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Guide de recommandations sur la pratique du «compte prorata»

le 05/04/2007  |  Haut-RhinCompte prorata

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Compte prorata
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Guide - février 2007 - Syndicat des Entrepreneurs de l’Industrie du Bâtiment du Haut-Rhin (FNB-FNTP) sous l’égide de l’Union Départementale des Syndicats du Bâtiment et des Travaux Publics du Haut-Rhin, la Chambre des Architectes d’Alsace, l’Union Nationale des Syndicats Français d’Architectes – 68, l’Union Régionale des Economistes de la Construction et des Coordonnateurs Nord Est, et la Fédération du Bâtiment Second Œuvre du Haut-Rhin

Présentation

Qu’est-ce que le compte prorata?

Un chantier de construction ou de rénovation de grande ampleur fait appel à différents corps d’état, choisis par le maître d’ouvrage, et que la maîtrise d’œuvre se chargera de coordonner dans leurs actions.Un chantier qui s’étale sur plusieurs semaines engendre des dépenses d’intérêts communs .Le compte prorata permet de répartir entre les différentes entreprises les dépenses d’intérêt commun qui ne peuvent précisément pas être affectées à une entreprise. C’est sur le compte commun, dit compte prorata ou encore compte interentreprises, que sont imputées, notamment, les charges relatives aux moyens d’accès du chantier, aux clôtures, à la sécurité, à l’eau, à l’éclairage. Ces dépenses sont ensuite réparties entre les entreprises, au prorata de leur participation aux travaux.

Quand est née l’idée de réaliser un rapprochement entre les entrepreneurs et la maîtrise d’œuvre et le second œuvre?

En 2003, un groupe de travail composé de chefs d’entreprises du gros œuvre est constitué au sein de l’Union Départementale des Syndicats du BTP du Haut-Rhin, afin d’étudier la problématique du compte prorata et de dégager des solutions. Les chefs d’entreprise se penchent sur la Norme NF P03-001; étudient les compte prorata dans différents marchés, constatent et relèvent les points litigieux qui reviennent le plus souvent.Fort est de constater que la norme NF P 03-001 est très bien adaptée mais semble ignorée de beaucoup d’acteurs de l’acte de construire?; les pièces des marchés se contredisent d’ailleurs souvent. L’ambition du guide est donc de reprendre la Norme en terme clair et pour les points qui créent le plus de contentieux entre les entreprises, la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage.

En 2006, le groupe de travail sollicite la maîtrise d’œuvre ainsi que les entreprises du second œuvre pour qu’elles puissent donner leur avis sur la rédaction du guide. Il importe que ce guide rassemble la plupart des parties (gros œuvre, second œuvre, maîtrise d’œuvre), afin qu’il puisse trouver un large écho.

C’est pour en finir avec de nombreuses dérives, qui empoisonnent la vie et la trésorerie des entreprises, et pour offrir aux maîtres d’ouvrage des prestations de qualité, tant sur le plan de leur savoir faire, que sur celui de la saine gestion d’un chantier, que les entreprises du BTP du Haut-Rhin, ainsi que les architectes, les économistes et les coordonnateurs se sont donc réunis et élaboré un guide mis à disposition gracieusement des entreprises adhérentes, ainsi qu’aux différents maîtres d’ouvrage.

Objectifs du guide de recommandations

Faire un rappel à la Norme pour chaque point généralement litigieux.

Être un outil pratique, pour les entreprises, la maîtrise d’œuvre et les maîtres d’ouvrages, simple et facile d’accès, afin que le compte prorata soit bien géré et diminuer ainsi les impayés, et les risques de contentieux qui en découlent.

Les actions

Il s’agit surtout de l’information des entreprises, des maîtres d’œuvres et des maîtres d’ouvrages. Le guide sera donc diffusé à l’ensemble des partenaires de l’acte de construire et à l’ensemble du réseau Bâtiment et Travaux Publics, national.

Le groupe de travail restera à l’écoute des difficultés rencontrées sur le terrain et pourra proposer des versions améliorées du guide.

1er acte: Réunion d’information le 13 février 2007 à la Maison du Bâtiment de Mulhouse

2e acte: diffusion aux maîtres d’ouvrages locaux

3e acte: diffusion à l’ensemble du réseau FFB. Chaque partenaire (CAA, UNSFA, UNTEC et FBSO) demeurent maîtres de leur diffusion.

