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L'informatique améliore la gestion des services techniques municipaux

VERONIQUE DE JACQUELOT |  le 13/07/2001  |  Réglementation techniqueNumériqueEntreprisesVal-d'OiseTechnique

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La ville de Cergy a adopté un logiciel de gestion intégrée qui permet d'exécuter plus rapidement les demandes de travaux tout en assurant leur suivi rigoureux.

Adopté en 1995 pour améliorer la communication entre agents, le logiciel de gestion intégrée adopté par les services techniques de la ville de Cergy (Val-d'Oise) s'est vite imposé. Grâce à lui, les demandes de travaux enregistrées et transmises en temps réel sont plus rapidement exécutées, suivies de bout en bout et mieux évaluées financièrement. Il faut dire que 10 000 interventions par an sont réalisées sur les bâtiments.

Danièle Cussonnier, chef de projet au sein du service informatique, indique les raisons du choix de cet outil : « Avant la mise en place d'un logiciel de gestion, la transmission des documents papier était devenue une vraie gageure compte tenu de l'éclatement des locaux de la mairie sur plusieurs sites. Les agents employaient d'ailleurs un système de messagerie électronique pour communiquer entre eux. Nous avons alors choisi Atal-II parce qu'il est connecté au réseau, devenu aujourd'hui Intranet, et fonctionne sous Windows. Nous tenions avant tout à ce qu'il soit simple à utiliser par les techniciens, qu'il s'adapte à leurs méthodes de travail, et non l'inverse. »

De plus, la ville de Cergy dispose d'un inventaire précis de son patrimoine immobilier. A chaque bâtiment correspond un fichier où est décrit, par niveaux et, dans certains cas, par pièces, l'état des lieux et des équipements : téléphones, ordinateurs, prises... Ce fichier contient également une trace de chaque intervention : à quelle date ? Par qui ? Son coût ? Parallèlement, toutes les demandes de travaux sont directement enregistrées, transmises et suivies jusqu'à leur évaluation financière.

Le responsable technique peut ainsi traiter les requêtes en toute connaissance de cause. D'autant que tous les croisements d'informations sont possibles par types d'interventions comme par dates, par catégories de bâtiments, par prestataires de service... De même, l'ordinateur fournit à la demande et exporte vers un tableur une gamme complète de statistiques qui auraient été autrefois impossibles à calculer.

Un suivi précis des coûts

Le programme permet de réaliser une comptabilité analytique fiable et d'établir un budget prévisionnel. Il fonctionne en interface avec la comptabilité générale et tient compte des engagements budgétaires. Le coût de chaque intervention est détaillé (temps de travail, fourniture, utilisation de véhicule...), comme est tenue à jour la liste des futures interventions et contrôles.

A ce jour, il est utilisé pour le suivi des bâtiments communaux, mais également pour la voirie, les espaces verts, les fêtes et cérémonies, le parc automobile. Quant au stock de matériaux, il est géré pratiquement en flux tendu. Le logiciel produit tous les documents nécessaires, tels que bons de commande ou de livraison, au fur et à mesure.

Les limites d'utilisation de cet outil mis au point par la société Axiome Solutions viennent souvent des intervenants extérieurs, qui ne sont pas encore capables de fournir de factures électroniques !

PHOTO :

Parallèlement au suivi des demandes de travaux, l'inventaire complet du patrimoine immobilier a été réalisé. Les stocks sont gérés pratiquement en flux tendu et des problèmes aussi lancinants que celui de la gestion des clés sont en passe d'être réglés !

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