La réunion à distance séduit le BTP Des technologies simples d'utilisation
Stéphane Régy | le 01/01/2010 | Santé, Entreprises, Réglementation, Technique, Environnement
Gain de temps, d'argent, réduction de l'empreinte écologique. Les raisons de miser sur les réunions à distance ne manquent pas. Bonne nouvelle, les solutions permettant d'y avoir recours n'ont jamais été aussi nombreuses et efficaces.
La majeure partie des soixante salariés travaille en Essonne et la responsable des ressources humaines est installée à. Strasbourg. A première vue, l'entreprise d'électricité Ouvrard n'a pas choisi la facilité. Pourtant, son président, Eric Ouvrard, l'assure, l'éloignement géographique de sa collaboratrice ne pose aucun problème. « Depuis le début, nous fonctionnons de la sorte. Notre responsable RH nous rend visite environ une fois tous les deux mois. Pour le reste, nos réunions se déroulent à distance, par téléphone. Cela nous semble plus facile que de contraindre notre collaboratrice à effectuer des allers et retours incessants entre Paris et Strasbourg. D'autant qu'en termes d'efficacité, nous ne voyons pas la différence. » Surprenant ? En fait, ce mode de fonctionnement est tout sauf original. Car depuis plusieurs années maintenant, les outils permettant de se réunir ou de mener un entretien à distance sont devenus légion : téléconférence, webconférence, visioconférence.
Que la technologie passe par le téléphone, l'Internet ou des écrans de télévision, tout est désormais possible (voir encadré). « Pour bénéficier de la majeure partie de ces solutions, il suffit de posséder un accès ADSL standard. C'est donc très simple d'y avoir recours », estime Gwenaël Fourré, responsable des solutions de communication initiée de Microsoft, qui propose plusieurs outils de réunion à distance.
Résultat de cette diversité de l'offre : les entreprises du bâtiment sont de plus en plus nombreuses à faire appel à ces méthodes. « Surtout depuis les dix-huit derniers mois », ajoute Gwenaël Fourré, qui compte parmi ses clients des structures comme Spie ou Vinci. Les autoroutes ASF concèdent ainsi être passées d'un total de 785 heures de réunions via visioconférence en 2003 à 2 600 heures cette année. « La visioconférence est devenue un outil de premier ordre pour les réunions de une à trois heures », assure Damien Tillet, directeur prévention sécurité d'ASF. Dominique Queffelec, ingénieur, directeur d'Arcora, une société d'ingénierie francilienne de 20 personnes, filiale d'Ingérop, confirme : « Nous n'avons pas encore sauté le pas mais nous prévoyons de nous équiper en 2010. »
Logique, après tout : entre la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'œuvre, le secteur du bâtiment est en effet l'un de ceux qui fait travailler le plus d'interlocuteurs différents sur un même projet. De plus, les entreprises majeures de la filière sont implantées sur de nombreux sites, en France comme à l'étranger. Effectuer des réunions à distance permet de faire gagner un temps considérable aux salariés, qui économisent de précieuses heures de transport. « Dans le passé, il fallait parfois effectuer trois heures de train aller-retour pour assister à une réunion d'une heure à peine. Désormais, on économise cette fatigue et on gagne en efficacité », explique Damien Tillet.
Vaincre certaines résistances
Au-delà de ce gain de productivité et de confort des collaborateurs, le succès des outils de réunion à distance doit aussi beaucoup à l'air du temps. « Développement durable oblige, on se dit qu'il est meilleur pour l'environnement d'éviter les déplacements inutiles », pointe Dominique Queffelec. « Avec la menace de la grippe A, de plus en plus d'entreprises misent aussi sur le télétravail afin d'éviter les contagions », ajoute Gwenaël Fourré. « Réduire les déplacements, c'est aussi réduire le risque routier », affirme enfin Damien Tillet.