Recommandations sur la pratique du « compte prorata »

À l’initiative du groupe de travail sur le compte prorata issu du Syndicat des Entrepreneurs de l’Industrie du Bâtiment du Haut-Rhin, sous l’égide de l’Union Départementale des Syndicats du Bâtiment et des Travaux Publics du Haut-Rhin, ces recommandations ont été co-rédigées avec la Chambre des Architectes d’Alsace, l’Union Nationale des Syndicats Français d’Architectes – 68, l’Union Régionale des Économistes de la Construction et des Coordonnateurs Nord Est, et la Fédération du Bâtiment Second Œuvre du Haut-Rhin.

Définition du Compte Prorata (1):

« Lorsque plusieurs entrepreneurs, ayant entre eux un lien juridique ou non, concourent à la réalisation d’un même ouvrage, il est tenu compte des dépenses d’intérêt commun et des produits éventuels du chantier dans les conditions énumérées ci-après.

Les dépenses d’intérêt commun sont celles qui, effectuées par un ou plusieurs entrepreneurs, ont pour but d’assurer la bonne marche de l’ensemble du chantier.

Ne constituent en aucun cas des dépenses d’intérêt commun les fournitures ou ouvrages destinés à être reçus par le maître d’ouvrage et qui auraient été omis dans les documents du marché. »

Préambule

Constat :

Le compte prorata est une nécessité de fonctionnement pour les chantiers où interviennent plusieurs entreprises. L’organisation, la gestion et le règlement du compte prorata, qui doivent faire l’objet de conventions, sont souvent l’objet de litiges et peuvent perturber un chantier, l’établissement et le paiement des décomptes généraux définitifs.

En effet, il est trop régulièrement constaté par les rédacteurs de ce guide :

• Des dérives et excès d’imputation au compte prorata lorsque le marché fait référence à la norme.

• Une disparité entre les pièces du marché tendant à leur contradiction.

• Une absence de référence à la norme NF P 03-001 de décembre 2000 dans certains marchés, ce qui rend aléatoire la bonne et saine gestion du compte.

Cette norme a pour utilité d’apporter des réponses satisfaisantes aux problématiques de gestion et de règlement du compte prorata. Les maitres d’ouvrages ainsi que la maîtrise d’œuvre et les entrepreneurs doivent porter une attention toute particulière à la référence à la Norme dans le marché, afin de rendre les dispositions de cette dernière applicable, pour le bon déroulement des opérations.

Préconisations :

Fort de ce constat, les rédacteurs de ce guide, Entrepreneurs du Bâtiment et des Travaux Publics et Maîtrise d’œuvre formulent les préconisations suivantes :

• La référence à la Norme NF P03-001 doit être systématiquement faite dans les marchés, tant publics que privés.

• Le maître d’ouvrage doit veiller à l’harmonisation des pièces écrites du marché, à savoir : le CCAP, le PGC, le devis descriptif Cahier des Clauses Techniques Particulières.

• Toutes les entreprises participant à la réalisation de l’ouvrage doivent prendre connaissance et signer la convention relative à l’établissement, la gestion et le règlement du compte prorata.

Ces recommandations ont vocation à être un support pratique pour la gestion du compte prorata notamment au regard de :

– l’imputation ou non des dépenses

– la gestion du compte

– le règlement du compte

Elles viennent donc en complément de la convention de l’OGBTP, et s’inspirent des réflexions d’ordre pratique d’entrepreneurs du gros œuvre, du second œuvre, et de la maîtrise d’œuvre, dans le cadre de marchés de travaux.

1 - NETTOYAGE DE CHANTIER

• Nettoyage du chantier d’un lot

Selon la Norme, « Il n’est pas décompté de prorata au titre de nettoyage de chantier. Chaque entrepreneur, après chaque intervention en un lieu donné, doit laisser l’emplacement propre et libre de tous déchets. »

L’entrepreneur qui succède au lot précédent est donc en droit d’exiger cet état de propreté avant de reprendre ses travaux

« Chaque entrepreneur aura la charge de procéder au nettoyage de ses propres ouvrages sauf si les documents du marché attribuent le nettoyage de fin de chantier à un lot déterminé. »

La personne chargée du pilotage et de la coordination du chantier doit contrôler la bonne exécution du nettoyage. En cas de difficultés ou de dysfonctionnements, cette même personne devra répartir l’imputation des frais de nettoyage engendrés et proposer l’imputation au gestionnaire du Compte Prorata.

