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Dématérialisation Les certificats électroniques peinent à s’imposer
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Dématérialisation Les certificats électroniques peinent à s’imposer

Caroline Arnaud |  le 12/09/2008  |  Dématérialisation des marchés publicsEtatVendéeHaute-GaronneEssonne

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Dématérialisation des marchés publics
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Véritable carte d’identité électronique de l’entreprise, le certificat électronique constitue l’outil indispensable aux échanges dématérialisés. Bien qu’elles soient équipées, les entreprises ne l’utilisent qu’en cas d’obligation légale.

«C’est un élément rassurant, qui ne complique pas les démarches des entreprises. » Jean-Jacques Meiller, animateur du groupe dématérialisation à la FNTP, martèle son message auprès des entreprises qui rechignent à utiliser leur certificat électronique.

Trois grands types de certificats

Créée en 2000, cette carte d’identité électronique de l’entreprise permet de réaliser en ligne nombre de formalités administratives (déclarations sociales, fiscales, TVA…), en toute sécurité. En outre, le certificat électronique constitue l’outil indispensable à la dématérialisation des marchés publics : sans lui, impossible de candidater à un marché par la voie électronique. Pourtant, il reste encore bien souvent dans les tiroirs. Ce que confirme Jean-Jacques Meiller, de la FNTP : « Les entreprises font bien la démarche de s’équiper de leur certificat ; mais une fois celui-ci acquis, elles le mettent de côté pour le jour où son utilisation deviendra obligatoire. »

A ce jour, une douzaine de certificats électroniques existent, délivrés par les différentes autorités de certification (voir encadré). Valables d’une durée de un à trois ans, ils se classent en trois catégories correspondant à trois niveaux de sécurité. Le certificat de classe 1 s’adresse aux particuliers. Téléchargeable sur le site des autorités de certification, il permet de s’acquitter des déclarations fiscales ou d’immatriculer en ligne son véhicule (Télécarte grise). La deuxième catégorie permet de remplir ses déclarations sociales et de TVA. C’est le type de certificat le plus répandu au sein des entreprises. Et pour cause : depuis la loi de finances de 2006, les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 760 000 euros sont tenues de déclarer et régler la TVA en ligne. Mais l’échéance initialement prévue du 1er janvier 2007 a dû être différée d’un an, en raison des réticences des entreprises à s’équiper de ce certificat payant. Aussi, à l’automne 2007, le ministère du Budget a mis gratuitement à leur disposition le « Certificat fiscal pro », pour leur permettre d’honorer cette obligation.

Enfin, troisième type de certificat : celui dit de « classe 3 ou 3 ». Offrant les meilleures garanties en matière de sécurité, il ne peut être remis qu’en mains propres sous forme de clé USB. Lui seul permet de remplir l’ensemble des téléprocédures, et de répondre aux appels d’offres en ligne.

Un difficile changement d’habitudes

Les prix de ces certificats varient entre 59 à 177 euros, selon leurs usages et niveaux de sécurité. Des frais qui, aux dires des entreprises, s’amortissent en moins d’une année. Bien conscientes des avantages qu’elles peuvent également en tirer en termes de gains de temps, d’économies de papier ou de frais postaux, les PME rechignent toutefois à les utiliser. A moins d’y être contraintes, comme en témoigne l’expérience de la TéléTVA. Selon les experts, ces réticences s’expliquent par le fait que les entreprises redoutent de changer leurs habitudes pour un outil qu’elles ne maîtrisent pas. Ce manque de confiance se ressent tout particulièrement en matière de soumission électronique aux marchés publics. « A peine 2 % des soumissions aux appels d’offres passent par la voie dématérialisée, c’est une catastrophe !, déplore Bernard Longhi, président de l’association Edibuild, qui réunit les acteurs de la dématérialisation. Pourtant, presque tous les avis de publication des appels d’offres sont transmis électroniquement. Et près de 75 % des dossiers de consultation des entreprises sont téléchargés. »

« En réalité, ce n’est pas tant le certificat électronique qui pose problème, que les plates-formes qui permettent de soumissionner en ligne », répond Isabelle Darnel, responsable du service des marchés du conseil général de l’Aube. Les entreprises buttent devant l’hétérogénéité des plates-formes, la complexité de leur utilisation, qui font craindre aux entreprises de ne pas être enregistrées correctement. Pour les rassurer, Edibuild France, la FNTP et le ministère de l’Economie ont lancé en janvier 2007 « dem@PE ». Ce label, aujourd’hui délivré à achatpublic. com, Edisys et Agysoft, atteste du degré de sécurité, d’ergonomie et de performance des plates-formes.

Pour autant, comme pour les téléprocédures, les entreprises admettent qu’elles ne s’y mettront réellement que lorsque tombera le couperet du 1er janvier 2010, date à laquelle les acheteurs publics pourront exiger d’elles de soumissionner par voie dématérialisée. Le compte à rebours est lancé.

