Ils ont testé la démat' obligatoire

Au 1er octobre, tout le monde va y passer. Pas de panique : ceux qui se sont déjà frottés à la dématérialisation obligatoire dans les marchés publics n'y ont pas laissé leurs plumes ! Respecter l'échéance du 1er avril 2017 a ainsi été un jeu d'enfants pour les centrales d'achats, qu'elles soient généralistes, spécialisées ou régionales. Depuis cette date, elles doivent en effet mettre à disposition des opérateurs économiques les documents de la consultation sur un profil d'acheteur, communiquer et échanger les informations par voie électronique. L'une des clés de leur réussite a été l'anticipation. Les entreprises prestataires ont également relevé le défi avec succès. Un constat stimulant pour tous les acteurs qui vont devoir sauter le pas d'ici au 1er octobre.

Des centrales d'achats prêtes

L'Union des groupements d'achats publics (Ugap) a lancé ses premières procédures de passation dématérialisées en 2012, avant de les généraliser au 1er janvier 2014. En 2017, le zéro papier a concerné plus de 2 400 contrats, dont 50 marchés subséquents en maintenance multitechnique du bâtiment et un marché d'assistance à maîtrise d'ouvrage pour le recensement des équipements de bâtiment.

« Nos fournisseurs ont fait l'effort de se mettre à la page », explique Yann Connant, acheteur services au sein de la centrale d'achats généraliste placée sous la tutelle de Bercy.

Par ailleurs, son accord-cadre de contrôle réglementaire des bâtiments prévoit d'aller plus loin dans la dématérialisation. Tous les flux entre l'Ugap, le prestataire et les adhérents de la centrale sont dématérialisés, de la demande de devis à la mise en paiement. La centrale entend dupliquer ce processus sur d'autres marchés.

Le passage aux marchés publics électroniques s'est aussi fait naturellement pour la centrale locale Approlys Centr'Achats, forte de 725 adhérents dans la région Centre-Val de Loire. « L'utilisation d'une plateforme de dématérialisation commune a été simple et a permis de travailler plus rapidement dans la mesure où nos agents - mis à disposition par la région et les départements - sont disséminés sur plusieurs sites et collaborent à distance », rapporte Sandra Cayrol, chef de projet représentant l'Eure-et-Loir au sein de la centrale.

Sensibilisation

De son côté, le Réseau des acheteurs hospitaliers (Resah) a commencé à dématérialiser ses procédures dès 2008, notamment pour les marchés de services informatiques supérieurs à 90 000 € HT.

Pour autant, au 1er avril 2017, « il y a eu quelques difficultés au démarrage, notamment pour gérer les procédures complexes qui présentent plusieurs phases telles que le dialogue compétitif, le concours, la procédure concurrentielle avec négociation ou encore le partenariat d'innovation », pointe Charles-Édouard Escurat, directeur général adjoint du Resah. Depuis, le problème a été résolu. En avril, cette centrale dématérialise pour la première fois l'accord-cadre multi-attributaire de travaux de maintenance qui arrive à terme. Elle a alerté du changement les entreprises, mais aussi les établissements hospitaliers contraints de faire de même pour la mise en concurrence des marchés subséquents à compter du 1er octobre. Comme le Resah, l'Ugap et Approlys Centr'Achats sensibilisent les entreprises au passage au tout numérique, notamment en phase de sourcing.