Afin d’éviter tout dysfonctionnement et imputation aléatoire, chaque entreprise doit être responsabilisée, en amont d’exécution, par tous moyens utiles, sur le nettoyage de son chantier.

• Nettoyage des équipements communs présents sur le chantier :

Le nettoyage des équipements communs (bureau de chantier, sanitaires, vestiaires et réfectoires), quant à lui, s’impute sur le compte prorata.

Articles de référence : Annexe A.2.2.1 et A.3.1

2 - DECHETS

En application de la Norme, les dépenses relatives au tri, à l’évacuation des déchets ainsi qu’à leur transport sur site susceptible de les recevoir ne sont pas supportées par le compte prorata mais par chaque entrepreneur.

La maîtrise d’œuvre (architecte et coordonnateur) sera sollicitée, en cas de difficultés, pour arbitrer le litige.

Article de référence : 16.2.2

3 – VOL / DÉGRADATION

Les frais de remplacement ou de réfection du matériel ou des ouvrages réalisés par l’entreprise et afférents à son propre lot ne s’imputent pas au compte prorata. Les frais de remplacement en cas de vol ou de dégradation des équipements communs sont en revanche imputés au compte prorata.

La dégradation s’entend ici comme un fait matériellement imputable à un tiers extérieur et inconnu au marché.

C’est à chaque entrepreneur de prendre les mesures nécessaires pour éviter les vols et dégradations de son propre matériel, sauf si un système de gardiennage a été décidé par le comité de contrôle et mis en place.

Jusqu’à la réception, les entreprises ont la garde de l’ouvrage, et en supportent les risques. Dès réception des travaux, ces risques sont transférés avec la garde au maître d’ouvrage.

Articles de référence : 13.1 et 13.2

4 - PRECHAUFFAGE/ CHAUFFAGE

La Norme indique que ces frais ne doivent pas figurer au compte prorata. Ils doivent donc être prévus au compte d’un lot déterminé.

Lorsque le chauffage du chantier est nécessaire pour la bonne exécution des travaux, les frais y afférents feront l’objet d’un accord préalable, conclu sur proposition de la personne chargée du pilotage et de la coordination sur le chantier, entre le maître de l’ouvrage et les entrepreneurs des différents corps d’état intéressés.

Article de référence : Annexe A.3.2

5 - GARDIENNAGE

Les frais de gardiennage sont imputés au compte prorata dès lors que la mise en place du dispositif a été décidée en comité de contrôle.

Dès lors que le maître de l’ouvrage décide unilatéralement de la mise en place d’un gardiennage, il en supportera seul les frais.

Article de référence : Annexe A.2.2.2

6 - REGLEMENT DU COMPTE PRORATA

• Mode de calcul :

Il est utile de rappeler que la répartition est faîte au prorata du montant des situations cumulées de chaque entrepreneur, sauf accord particulier pour certaines dépenses expressément énumérées qui feraient l’objet d’une règle de répartition particulière.

En conséquence, et pour la saine gestion du compte prorata, il ne peut y avoir de forfaitisation des dépenses imputées au compte.

• Difficultés de paiement :

Le mécanisme de la délégation de paiement prévu à l’article 14.2.5 de la Norme permet à l’entrepreneur gestionnaire du compte d’être payé directement par le maître d’ouvrage des sommes dues au titre du compte prorata par un autre entrepreneur.

• Préconisation : le Paiement direct

Il est souhaitable de prévoir dans les C.C.A.P, aux « Conditions Particulières de la Gestion et Règlement du Compte Prorata », en complément de l’article 5 « Recette du Compte Prorata », la clause suivante :

« En accord avec le maître de l’ouvrage du marché cité en référence, le maître d’œuvre peut appliquer une retenue sur chaque proposition de paiement des situations mensuelles des travaux, pour provisionner les dépenses communes.

Les fonds seront directement versés sur le compte commun, ou au gestionnaire, sur la base du budget prévisionnel, à la demande du gestionnaire du compte, avec l’accord du comité de contrôle. »

Article de référence : 14.2.5

7 - RéMUNERATION DU GESTIONNAIRE

Sauf accord entre le gestionnaire et le comité de contrôle, la Norme prévoit une rémunération de 8 % du montant Toutes Taxes Comprises des dépenses imputées au compte prorata hors la rémunération du gestionnaire.

Ceci étant, il est régulièrement constaté un décalage de paiement, supporté par l’entreprise gestionnaire. C’est pourquoi il est préconisé une rémunération du gestionnaire à hauteur de 10 % si les appels de fonds sont pratiqués dans le marché, et de 15 % en l’absence.

