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Guide [très] pratique de la dématérialisation pour les acheteurs au 1er octobre 2018

le 13/07/2018  |  MancheFrance entière

LE PROFIL D'ACHETEUR

A 1. Qu'est-ce qu'un profil d'acheteur ?

C'est une plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires.

A 2. À quoi sert le profil d'acheteur

Concrètement, il s'agit d'une plateforme conçue pour effectuer en ligne l'ensemble des actions relevant des procédures de marchés publics. Il garantit la sécurité et l'intégrité des échanges par horodatage et permet une traçabilité de tous les échanges.

A 3. Quel est l'intérêt d'effectuer l'ensemble des actions via le profil d'acheteur ?

Le profil d'acheteur est l'outil central de dématérialisation des procédures de passation des marchés. Il permet notamment aux acheteurs de déposer des avis de publicité, de mettre en ligne les documents de la consultation, de réceptionner les candidatures et les offres, d'échanger des documents et des informations avec les entreprises.

Les échanges courants durant la procédure de passation (questions/réponses, lettres de rejet, notification, etc.) peuvent être faits en utilisant le profil d'acheteur. Il peut aussi être utilisé pendant toute l'exécution du marché.

Le profil d'acheteur garantit la sécurité, la confidentialité, l'intégrité et la traçabilité des échanges. L'utilisation de la plateforme simplifie les tâches incombant à l'acheteur public : une partie de ces tâches est automatisée, la procédure est sécurisée par l'utilisation de l'horodatage, du chiffrement et de la signature électronique.

A 4. Le profil d'acheteur est le principal outil mis à disposition pour réussir la dématérialisation des marchés, mais est-il obligatoire ?

Les textes imposent le recours obligatoire au profil d'acheteur pour la mise à disposition des documents de la consultation et la publication des données essentielles.

A 5. Où puis-je me procurer un profil d'acheteur ?

A 6. Vous souhaitez recourir à une plateforme mutualisée ?

La mutualisation de profils d'acheteur est le regroupement de plusieurs acheteurs sur une plateforme commune qui leur permet de disposer, sur cette plateforme, d'un profil d'acheteur individualisé.

Cette solution permet de mutualiser les coûts mais aussi de bénéficier de l'expérience acquise par l'organisation. Renseignez-vous sur les structures de mutualisation existantes près de chez vous !

Quelques exemples de structures de mutualisation :

- Le syndicat mixte Mégalis Bretagne ;

- Le GIP Territoire numérique Bourgogne-Franche-Comté ;

- Le GIP Maximilien (Île-de-France) ;

- L' association des marchés publics d'Aquitaine ;

Manche numérique ;

- Le SICTIAM (Provence-Alpes-Côte d'Azur)…

A 7. Vous souhaitez recourir à un éditeur, comment faire ?

L'éditeur peut, selon vos besoins, vous fournir une solution clé en main répondant à vos besoins. Il faut passer un marché public1 en spécifiant les besoins et en se référant à l'arrêté du 14 avril 2017 qui fixe les fonctionnalités et les exigences techniques minimales que doivent proposer les profils d'acheteurs.

Vous pouvez soit : - recourir à un éditeur qui vous propose une solution « clé en main » utilisable sur le cloud ; - recourir à un éditeur qui vous propose une solution « à façon » hébergée chez vous ou sur le cloud .

Il est très important de veiller à ce que le profil puisse être le plus intuitif et ergonomique possible. Gardez à l'esprit que le profil d'acheteur doit devenir un élément important de communication !

A 8. Quels sont les points d'attention lorsque l'on recourt à un éditeur ?

Soyez attentif à la sélection des fonctionnalités proposées par sa plateforme, afin de choisir une solution technique proportionnée à vos besoins. Le coût de certains choix fonctionnels peut être disproportionné par rapport au besoin réel.

Mettez en place un processus interne bien défini. La mise en place d'un profil d'acheteur ne se limite pas à une solution technique mais suppose de redéfinir les fonctions de chacun au sein de votre structure.

