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Fiche de paie : les enjeux des déclarations sociales
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Fiche de paie : les enjeux des déclarations sociales

le 27/06/2022  |  France

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Le recrutement d’un nouveau collaborateur n’implique pas simplement de lui faire signer un contrat de travail. L’employeur a l’obligation d’informer tous les organismes sociaux de cette nouvelle embauche. Cette obligation de déclaration se poursuit tout au long de la collaboration, jusqu’à la sortie définitive du salarié de l’entreprise. Explications.

Négliger les déclarations sociales obligatoires liées à une embauche pourrait valoir à l’employeur de faire l’objet de sanctions notamment pour travail au noir. En effet, l’article L8221-5 du Code du travail dispose que : « est réputé travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié le fait pour tout employeur :

1) Soit de se soustraire intentionnellement à l'accomplissement de la formalité prévue à l'article L. 1221-10, relatif à la déclaration préalable à l'embauche ;
2) Soit de se soustraire intentionnellement à la délivrance d'un bulletin de paie ou d'un document équivalent défini par voie réglementaire, ou de mentionner sur le bulletin de paie ou le document équivalent un nombre d'heures de travail inférieur à celui réellement accompli, si cette mention ne résulte pas d'une convention ou d'un accord collectif d'aménagement du temps de travail conclu en application du titre II du livre Ier de la troisième partie ;
3) Soit de se soustraire intentionnellement aux déclarations relatives aux salaires ou aux cotisations sociales assises sur ceux-ci auprès des organismes de recouvrement des contributions et cotisations sociales ou de l'administration fiscale en vertu des dispositions légales. » (Sic)


Outre la peur du gendarme, il est important de prendre conscience que ces obligations sociales représentent un enjeu important à la fois pour les salariés, pour le bon fonctionnement des organismes sociaux ainsi que pour la santé du marché de l’emploi en général.
Quelles sont les différentes déclarations sociales obligatoires ? Quels sont les enjeux relatifs à ces déclarations aux organismes sociaux  ?

Quelles sont les différentes déclarations sociales obligatoires ?

À l’embauche : la DPAE
La Déclaration Préalable à l’Embauche est une procédure de déclaration systématique qui doit être réalisée pour chaque collaborateur dont le recrutement est envisagé, quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, apprentissage, etc.). Cette déclaration d’embauche doit être effectuée dans les 8 jours précédant l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Vous ne pourrez pas éditer la fiche de paie du salarié s’il n’est pas correctement déclaré auprès de l’administration.
La DPAE regroupe 5 formalités liées à l‘embauche :

1. Lors d’une première embauche, la DPAE déclenche l’immatriculation de l’entreprise en tant qu’employeur auprès du régime général de la sécurité sociale, un compte employeur est alors automatiquement ouvert auprès de l’Urssaf;
2. L’affiliation de votre entreprise en tant qu’employeur auprès du régime d’assurance chômage;
3. L’immatriculation du salarié auprès de l’assurance maladie (CPAM);
4. La demande d’adhésion à un service de santé au travail (SST);
5. La demande d’une visite d'information et de prévention (VIP) à réaliser dans un délai maximum de 3 mois suivants la date d'embauche.

Cette déclaration est à effectuer auprès de l’Urssaf dont relève l’établissement concerné par l’embauche.
Si l’embauche concerne un stagiaire, l’employeur est dispensé de l’obligation d’effectuer la DPAE, car celui-ci n’a pas la qualité de salarié.

Tout au long de la vie du contrat de travail : la DSN

L’obligation pour les employeurs de communiquer chaque année aux organismes sociaux les données sur les rémunérations date de 1947. Avec la complexification des législations sociales et de la paie, de nouvelles déclarations obligatoires ont été instituées : déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS), déclaration des mouvements de main d’œuvre (DMMO), les DADS-U etc. Au total, il y avait 29 déclarations à réaliser auprès de différents organismes (Acoss, Assurance maladie, Urssaf etc.) !

Pour simplifier le quotidien des entrepreneurs et fiabiliser les informations transmises aux organismes sociaux, la Déclaration Sociale Nominative a été mise en œuvre progressivement pour couvrir désormais la quasi-totalité des employeurs. La DSN est le tout dernier maillon de la chaîne de production de la paie. Elle est le plus souvent générée via un logiciel de paie compatible avec la norme DSN.

La DSN se base sur la transmission unique et dématérialisée de l’ensemble des données de la paie et permet de signaler des évènements ponctuels pouvant avoir un impact sur la fiche de paie des collaborateurs comme les accidents du travail, les arrêts maladies, ou encore les fins de contrats. Pour cela, il existe deux types de DSN distincts :

•La déclaration périodique : correspondant à la production de la fiche de paie, elle est le reflet de la situation des salariés au moment du traitement de la paie. Les dates d’échéance de la DSN mensuelle doivent être obligatoirement respectées (avant le 5 ou le 15 du mois suivant la situation de l’entreprise).
•La DSN événementielle : entre deux DSN mensuelles, des évènements peuvent survenir qui doivent être signalés aux organismes sociaux. Dans ce cas, une DSN, appelée DSN signalement d’événement est transmise dans les 5 jours de prise en compte en paie d’un événement. Il s’agit des événements suivants :
•Signalement arrêt de travail : maladie, maternité, paternité, AT/MP ;
•Signalement reprise anticipée : lorsque le salarié reprend son travail avant la date de fin d’arrêt de travail) ;
•Signalement fin de contrat de travail : lors du départ d’un salarié de l’entreprise).

L’emploi des personnes en situation de handicap : la DOETH

La loi Handicap de 2005 a introduit l’obligation de déclarer l’emploi de salariés en situation de handicap dans les entreprises privées afin de vérifier que celles-ci respectent bien leur obligation d’emploi. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise peut se voir contrainte de verser une contribution financière pour motif de discrimination.

