La dématérialisation des marchés publics, un processus qui fait débat

En rendant obligatoire la réception des plis dématérialisés par l'acheteur public au 1er janvier 2012 pour les marchés de plus de 90 000 euros HT, l'idée était d'encourager les entreprises à franchir le pas de la dématérialisation. Force est de constater qu’aujourd’hui, les sociétés et les collectivités ont encore des difficultés à appréhender les bénéfices qu’offre cette dématérialisation. Elles pourront néanmoins de moins en moins échapper à cette procédure, avec l’obligation notamment de répondre par voie électronique à toutes les offres de marchés publics provenant de l’Ugap, centrale d’achat public, à compter du 1er janvier 2014.

La réponse à appel d’offres dématérialisée : une contrainte pour les entreprises ?

A l’heure actuelle, les réponses aux appels d’offres de marchés publics par voie électronique peinent à se démocratiser. Dans la pratique, pour avoir recours à la dématérialisation, les entreprises qui répondent depuis toujours aux appels d’offres par voie papier doivent nécessairement passer par une étape de réorganisation en interne. Cette procédure entraîne en effet un changement dans la manière de travailler, notamment en termes de collecte des informations et de supports utilisés.

Chaque dossier de réponse doit par ailleurs être remanié, afin que le format d’envoi passe du postal à l’électronique. Lors d’une réponse dématérialisée, le poids des documents est limité pour ne pas encombrer les canaux de communication. Les entreprises se trouvent donc dans l’obligation de repenser leur manière de rédiger les documents habituellement utilisés, afin de les synthétiser. Ce "chantier organisationnel", qui représente une charge de travail supplémentaire, marque l’une des principales entraves à l’adoption de la dématérialisation par les entreprises. Couplée au poids des habitudes, la dématérialisation des marchés publics effraie.

Cette crainte est également liée à la complexité d’usage et à la diversité des plateformes utilisées dans une procédure dématérialisée. L’investissement financier dans le domaine des nouvelles technologies, comme par exemple l’acquisition d’outils de signature électronique, est aussi redouté par les entreprises et représente un réel frein.

La dématérialisation présente des leviers souvent méconnus

Les points qui paralysent les entreprises sont toutefois vite oubliés face aux nombreux bénéfices auxquels la dématérialisation donne accès. En premier lieu, elle engendre une sécurisation de l’envoi des documents. En effet, le transfert du dossier se fait plus rapidement via les enveloppes virtuelles, et permet de ne pas pâtir des aléas extérieurs. Dans la pratique, de nombreuses entreprises manquent des opportunités de marché en répondant hors délais. Il arrive ainsi qu’un coursier se trouve bloqué dans la circulation et ne puisse pas déposer le dossier dans les temps. Toute chance de remporter le marché s’envole alors. Avec la dématérialisation, cette réalité disparaît. Lorsque l’entreprise dépose électroniquement les documents sur la plateforme, un accusé de réception est envoyé très rapidement afin de confirmer que les pièces requises ont bien été transmises.

L’un des autres arguments forts est lié à la réalisation d’économies. Grâce à l’optimisation de l’organisation et de l’envoi des documents générée par la dématérialisation, ainsi qu’à l’arrêt de l’impression des documents – requise pour une réponse à appel d’offres traditionnelle – la société réduit ses dépenses. Enfin, le passage à la dématérialisation est l’occasion pour une entreprise de mettre en place une organisation plus efficiente. Le remodelage des documents nécessite en effet une refonte du système en interne, en améliorant notamment les process d’échanges et de partage des documents, la gestion du rétroplanning de réponses, la traçabilité, etc.

La législation comme accélérateur de mouvement

La démocratisation de la dématérialisation passera par un travail de sensibilisation et d’accompagnement des entreprises. En comprenant les réels bénéfices de cette procédure et en apprenant à la maîtriser, l’entreprise n’appréhendera plus de passer à une procédure de réponse électronique. S’entourer de professionnels peut être un atout supplémentaire pour ne pas omettre les documents indispensables à la réponse et réaliser un rétroplanning ajusté afin de ne manquer aucune opportunité, en ne dépassant pas la date limite de réponse. Cette aide externe offre, par ailleurs, la possibilité de recevoir directement les appels d’offres adéquats et d’accéder aux dossiers de consultation des entreprises (DCE) dématérialisés.

Aujourd’hui, la réponse dématérialisée reste cependant facultative pour les marchés à procédure adaptée, qui représentent près de 50 % des marchés publics. On est donc encore loin du tout dématérialisé. Mais les choses évoluent. Avec l’obligation mise en place par l’Ugap, à compter du 1er janvier 2014, le mouvement va passer à la vitesse supérieure. A cette date, les entreprises devront nécessairement répondre par voie électronique à toutes les procédures de marchés publics émanant de l’union des groupements d’achats publics. 2014 devrait également marquer l’année où la réponse électronique sera rendue obligatoire au niveau européen pour les marchés des centrales d’achat et les groupements de commande. Il est donc grand temps pour les entreprises françaises d’adopter la dématérialisation, avant que celle-ci ne soit totalement rendue obligatoire. Elles auront ainsi le temps de s’adapter à cette nouvelle procédure et de profiter pleinement de ses avantages.