Vérifiez que l'accessibilité du profil a été bien prise en compte. Demandez-vous s'il est simple pour une entreprise d'avoir accès et de répondre aux consultations proposées sur les profils.

A 9. Quelles sont les fonctionnalités minimales des profils d'acheteurs ?

L'arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs contient l'ensemble des fonctionnalités que doit proposer le profil d'acheteur et la liste des actions que l'acheteur et l'entreprise doivent pouvoir effectuer.

Le profil d'acheteur doit par, exemple, permettre à l'acheteur d'effectuer les principales actions nécessaires à la passation des marchés, notamment : publier les avis de publicité, mettre à disposition les documents de la consultation, s'identifier et s'authentifier, réceptionner et conserver les candidatures et les offres, répondre aux questions soumises par les entreprises et échanger avec elles, conserver un historique des événements, obtenir des justificatifs et attestations…

Il doit offrir un service de messagerie afin de pouvoir échanger des documents avec les entreprises. Ce service est similaire à un service de messagerie électronique classique. Il permet d'informer les entreprises de différents événements (nouvelle version d'un document, demande de précisions…) et il doit permettre de publier les données essentielles des marchés.

L'ensemble de ces fonctionnalités doit être obligatoirement proposé par l'éditeur. Les acheteurs sont invités à vérifier qu'ils en disposent bien.

Il est possible d'ajouter certaines fonctionnalités aux profils d'acheteur afin de simplifier les procédures du côté de l'acheteur ou du côté des entreprises.

A 10. Le profil d'acheteur doit-il prendre en charge le DUME ?

L'arrêté du 14 avril 2017 prévoit également que les profils d'acheteur doivent permettre de recevoir des candidatures sous forme de DUME. L'État met gratuitement à disposition des éditeurs un service DUME, permettant aux acheteurs de disposer du « service exposé » avec notamment l'automatisation de la récupération des certificats et attestations des entreprises, en application du principe du « Dites-le-nous une fois » (voir la dernière partie de ce document consacrée au DUME).

Les acheteurs doivent exiger la mise en place du service DUME sur leur profil d'acheteur.

A 11. Mon profil d'acheteur doit-il proposer aux entreprises un coffre-fort électronique ?

De nombreux profils d'acheteur commencent à se doter d'un « Espace Entreprise ». Il s'agit d'un espace de stockage numérique protégé permettant de stocker certains documents. Les entreprises peuvent donc y stocker les documents dont elles auront besoin lors de leurs réponses aux marchés publics.

La multiplication des espaces de stockage amène toutefois les entreprises à tenir régulièrement à jour ces espaces.

A 12. Comment réceptionner les plis sur le profil d'acheteur ?

À la réception d'un pli, le profil d'acheteur doit : - horodater les plis : c'est-à-dire enregistrer l'heure et la date de réception des plis ; - envoyer un accusé de réception à l'entreprise : il doit faire mention de la date et l'heure qui ont été horodatées. On y retrouve également la liste des documents transmis et le nom des documents transmis ; - stocker les plis au sein d'un espace dédié et sécurisé.

L'interface de stockage doit faire figurer : le nom du candidat, le numéro d'ordre d'arrivée, la date et l'heure de réception. Une fois les plis ouverts, ils n'ont plus l'obligation d'être stockés sur le profil d'acheteur, mais peuvent y demeurer.

A 13. Comment doivent être stockés les plis sur le profil d'acheteur ?

Pour chaque consultation, les plis doivent être stockés sur le profil d'acheteur dans un espace dédié et sécurisé permettant la confidentialité des informations transmises.

Le stockage des plis doit être configuré pour que personne ne puisse accéder aux plis (ni l'acheteur avant l'ouverture des plis, ni l'éditeur du profil d'acheteur).

L'espace dans lequel sont stockés les plis doit contenir les renseignements suivants : - si l'information figure sur le pli reçu, le nom du candidat ayant transmis le pli, qu'il s'agisse d'un candidat individuel ou d'un groupement d'entreprises candidat ; - un numéro d'ordre d'arrivée (ou numéro de dépôt), renseigné en fonction de l'arrivée chronologique des plis ou des copies de sauvegarde ; - la date et l'heure de réception ; - si l'information figure sur le pli reçu, le numéro du ou des lots auxquels le candidat soumissionne.

