acheteurs publics a rédigé un recueil de clauses liées à la dématérialisation à intégrer dans les documents de la consultation », explique son président, Alain Bénard.

Autre initiative récente : le lancement début juin sur le site Internet du Conseil national de l'ordre des architectes (Cnoa) d'une page dédiée notamment aux changements d'organisation nécessaires induits par la dématérialisation.

Elle recense aussi les actions de formation des Croa (conseils régionaux) et publiera les retours d'expériences d'architectes passés à la réponse électronique. « Nous traitons de l'aspect processus, car la dématérialisation n'est pas complexe en soi. C'est surtout une question d'organisation », estime Benoît Gunslay, juriste au Cnoa. Ce que confirme, pour les personnes publiques, Bruno Koebel, directeur du service des achats et de la commande publique de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg.

C'est pourquoi, au-delà du devoir d'alerte - que beaucoup d'institutionnels estiment avoir rempli -, l'enjeu est d'aller au contact des acteurs.

Les fédérations misent sur la proximité

Les antennes locales des fédérations professionnelles proposent presque toutes un service de proximité (hotline, foire aux questions, etc.) pour répondre aux interrogations de leurs adhérents. « Il est essentiel de rencontrer les entreprises, d'échanger avec elles sur des questions concrètes et de leur proposer des démonstrations », estime Marie Eiller-Chapeaux, directrice des affaires juridiques et européennes de la Fédération nationale des travaux publics (FNTP). Par exemple, depuis le début de l'année, les FRTP ont organisé une douzaine de réunions d'information coanimées par un maître d'ouvrage local possédant un profil d'acheteur et/ou un éditeur de plateforme.

Des certificats électroniques en hausse.

Par ailleurs, de plus en plus d'organisations professionnelles sont habilitées à délivrer à leurs adhérents, selon des modalités et tarifs qui leur sont propres, les certificats nécessaires pour signer électroniquement. L'Union nationale des syndicats français d'architectes (UNSFA) et les FRTP le font depuis début juin.

La Capeb y travaille. L'Institut technique de la Fédération française du bâtiment (IT-FFB) distribue des certificats électroniques pour tout type de contrat depuis 2016. « En 2018, leur délivrance a été multipliée par trois par rapport à 2017, soit environ 150 par mois contre une cinquantaine auparavant », signale Alain Piquet, président de la commission marchés de la FFB.

Des chiffres encourageants.

Par ailleurs, la FFB a aussi développé son offre sur e-btp, le portail de services en ligne destiné aux professionnels du secteur, à la mi-juin.

Parmi les nouveautés : le dépôt sur e-Attestations de documents administratifs nécessaires à la candidature aux marchés publics, la mise à disposition d'un coffre-fort électronique, ainsi que d'un outil de signature en ligne pour divers contrats dont ceux de sous-traitance.

Dans ce système d'accompagnement anarchique, il y aura forcément des trous dans la raquette. Pour ceux qui seraient passés à côté des messages et des outils diffusés, reste un filet de secours : la pédagogie de l'acheteur. « Le seul moyen de toucher tout le monde est de rendre nos documents de consultation plus didactiques, en y intégrant par exemple des guides ou des schémas pour être sûrs qu'ils seront lus intégralement », estime Benoît Verwaerde, responsable de l'équipe pilotage et systèmes d'information pour la commande publique de la Métropole européenne de Lille.

Le but : que les entreprises saisissent les règles du jeu pour, in fine, faire équipe un jour avec les acheteurs.

Publié dans « Le Moniteur » n° 5983 du 6 juillet 2018

En Seine-et-Marne, on travaille en pack

Les institutionnels font équipe pour accompagner les acteurs de leur territoire. L'exemple seine-et-marnais est éloquent. Le conseil départemental et l'office public de l'habitat (OPH 77) ont co-organisé une rencontre le 27 mars dernier avec les entreprises, axée sur la simplification dans les marchés publics. Ils ont consacré une table ronde à la dématérialisation, dont l'animation a été confiée à leur profil d'acheteur, le GIP Maximilien, qui intervient souvent sur ce type d'événements pour sensibiliser, explique son directeur Daniel Coissard. Les deux commanditaires se sont aussi appuyés sur les chambres consulaires et les fédérations locales du BTP pour monter la rencontre et la relayer largement auprès des entreprises. A la demande de la CCI Business, plateforme des investissements du Grand Paris, l'OPH a également présenté le 22 juin ses programmes de travaux aux entreprises locales, en les sensibilisant sur la dématérialisation. Le bailleur social prévoit pour l'automne des réunions décentralisées pour aborder sur le terrain des questions plus pratiques avec les entreprises. D'ailleurs, il invite celles-ci à s'entraîner à répondre électroniquement à la consultation test lancée en juin sur son profil d'acheteur. Les entreprises peuvent aussi directement lui y poser des questions et trouver des documents pratiques et des événements sur la démat'.

Autre initiative commune à tous ces partenaires : l'élaboration d'une charte de bonnes pratiques pour simplifier l'accès, notamment des PME-TPE, à la commande publique. Elle abordera la question de la signature électronique et sera conclue au congrès de maires du 77, en septembre.

« L'objectif est d'harmoniser les pratiques des acheteurs »

Vous avez été désigné assistant à maîtrise d'ouvrage, chargé de la dématérialisation des marchés publics dans la métropole. En quoi consiste ce rôle ?

Ma principale mission est d'accompagner les communes de la métropole, afin qu'elles mettent en œuvre la dématérialisation des marchés publics au sein de leur organisation.

Ce travail collectif permet une harmonisation des pratiques afin de faciliter en parallèle les démarches des entreprises. L'idée est aussi de créer et faire vivre un véritable réseau d'acheteurs.

Comment votre mission a-t-elle débuté ?

Nous avons envoyé un courrier aux directeurs généraux des services des communes, leur expliquant notre démarche et son intérêt. Désormais, c'est aux collectivités le souhaitant de revenir vers moi. Seules 21 communes sur 90 m'ont pour l'instant contacté. Au regard de l'ampleur de la tâche, nous ne pouvons, pour le moment, nous permettre de relancer l'intégralité des autres communes qui n'ont pas encore pris contact.

Que se passe-t-il lorsqu'une collectivité vous sollicite ?

Concrètement, il y a un premier entretien téléphonique qui permet de faire un état des lieux et de déterminer où la collectivité en est en matière de dématérialisation. Ensuite, je me rends sur place pour travailler sur certaines phases. En ce moment, je planche beaucoup sur les profils d'acheteurs, et moins sur la signature électronique - qui n'est pas obligatoire.

Quels sont les premiers enseignements ?

La plupart des collectivités ne sont pas loin de satisfaire aux obligations du 1er octobre. C'est juste qu'elles ne les maîtrisent pas totalement. C'est encore plus vrai pour les plus petites. Elles possèdent les outils nécessaires, comme les profils d'acheteurs, mais ne les exploitent pas comme il le faudrait. A l'inverse, pour les grosses structures, la difficulté est plutôt d'ordre organisationnel.

Elles ont des procédures éprouvées qui fonctionnent depuis des années. Et changer radicalement de mode de fonctionnement est beaucoup plus compliqué pour elles.

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PHOTO - 14417_870544_k5_k4_2045502.jpg - © CHARLES DELCOURT / LIGHTMOTIV / LE MONITEUR

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