Article de référence : Annexe C.2.3

8 - DIVERS

Toute dépense n’entrant pas dans le cadre des imputations au compte prorata, prévues par la Norme, (Annexe A et B), détaillées par la Convention OGBTP et le présent guide ne peuvent s’imputer au compte prorata.

La liste de l’Annexe A n’étant pas exhaustive, elle pourra donc être personnalisée en fonction de chaque chantier en respectant les principes suivants :

• Toute dépense prévisible doit être affectée à un lot déterminé par le marché, la charge faisant l’objet d’une rémunération individualisée dans le prix global du marché, sur la base d’un devis quantitatif estimatif.

• En cas de doute ou de désaccord, c’est au comité de contrôle de décider de porter ces dépenses au débit du compte prorata

À titre informatif, il est rappelé que ne s’imputent pas au compte prorata, en plus des dépenses énumérées aux points 1 à 7 ci-dessus, notamment les dépenses suivantes :

– Les travaux ou prestations prévus dans les CCTP,

– Les dépenses imputées à un lot déterminé, désignées à l’Annexe A ou B de la norme,

– Les fournitures ou ouvrages destinés à être reçus par le maître d’ouvrage et qui auraient été omis dans les documents du marché,

– Le matériel informatique, la Gestion Électronique des Documents et les consommables (fournitures) de tous les acteurs du chantier,

– Les frais d’expédition des comptes-rendus de chantiers,

– Le PGCSS : toutes les demandes qui résultent d’un PGCSS (2) sont de la responsabilité du maître d’ouvrage. Les installations et dépenses résultant du PGCSS ne sont pas imputables au titre du compte prorata. Le maître d’ouvrage doit veiller à imputer ces dépenses aux lots concernés.

Documents sources :

- Norme NF P 03-001

- Convention pour l’établissement, la gestion et le règlement du compte prorata OGBTP (Office Général du BTP)

Rédacteurs :

• Groupe de Travail du Syndicat des Entreprises de l’Industrie du Bâtiment du Haut-Rhin :

- Claude BROGLE - BROGLE SA

- Guy HAAS - ZWICKERT SAS

- Jean-Marc KORNACKER - MADER SA

- Jacky MULLER - EIFFAGE CONSTRUCTION ALSACE SNC

- Robert TUSKE et Philippe SIGWALT, Chambre des Architectes d’Alsace.

- Marc-Yves TROXLER, Union Nationale des Syndicats Français d’Architectes – Haut-Rhin.

- Frédéric TURRI, Union Régionale des Économistes de la Construction et des Coordonnateurs Nord Est.

- BOUAROUR Majid, Fédération du Bâtiment Second Œuvre Haut-Rhin

Parties signataires :

- Union Départementale des Syndicats du Bâtiment et des Tavaux Publics du Haut-Rhin. Vice-Président : Michel SILLON

- Chambre des Architectes d’Alsace. Président : Monsieur Robert TUSKE,

- l’Union Nationale des Syndicats Français d’Architectes - Représentation du Haut-Rhin. Président : Monsieur Yves TROXLER,

- Fédération du Bâtiment du Haut-Rhin du Second Œuvre. Président : Monsieur André HERZOG.

- Union Régionale des Économistes de la Construction et des Coordonnateurs Nord Est. Président : Monsieur Freddy REEB

- Union Régionale des Économistes de la Construction et des Coordonnateurs Nord Est - 17 rue de l’Abreuvoir - 67640 FEGERSHEIM 03.88.64.90.91

Se procurer :

• La norme NF P 003-01 : auprès de l’AFNOR www.boutique.afnor.fr - 11 rue Francis de Pressenssé - 93571 La Plaine Saint-Denis. Tél.: 01.41.62.10.00.

• La Convention OGBTP : auprès de la Société d’Édition du BTP www.sebtp.com - 6-14 rue la Pérouse - 75784 Paris Cedex. Tél.: 16. 01.40.69.53.16.