A 14. Les profils d'acheteurs sont-ils soumis à des exigences techniques minimales ?

L'arrêté du 14 avril 2017 prévoit que les profils d'acheteurs doivent respecter les exigences fixées dans les référentiels généraux de sécurité, d'interopérabilité et d'accessibilité. Ces référentiels fournissent un cadre de recommandations et de bonnes pratiques nécessaires pour s'assurer que le profil d'acheteur est parfaitement fonctionnel.

C'est ce qui permet aux acheteurs d'être assurés des conditions de sécurité des transactions électroniques qui leur incombent.

A 15. Que faire si le profil d'acheteur est indisponible jusqu'à l'heure limite de remise des plis ?

L'acheteur est responsable vis-à-vis des entreprises candidates ou soumissionnaires de la sécurité et du bon fonctionnement des échanges électroniques. Si la plate-forme est indisponible, particulièrement dans les heures précédant l'heure limite de remise des candidatures ou des offres, l'acheteur doit recommencer la procédure.

A 16. Que faire si le profil d'acheteur est indisponible pendant quelque temps, mais est de nouveau disponible plusieurs heures avant l'heure limite de remise des plis ?

C'est à l'acheteur d'évaluer, sur les indications du gestionnaire du profil, si l'interruption de service a pu causer un préjudice à une entreprise ayant voulu remettre un pli à ce moment-là. Soit il décide alors de prolonger pour l'ensemble des candidats potentiels la période de remise des plis, soit il ne change rien à la date limite, soit il renonce à la procédure et doit la relancer.

A 17. Comment ouvrir les plis reçus sur le profil d'acheteur ?

L'ouverture des plis électroniques est une étape majeure dans le processus de passation des marchés. Une bonne préparation de ces opérations est un facteur d'adoption sereine de la dématérialisation des marchés.

Les profils d'acheteurs proposent en général un ou plusieurs modes de dépouillement parmi les suivants : l'ouverture en ligne, l'ouverture hors ligne et l'ouverture mixte.

A 18. Que signifie ouvrir « en ligne » les plis reçus sur le profil d'acheteur ?

Dans ce mode, les plis à ouvrir sont stockés sur le profil d'acheteur. L'opération d'ouverture sera réalisée directement sur la plate-forme de dématérialisation.

L'acheteur, chargé de réaliser les opérations d'ouverture, doit se connecter sur le profil d'acheteur pour accéder à sa consultation. Il réalise l'ouverture des plis sur le profil d'acheteur. Une fois le pli ouvert, l'agent public peut télécharger son contenu afin de le porter à la connaissance de l'éventuelle commission d'ouverture des plis. Les statuts des plis ouverts en ligne sont automatiquement mis à jour sur le profil d'acheteur.

A 19. Que signifie ouvrir « hors ligne » les plis reçus sur le profil d'acheteur ?

Ce mode d'ouverture nécessite comme prérequis d'avoir installé l'utilitaire d'ouverture hors ligne sur le poste dédié à l'ouverture des plis en commission. Il s'agit d'un petit logiciel qui permet d'ouvrir des plis stockés sur le poste dédié à l'ouverture des plis, sans utiliser le profil d'acheteur pendant la commission.

L'utilisation de ce mode d'ouverture se réalise en deux étapes.

L'utilisation de ce mode nécessite le téléchargement des plis non ouverts sur le poste dédié à l'ouverture avant le déroulement de la commission.

Une fois ce rapatriement effectué, l'acheteur peut ouvrir les plis à partir de l'utilitaire installé sur le poste dédié à l'ouverture des plis en commission.

Le contenu des plis ouverts est directement accessible aux membres de la commission. L'acheteur doit renseigner les statuts des plis sur le profil d'acheteur ultérieurement.