L’obligation en matière d’emploi des travailleurs handicapés est fixée par la loi. Les lois Avenir professionnel du 5 septembre 2018 et loi Pacte du 22 mai 2019, ont apporté des modifications aux règles régissant ce dispositif.

Depuis le 1er janvier 2020, tous les employeurs (entreprises privées et EPIC) doivent répondre à cette obligation de renseigner et transmettre la DOETH (la déclaration d’emploi) des travailleurs handicapés sans considération d’effectif. Une distinction s’opère toutefois selon la taille de l’entreprise :

entreprises de 20 salariés et plus entreprises de moins de 20 salariés
DOETH obligatoire OUI OUI
Obligation d’emploi de 6 % OUI NON

Si toutes les entreprises doivent réaliser leur DOETH, seules les entreprises de plus de 20 salariés sont concernées par l’obligation d’employer au moins 6 % de travailleurs handicapés sur l’effectif total.

La DOETH se fait par le biais de la DSN :

•Via une déclaration mensuelle du statut de travailleurs handicapés ;
•Via une déclaration annuelle d’emploi des travailleurs handicapés dans l’entreprise.

Que risque l’entreprise en cas d’obligation d’emploi non remplie ? Les entreprises de plus de 20 salariés qui ne respectent pas leur obligation d’emploi doivent verser une contrepartie financière. Depuis 2021, celle-ci est collectée par les Urssaf et les caisses de MSA (sécurité sociale agricole) via la DSN ;

Pourquoi déclarer vos salariés aux organismes sociaux ?

Ouvrir des droits sociaux aux salariés
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) entraîne :

•L’ouverture des droits sociaux au salarié et la possibilité d’accéder aux prestations sociales,
•La couverture du salarié en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle ;
•Le bénéfice de droits à exonération éventuels pour l’employeur.

La DPAE a été intégrée à la DSN. Celle-ci permet de transmettre l’ensemble des données pour déclarer et payer les cotisations sociales. C’est la transmission de ces données de paie aux organismes sociaux qui autorise les salariés à bénéficier de leurs droits sans avoir à justifier leur situation.

Les cotisations et contributions sociales ont pour objectif de financer les différentes prestations sociales. En cotisant, le salarié s’ouvre des droits. Or, négliger les déclarations sociales, et donc le paiement des cotisations afférentes, revient à rogner les droits sociaux des salariés (maladie, maternité, AT/MP, chômage, retraite, etc.).

Ne pas s’exposer à des sanctions pour travail dissimulé

Ainsi, l’absence de déclaration d’embauche d’un salarié ou l’oubli de déclaration d’heures supplémentaires dans la DSN par exemple, peut exposer l‘employeur à des sanctions. En effet, le fait de ne pas transmettre de DSN, ou de transmettre des informations partielles, voire erronées, peut être considérées comme du travail dissimulé (couramment appelé « travail au noir »).
Un employeur convaincu de travail dissimulé suite à un contrôle de l’Urssaf ou de l’inspection du travail peut faire l’objet :

•De sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (Article L8224-2 du Code du travail).
•De sanctions administratives (interdiction d’exercer d’activité professionnelle pendant une durée de 5 ans maximum, interdiction d’accès aux marchés publics pendant 5 ans maximum, confiscation du matériel professionnel utilisé dans le cadre du travail illégal, ou des objets produits par les salariés non déclarés ;
•Redressement des cotisations non payées avec majoration) ;
•Engagement de la responsabilité de l’employeur en cas d’accident de travail, les conséquences financières peuvent être très lourdes ;
•Sans compter qu’un salarié non déclaré peut saisir le conseil des prud’hommes pour obtenir des dommages et intérêts compte tenu de la spoliation de ses droits sociaux. Attention, les salariés aussi peuvent être sanctionnés et avoir l’obligation de rembourser les cotisations sociales et montants d’impôt sur le revenu calculés sur les sommes non déclarées.

Les déclarations sociales sont obligatoires et doivent être renseignées avec beaucoup de rigueur et de précaution pour éviter tout risque de sanction. Bien entendu, une erreur de bonne foi ou une dissimulation volontaire n’entraîneront pas les mêmes conséquences et ne seront pas considérées de la même façon par les autorités de contrôle !

Comprendre le marché de l’emploi

« La Déclaration sociale nominative (DSN) est une mine d'informations pour la Dares  », Tanguy Martin, statisticien au département Emploi.
En effet, la Dares (Direction de l'Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques) exploite les données transmises par les entreprises via la DSN pour produire des études et statistiques sur l’état de l’emploi en France.

PCS-ESE, rémunérations, primes, cotisations sociales, type de contrat de travail, AT/MP, arrêts maladie, maternité ou paternité, prélèvement à la source, ou encore la pénibilité sont autant de données remontées tous les mois par la DSN et qui sont utilisées par la Dares pour analyser les dynamiques du marché du travail. Grâce à la DSN, ce sont des données fraîches qui sont mises à disposition de la Dares tous les 20 du mois.

La DSN ayant été généralisée, celle-ci offre la possibilité de disposer d’informations sur les embauches et fins de contrat de toutes les entreprises de France. La quasi-exhaustivité de la DSN permet de remonter et de croiser des données très détaillées pour analyser des sous-populations (par exemple : faire un focus sur l’apprentissage, l’emploi des séniors).
Les déclarations sociales sont essentielles pour comprendre le marché de l’emploi, et peuvent servir à définir de nouvelles politiques d’emploi, notamment en faveur de publics particuliers (employeurs comme salariés).

Contenu proposé par Aurore.R

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