La stratégie de l'Ordre pour mettre les archis à la page

C'est ce qu'on appelle mettre les bouchées doubles. A quelques mois de l'entrée en vigueur de la passation numérique obligatoire des marchés publics, l'Ordre des architectes lance sur son site Internet une page dédiée à la dématérialisation. Des conseils pour se préparer à l'échéance du 1er octobre sont également livrés dans les Cahiers de la profession du premier trimestre 2018 publiés en mai. L'Ordre avait déjà commencé à sensibiliser en la matière en début d'année. Cette fois-ci l'institution va plus loin.

Avoir un pilote de la démat'

Le conseil de l'Ordre recommande d'avoir une personne chargée d'orchestrer la dématérialisation au sein de l'entreprise.

Ses missions : acquérir et mettre à niveau des outils informatiques nécessaires, gérer le processus de réponse et le dépôt électronique des offres, suivre les évolutions techniques et réglementaires, assurer l'interface avec les cotraitants, etc.

Certes, « cela n'est pas évident, car la majorité des agences compte moins de dix salariés, et les architectes exercent très fréquemment en libéral », note Benoît Gunslay, juriste au Cnoa. Pour autant, « pas mal d'architectes répondent déjà en version électronique. Mais il faut encore les sensibiliser pour leur mission relative à la passation des marchés de travaux et à la facturation électronique », rapporte-t-il.

Anticiper en testant les plateformes

Pour l'heure, les architectes sont invités à anticiper l'échéance en s'entraînant sur les plateformes de dématérialisation avec différentes procédures (concours, procédures formalisées ou adaptées). Ces dernières proposent généralement des guides d'utilisation, des espaces de simulation, une hotline, une foire aux questions, et des dispositifs permettant de tester la configuration informatique et les logiciels nécessaires.

Le Cnoa projette également de réaliser une vidéo pour expliquer comment constituer un dossier de réponse électronique sur la plateforme d'un maître d'ouvrage public. Il recommande aux architectes candidats de privilégier, quand la procédure leur permet et d'ici au 1er octobre, une réponse électronique. Car « si ce format comporte son lot d'appréhensions de la part des opérateurs économiques, il suffit de quelques réponses pour le maîtriser parfaitement ». Le conseil de l'Ordre rappelle toutefois les exceptions à la réponse électronique obligatoire - certes « relativement limitées ou circonstanciées » -, parmi lesquelles figure celle sur les concours de maîtrise d'œuvre. La remise d'une maquette physique pourra toujours s'effectuer par une voie matérialisée, rassure l'Ordre. Par ailleurs, notons qu'en cas de groupement avec des bureaux d'études, ingénieurs, etc., l'équipe doit aborder la question de la réponse électronique. Car « les partenaires habituels des architectes sont aussi concernés par cette obligation ».

« Souvent, les agences sont équipées de Mac, or ce n'est peut-être pas le plus simple pour signer électroniquement », rapporte Benoît

Gunslay. D'ailleurs, si la signature électronique n'est pas obligatoire, les maîtres d'ouvrage la demandent souvent pour les déclarations de candidature et l'acte d'engagement, constate le Cnoa.

Organiser la signature du marché avec les cotraitants

Les architectes sont invités à se doter rapidement d'un certificat dédié, sachant que sa délivrance nécessite la présence physique du signataire et un délai moyen de deux à quatre semaines. Ils doivent également aborder cette question avec leur partenaire s'ils constituent un groupement, ce qui est souvent le cas en maîtrise d'œuvre.

La solution la plus simple est d'habiliter le mandataire à signer électroniquement l'ensemble des documents du marché pour le compte du groupement. Si chaque cotraitant souhaite signer distinctement les pièces, cela nécessite soit leur présence physique lors du dépôt du pli, soit une forte anticipation en amont, explique l'Ordre. « Des solutions logicielles de parapheur électronique sont disponibles sur le marché et peuvent faciliter le circuit de dématérialisation propre au groupement. »

Se former avec les Croa

Par ailleurs, les conseils régionaux de l'Ordre des architectes (Croa) - souvent sollicités par les architectes en cas de difficultés -assurent « un accompagnement de proximité et font de la pédagogie, rappelle le Cnoa.

A noter qu'ils ne doivent pas se substituer aux architectes pour répondre à une consultation électronique », signale-t-il.

Les Croa mènent aussi des actions de formation. La nouvelle page « démat'» du Cnoa les relayera. Les architectes pourront les déclarer au titre de leur obligation déontologique de formation continue (existant depuis 2016).

Des gains et une nécessité

Le Cnoa attire également l'attention des acteurs sur les gains liés au tout numérique.

« L'économie en termes de papier, de frais d'affranchissement ou de coursier représente à l'année environ 600 à 700 € sur une cinquantaine de réponses dématérialisées », révèle Benoît Gunslay. Ce dernier ne manque d'ailleurs pas de faire remarquer que « la dématérialisation n'est plus une question d'avantages ou d'inconvénients, elle est obligatoire si les architectes veulent rester dans la course ». De plus, l'agilité développée pour la démat' sera utile aux professionnels pour la facturation électronique « des situations des entreprises de travaux et prochainement des honoraires de l'architecte, mais aussi pour la dématérialisation future des autorisations d'urbanisme », conclut l'Ordre.

Publié sur lemoniteur.fr le 04/06/2018 et mis à jour le 09/07/2018