A 20. Que signifie « ouverture mixte » des plis reçus sur le profil d'acheteur ?

De la même manière que le mode d'ouverture en ligne, l'ouverture mixte se réalise en deux étapes : - une première étape préalable à l'éventuelle commission d'ouverture des plis consiste pour un acheteur à télécharger sur le poste dédié à l'ouverture les plis non ouverts ; - la deuxième étape, l'ouverture des plis, est réalisée à l'aide du profil d'acheteur.

Une fois ouvert, le contenu des plis est immédiatement accessible. Les statuts des plis sont automatiquement mis à jour.

A 21. Comment apprendre à utiliser le profil d'acheteur ?

Les profils d'acheteur doivent proposer un « site-école » (site test, parfois appelé « bac à sable ») afin que vous puissiez vous entraîner. Cette fonctionnalité permet l'appropriation des règles et des modalités de fonctionnement des plateformes.

Le prestataire peut aussi vous proposer des séances de formation. Attention ce service peut ne pas être compris dans le prix de la prestation.

A 22. Les données essentielles : uniquement sur le profil d'acheteur ?

Le profil d'acheteur doit obligatoirement publier les données essentielles des consultations dont le montant du besoin estimé est égal ou supérieur à 25 000 e HT, sauf exception, pour les consultations lancées à compter du 1er octobre 2018.

Mais il est souhaitable d'anticiper cette date. Il est aussi possible de publier ces données sur d'autres supports, à la condition de les avoir publiées sur le profil d'acheteur.

Vous pouvez publier plus de données que ce qui est requis. Mais vous devez publier au moins les données listées et telles qu'elles sont détaillées par l'arrêté du 14 avril 2017 relatif aux profils d'acheteurs.

Vous devez également mettre à disposition sur le profil un fichier permettant de télécharger ces données : le format utilisé, JSON ou XML, doit permettre la lecture par une machine.

LES ÉCHANGES DÉMATÉRIALISÉS ENTRE L'ACHETEUR ET LES ENTREPRISES

A 23. À partir du 1er octobre 2018 l'ensemble des échanges devront être dématérialisés, qu'est-ce que cela signifie ?

Dès 25 000 e HT, tous vos échanges pendant la procédure de passation des marchés publics doivent être dématérialisés. Cela concerne : - la mise à disposition des documents de la consultation ; - la réception des candidatures et des offres, pour toutes les phases ; - les questions/réponses des acheteurs et des entreprises ; demandes d'informations, de compléments, les échanges relatifs à la négociation ; - les notifications des décisions (lettre de rejet, etc.).

La signature électronique n'est pas encore obligatoire. En cas de signature manuscrite, la transmission électronique du contrat contraint de le scanner avant de le transmettre par voie électronique. Le document scanné n'a que la valeur d'une copie. L'acheteur peut demander une signature électronique, ce qui facilite la transmission électronique et permet de transmettre l'original.

A 24. Sans attendre le 1er octobre 2018, puis-je imposer la dématérialisation ?

Oui : les textes de la commande publique prévoient que l'acheteur peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique. Les documents de la consultation doivent le mentionner explicitement.

De même, si l'entreprise choisit de transmettre sa candidature et son offre par voie électronique, à quelques exceptions près, l'acheteur est tenu de les accepter.

A 25. Où s'organisent les échanges dématérialisés entre l'acheteur et les entreprises ?

Il est fortement recommandé que ces échanges soient réalisés via le profil d'acheteur afin de respecter les obligations de confidentialité et de sécurité des transactions2, mais également pour permettre de conserver leur traçabilité et un horodatage.

A 26. Une plateforme de dématérialisation est-elle obligatoirement un profil d'acheteur ?

Pour la commande publique, le profil d'acheteur3, est « la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires » .

Une plateforme de dématérialisation ne peut être n'importe quel site internet. Elle doit permettre les fonctionnalités minimales (en termes d'échanges, d'identification, de sécurité et de traçabilité) permettant aux acteurs de passer un marché dématérialisé.