Des entreprises préparées

L'échéance du 1er avril 2017 n'a pas non plus particulièrement traumatisé les prestataires des trois centrales d'achats. Beaucoup avaient, en effet, déjà adopté la réponse électronique en raison de ses nombreux avantages. Ils relèvent à l'unisson le gain de temps et d'argent : adieu les photocopies du dossier en de multiples exemplaires et l'envoi par lettre recommandée avec accusé de réception, par un coursier ou encore par un collaborateur… De son côté, l'Union technique du bâtiment (UTB), cocontractante du Resah, s'est intéressée à la dématérialisation il y a huit ans, les marchés publics représentant 50 à 60 % de son chiffre d'affaires. A l'époque, cette ETI du second œuvre a chiffré l'économie en frais de coursiers à 40 000 € et est passée de trois heures à trente minutes pour préparer et déposer en ligne les documents de réponse à une consultation. « Sur la trentaine d'assistantes qui s'occupent des réponses, personne ne se bouscule pour le faire en version papier, ce qui arrive une ou deux fois par an sur 1 000 procédures, plaisante Sylvie Geremia, responsable adjointe marketing relations clients de l'UTB. La dématérialisation nous a tirés vers le haut ; elle nous a forcés à nous structurer au niveau informatique, notamment en passant à un système de gestion électronique des documents. » Autres avantages évoqués : la garantie de la confidentialité des offres dématérialisées et « davantage de sécurité avec la signature électronique qui, contrairement à sa version manuscrite, ne peut être contestée devant les tribunaux ». Quant à Axima, ETI en génie climatique prestataire de l'Ugap, elle a créé dans ses grandes agences un pôle d'assistantes pour centraliser et gérer les réponses dématérialisées de ses petites entités.

Autoformation

La réponse en version numérique a aussi permis à une PME francilienne de 32 salariés d'élargir son spectre géographique d'intervention. « Nous pouvons nous positionner à la dernière minute sur une consultation lancée à l'autre bout de la France, là où les frais et les délais d'acheminement du dossier en version papier par voie postale ou par un coursier pouvaient être un frein », relate Valérie Chambeau, responsable administrative des dossiers d'appels d'offres chez Coprom Construction (maçonnerie, carrelage, plâtrerie…), prestataire du Resah.

Cette dernière s'est formée sur le tas à la réponse électronique il y a trois ans et répond chaque année à une centaine de marchés publics.

Attention aux couacs informatiques

Les procédures « zéro papier » restent toutefois à la merci des aléas informatiques. Une fois équipées et formées, les entreprises doivent se préparer aux imprévus qui peuvent venir pimenter le processus. C'est le cas lorsque la plateforme de dématérialisation est en maintenance ou que la connexion Internet ne fonctionne pas. Les acteurs évoquent d'autres couacs : la signature du fichier zippé qui rend le dossier non conforme, le chargement trop long des pièces lourdes - répandues en marché de travaux -, qui fait dépasser le délai de remise des plis, etc. L'erreur peut coûter très cher. « Il y a trois ans, nous n'avons pas pu déposer notre dossier pour 15 marchés subséquents en raison d'un problème avec notre clé de signature électronique vingt minutes avant l'heure limite de remise des plis », se remémore Damien Gonzalez, ingénieur chargé d'affaires chez MTO-Eurogem. Ce titulaire de l'accord-cadre de maintenance multitechnique de l'Ugap en a tiré les leçons.

Plus dur pour les plus petits

Globalement, si les entreprises travaillant avec les centrales d'achats ont su jouer le jeu de la démat', c'est aussi parce qu'elles sont d'une certaine taille : grands groupes, ETI ou PME. Soit elles ont déjà une culture de la dématérialisation dans les marchés publics, soit les centrales d'achat les y ont entraînées. En revanche, « les entreprises comme celles de travaux - qui travaillent peu avec les centrales du fait de la rareté des marchés de travaux passés par celles-ci - seront moins préparées », présume Charles-Édouard Escurat. « Les difficultés se présenteront surtout pour les entreprises unipersonnelles et les artisans », confirme Sandra Cayrol. Il en sera de même pour les acheteurs des petites structures dont toutes les consultations d'un montant supérieur à 25 000 € HT (contre 90 000 avant) devront être dématérialisées à compter du 1er octobre. Le mot d'ordre est donc d'anticiper l'échéance.

Publié dans « Le Moniteur » n° 5970 du 6 avril 2018