Les autorités de certification reconnues par le ministèrede l’Économie, des Finances et de l’Emploi (Minefe)

• Atos origin : www.mediacert.com

• BNP Paribas : www.certification.bnpparibas.com

• Certeurope : www.certeurope.fr

• Infogreffe : www.certigreffe.fr

• Chambersign :www.chambersign.tm.fr

• Click and trust :www.click-and-trust.com

• Crédit agricole :www.ca-certificat.com

• Certinomis : www.certinomis.fr

• LCL : http://certification.lcl.fr

• GIP CPS : www.gip-cps.fr

• Greffe TC-Paris :www.certificat-electronique.fr

• HSBC France :www.hsbc.fr/elys-certification

• Natexis Banques populaires : www.cesam.nxbp.com

• SG Trust Services :www.sgtrustservices.com

Comment l’obtenir ?

• Accès sécurisé à des services bancaire

L’obtention du certificat électronique est soumis à un protocole très administratif. Des pièces officielles doivent être fournies à l’autorité de certification pouvant délivrer en quelques jours les certificats de classe 3 et 3 sur un logiciel, une clef USB ou une carte à puce.

Comment fonctionne-t-il ?

Le certificat repose sur deux algorithmes informatiques appelés « clefs » (PKI).

Lexpéditeur adresse la première « clef publique » aux correspondants.

Lexpéditeur attache la seconde « clef privée » au fichier. Celle-ci agit comme un code secret.

Les informations contenues dans le fichier sont garanties dès lors que les deux clefs sont associées.

Combien coûte le certificat électronique ?

Les tarifs varient entre 59 et 177 euros/an. Cette somme double en cas de « location » des matériels annexes comme un lecteur de carte à puce. Certains prestataires proposent des options d’assistance, d’installation sur site ou d’archivage sécurisé des documents échangés.

Le certificat électronique permet de remplir :

• Déclaration et règlement de la TVA par Internet (TéléTVA)

• Déclaration et règlement de cotisations par e-mail (Ducs)

• Déclarations sociales en ligne (Net-entreprises)

• Déclaration d’achat et de cession de véhicules (Téléc@rte grise)

• Réponses à des appels d’offres en marchés publics

• Envoi de factures dématérialisées

• Signature de documents (contrats, bons de commandes, notes de frais, etc.) et des courriers électroniques (lettre simple ou recommandée électronique)

• Accès au compte fiscal en ligne (impots.gouv.fr)

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« L’utilisation des plates-formes s’est révélée trop compliquée »

Karine Bouhier, cogérante des Charpentiers de l’Atlantique, entreprise de charpentes en bois, La Boissière-de-Montaigu (Vendée), 25 salariés

« Nous utilisons notre certificat uniquement pour la TéléTVA. Cela permet de gagner du temps et de travailler davantage en amont. En effet, nous préparons la déclaration de TVA avant la date butoir mais le règlement n’est effectif qu’à l’échéance ; cette souplesse est appréciable. Si la TéléTVA est entrée dans nos habitudes, en revanche, du côté des appels d’offres, l’expérience ne s’est pas avérée concluante. En théorie, répondre par Internet semble plus pratique et plus rapide. Mais dans les faits, l’utilisation des plates-formes s’est révélée trop compliquée lorsque nous avons essayé d’utiliser notre certificat de classe 3 pour candidater à un marché. Nous l’avons fait une seule fois, mais n’avons pas persévéré. Des formations sur l’utilisation des plates-formes seraient bien utiles. »

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« Nous avons dû structurer notre réseau informatique »

Frédéric Goubier, directeur général de Sogecer, entreprise de génie civil et d’équipements routiers, Tournefeuille (Haute-Garonne), 51 salariés

« Nous nous sommes dotés d’un certificat électronique il y a plus de deux ans, en raison de l’obligation de déclarer et payer la TVA en ligne. Sans cette obligation, nous n’aurions pas franchi le pas, d’autant plus qu’à l’époque, nous ne disposions pas du haut-débit ; nous avons dû structurer notre réseau informatique. Lorsque nous avons appris que notre certificat nous permettait de répondre aux appels d’offres en ligne, nous avons saisi l’occasion. Aujourd’hui, nous soumissionnons une fois sur cinq par voie dématérialisée. Si la dématérialisation permet de répondre plus facilement et plus rapidement aux appels d’offres, elle oblige également à se montrer plus réactif dès la publication des offres. Nous avons déjà raté une affaire pour dix minutes de retard sur la concurrence. Tout va plus vite ! »

« Ces nouvelles procédures ont changé notre façon de travailler »

Claude Sylva, responsable des moyens techniques et qualité de Segic Ingénierie, entreprises d’études et d’ingénierie, Verrières-le-Buisson (Essonne), 68 salariés

« Nous utilisons notre certificat électronique entre cinq et dix fois par mois, tant pour gérer la TéléTVA que pour répondre aux appels d’offres. Les plates-formes sont toutes différentes et les manipulations fastidieuses. Nous avons même dû faire face à certains « bugs ». Nous pensions que ce serait plus simple de s’approprier ces outils, mais avons toutefois persévéré à la demande de nos clients, qui sont pour la majorité des collectivités territoriales. Il nous a fallu changer notre façon de travailler, modifier nos procédures internes. Grâce à elles, nous sommes désormais capables de parer les éventuels dysfonctionnements de plates-formes qui pourraient nous faire manquer une affaire. Nous avons aujourd’hui apprivoisé ces outils, et appréhendons sereinement le passage à 2010. »

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