Juridiquement, le recours au profil d'acheteur n'est obligatoire que pour la mise en ligne des documents de la consultation et la publication des données essentielles. En pratique, le profil d'acheteur offre des fonctionnalités bien plus nombreuses.

Pour plus d'informations, accédez à la fiche dédiée au profil d'acheteur .

A 27. Quels marchés sont concernés par la mise en ligne des documents de la consultation ?

À partir du 1er octobre 2018, toutes les procédures dont la valeur estimée du besoin est égale ou supérieure à 25 000 e HT pour lesquelles vous avez publié un avis de publicité (JOUE, BOAMP, JAL, publicité adaptée…) sont concernées par cette obligation.

A 28. Comment présenter les documents de la consultation à mettre en ligne ?

Indiquez clairement les noms des fichiers (Ex : RC pour « règlement de la consultation »…) et le numéro de version. Évitez les intitulés trop longs, les caractères spéciaux. Il est même préférable de prévoir une règle de nommage des fichiers, applicable par l'acheteur et par tous les candidats et facilitant l'ouverture et le traitement des fichiers.

Ne joignez l'Acte d'engagement (formulaire DAJ - Attri1) que si cela est nécessaire. Seul l'attributaire est tenu de remplir et signer le contrat.

A 29. Comment mettre en ligne les documents de la consultation (DC) ?

Les DC doivent être disponibles gratuitement et en accès libre et direct. Les entreprises n'ont pas l'obligation de s'identifier pour télécharger les documents de la consultation.

Toutefois, en s'identifiant, l'entreprise pourra être informée lorsque vous modifierez l'un des documents. Elle peut ainsi mentionner le nom de la personne chargée du téléchargement et une adresse électronique valide.

A 30. Est-ce qu'on peut échanger des documents électroniques et des documents papiers dans la même procédure ?

Non, les textes de la commande publique sont très clairs :

« Pour chaque étape de la procédure, les candidats et soumissionnaires appliquent le même mode de transmission à l'ensemble des documents qu'ils transmettent à l'acheteur » (article 40 du décret 2016-360).

A 31. Quand mettre les documents de la consultation (DC) en ligne ?

Ils doivent être disponibles sur le profil d'acheteur à la date de la publication de l'avis d'appel à la concurrence (avis de publicité).

A 32. Une mise en ligne partielle des documents de la consultation est-elle possible ?

Oui, dans les cas suivants : - en raison du caractère sensible ou confidentiel des informations contenues dans ces documents4 ; - en raison de leur volume trop important. Vous pouvez apprécier ce volume par référence au temps de téléchargement, en fonction du débit internet accessible aux entreprises potentiellement concernées5.

Dans ces deux hypothèses, vous devez indiquer les modalités d'accès aux documents dans l'avis d'appel public à la concurrence, dans l'invitation à confirmer l'intérêt ou dans les DC. Cet accès doit rester gratuit.

A 33. Puis-je imposer le dépôt de la réponse électronique sur un outil en particulier ?

Oui. Vous pouvez imposer le dépôt de la réponse sur votre profil d'acheteur et cela est fortement recommandé. Quel que soit l'outil, il doit6 : - être accessible à tous, mais l'authentification est nécessaire ; - être gratuit. Seuls les frais d'accès au réseau sont à la charge de l'entreprise7 ; - garantir l'intégrité, la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire ; - empêcher l'ouverture de la réponse électronique jusqu'à l'expiration du délai prévu.

A 34. Comment modifier les documents de la consultation ?

Pour les procédures formalisées, vous pouvez faire des modifications non substantielles de vos documents au plus tard 6 jours avant la date de remise des plis. Dans le silence des textes pour les MAPA, il est recommandé d'appliquer le même délai.

Après avoir modifié la version des fichiers, informez électroniquement les entreprises authentifiées ayant téléchargé les documents de la consultation de l'objet de la modification. Les profils acheteurs proposent en général une fonctionnalité spécifique.

A 35. Donc le profil d'acheteur est le meilleur outil disponible ?

Oui. À l'heure [...]

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