Annexe 1

Abréviations

CAA : Chambre des Architectes d’Alsace

CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières

CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières

CE : Conseil d’État

OGBTP : Office Général du Bâtiment et des Travaux Publics

PGCSS : Plan Général de Coordination en matière de Sécurité et de protection de la Santé

SEIB : Syndicat des Entreprises de l’Industrie du Bâtiment

UNSFA : Union Nationale des Syndicats Français d’Architectes

Annexe 2

Bibliographie

Articles de Presse Spécialisée :

_ « Comptes prorata en marchés publics : comment éviter les litiges » C. de L., Les Cahiers Techniques du Bâtiment n° 241 mars 2004

_ Incidences du Compte Prorata, Dictionnaire Permanent Construction et Urbanisme

_ « Le compte prorata » C. de Lapparent, Gazette du Palais Spécial Droit Immobilier 24-26 octobre 2004 n°298 à 30

Ouvrages :

_ « La pratique du droit de la construction » - Patricia Grelier Bessman - Eyrolles - 4e édition

_ Droit des Marchés Publics - Janvier 2002 - Groupe Moniteur

La jurisprudence du Conseil d’Etat :

• Conseil d’Etat 19 juin 1981, n° 3822 Bongiovanni :

« Au cas où l’entrepreneur refuserait d’acquitter sa part (du compte prorata) ou s’il tardait à verser le montant, le maître d’ouvrage, cinq jours après l’envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée restée sans effet, peut déduire du solde de cet entrepreneur la part des frais dont il s’agit, et en offrir le paiement à l’entrepreneur qui en a fait l’avance. »

Le Conseil d’Etat rappelle cependant que ce n’est qu’une faculté laissée à l’administration d’adresser une mise en demeure.

• Conseil d’Etat 23 juin 1986 : décide qu’avant de régler le constructeur, le maître d’ouvrage doit s’assurer que celui-ci est en règle au regard du compte prorata, et qu’il doit opérer en tant que de besoin les retenues contractuellement prévues pour les reverser à l’entreprise gestionnaire de ce compte.

Le conseil d’Etat décide ici que c’est une obligation du maître de l’ouvrage.

• Conseil d’Etat 18 novembre 1988 : Lorsque l’entreprise débitrice au regard du compte prorata est en état de règlement judiciaire, les retenues à effectuer au titre du compte prorata doivent être déduites des créances produites par le concordat.

Plus d’information

Dans la partie magazine de ce numéro du MONITEUR

Présentation page 105

COMMENTAIRE

À l’initiative de l’Union départementale des syndicats du BTP du Haut-Rhin (FNB-FNTP), des professionnels (entrepreneurs et maîtres d’œuvre) se sont réunis pour mettre au point un guide de recommandations sur la pratique du compte prorata.

Aussi appelé compte interentreprises, ce compte sert à répartir les dépenses d’intérêt commun entre les différentes entreprises intervenant sur un chantier, au prorata du montant de leurs travaux.

Le guide préconise de faire systématiquement - même en marchés publics - référence à la norme NF P 03-001 * qui comporte une annexe relative à la gestion et au règlement du compte prorata.

Après avoir recensé les points les plus générateurs de contentieux dans les dispositions de la norme, les rédacteurs du guide formulent des explications et recommandations (« ce qu’il faut faire et ne pas faire »).

Huit points sont balayés : le nettoyage du chantier, les déchets, les vols et dégradations, le préchauffage et chauffage du chantier, le gardiennage, le règlement du compte prorata, la rémunération du gestionnaire et pour finir une rubrique « divers ».

Enfin, notons par exemple que le guide préconise de porter la rémunération du gestionnaire à 10 % du montant T.T.C. des dépenses imputées au compte prorata si les appels de fonds sont pratiqués dans le marché, et à 15 % à défaut - la norme fixant cette rémunération à 8 % sauf stipulation différente.

Note du Moniteur: * Norme NF P 03-001 - Marchés privés - Cahiers types - Cahier des clauses administratives génrales applicable aux travaux de bâtiment faisant l’objet de marchés privés. Diffusée par l’AFNOR. (1) Définition donnée par l’Office Général du Bâtiment et des Travaux Publics dans sa Convention pour l’établissement, la gestion et le règlement du compte prorata version 2000. (2) Pour mémoire, le PGCSS n’est pas un document contractuel qui peut à lui seul imposer des sujétions aux entreprises. L’article R.238-18 alinéa d) du code du Travail dispose en effet que : « Les sujétions relatives à la mise en place et à l’utilisation des protec-tions collectives, des appareils de levage, des accès provisoires et des installations générales, notamment les installations électriques, doi-vent être définies en phase de conception-étude par le coordonnateur qui doit mentionner dans les pièces écrites leur répartition entre les différents corps d’état qui auront à intervenir. »

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