Le plan d'action sur le risque routier, avec le développement des réunions en mode visioconférence, a permis à ASF de faire baisser le nombre de sinistres routiers de plus de 20 % ces trois dernières années. Et la crise économique ? Elle aussi y est pour beaucoup. Entre dépenser quelques centaines ou milliers d'euros dans un logiciel et débourser des billets de train et d'avion à longueur d'années, le choix est vite fait, d'autant que l'investissement de départ est vite amorti.
Reste qu'il faut encore vaincre quelques résistances. D'abord en interne. Même si les outils sont faciles d'utilisation, les collaborateurs doivent en effet apprendre à s'exprimer - et parfois à bouger - devant une caméra.
L'autre difficulté peut venir des partenaires économiques : « Le BTP est un métier de contacts humains et certains ont peur de voir cet aspect disparaître avec les conférences à distance », avoue Eric Ouvrard.
Dernière chose à savoir enfin : une visioconférence exige souvent plus de discipline et de concentration qu'une réunion de visu. C'est pourquoi il vaut mieux éviter d'y avoir recours pour des entretiens de plus de deux heures.
Des écrans configurés spécialement pour chaque membre de la direction générale d'un côté, plus de 20 salles de visioconférence pour les quelque 200 collaborateurs de la structure de l'autre : clairement, Bouygues Immobilier a choisi de miser sur les systèmes de conférence à distance. « C'est devenu aussi simple que de passer un coup de fil : il suffit de choisir dans une liste préalablement établie l'agence qu'on cherche à joindre, de cliquer dessus et l'on se retrouve automatiquement connecté à son interlocuteur, aussi loin qu'il puisse se trouver », s'enthousiasme d'ailleurs Christian Grellier, le directeur des systèmes d'information du groupe, implanté dans quatre pays en Europe. « Actuellement, la visioconférence est utilisée pour la moitié environ des réunions », reprend Christian Grellier. Un choix qui s'intègre dans une politique environnementale plus large. « Nous essayons de maîtriser notre facture écologique. Réduire le nombre de déplacements professionnels fait partie de cette logique. »
Avec des agences à Annecy, Lyon, Paris, Montréal et. Hanoï, l'architecte Jean-Loup Patriarche n'a pas hésité longtemps avant d'utiliser des outils de conférence à distance. Depuis maintenant bientôt cinq ans, l'entreprise a systématisé le recours à la visioconférence, ce système qui permet de visualiser par écrans interposés des participants physiquement installés à différents endroits. « Chaque agence dispose au minimum d'une salle équipée d'une caméra, d'un micro, d'un grand écran plat et d'un ordinateur permettant de mettre en partage des documents de travail », explique le président de l'agence Patriarche & Co. Un équipement qui coûte environ 8 000 euros par an. « Par rapport aux frais qu'occasionneraient des déplacements professionnels, c'est très peu », se réjouit-il. Outre l'aspect financier, l'avantage est double, selon Jean-Loup Patriarche : « Premièrement, cela nous permet de gagner du temps de transport, et donc d'être plus productif et moins fatigués ! Ensuite, cela renforce notre image car, en menant des réunions avec nos clients depuis n'importe quelle agence, aucun lieu de travail n'est privilégié. »
Pour mener des conversations à deux ou trois
Il vous suffit pour cela d'utiliser la touche « speaker » de votre téléphone ou de joindre un des multiples espaces de discussion disponibles sur Internet (MSN, Skype.). La limite : vous ne pourrez pas bénéficier de l'image, et les participants ne pourront pas être trop nombreux, afin d'éviter toute cacophonie.
Pour effectuer une webconférence
Adobe Connect, Microsoft Office Live Meeting ou WebEx Meeting Center. Chaque éditeur de logiciel propose des solutions téléchargeables sur Internet. Outre le son et l'image, ces logiciels permettent également de partager des dossiers (plans, ébauches.) avec ses interlocuteurs.Pour mener une visioconférence
Le mieux reste de disposer d'une salle de réunion dédiée, équipée de caméras, de micros et d'écrans géants. Une solution évidemment onéreuse, pouvant dépasser la centaine de milliers d'euros.
