Dématérialisation : la DJO fait le bilan

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A l’aube de 2010, les acheteurs publics pourront rendre obligatoire la transmission des candidatures et des offres par voie électronique dans le cadre de marchés passés selon une procédure formalisée. La Direction des Journaux Officiels (DJO) et l’IFOP font conjointement un bilan de l’état de préparation des pouvoirs adjudicateurs et des entreprises en matière de dématérialisation des marchés publics. Cette étude s’inscrit dans le prolongement de l’étude qualitative menée par la DJO avec le ministère de l’Economie, de l’Industrie et de l’Emploi en 2007. 747 acheteurs publics et 851 fournisseurs ont été interrogés, conclusion sans appel : il faut informer et sensibiliser les entreprises.

"Une bonne chose" pour la majorité des acheteurs
Du côté des acheteurs, on note une forte adhésion au principe de dématérialisation puisque 82 % des répondants estiment que c’est "une bonne chose". Les régions, départements et communes de plus de 50.000 habitants font preuve d’un positionnement volontaire et dynamique, favorisé par l’existence d’un service consacré à l’organisation et au suivi des marchés publics. Parmi l’ensemble des acheteurs ayant participé à l’enquête, 51 % bénéficient au sein de leur établissement d’un tel service dédié. 51 % de ces services disposent d’un logiciel spécifique de gestion des marchés publics et le nombre moyen de personnes affectées à ce service s’élève à 4,5 personnes. 93 % des établissements disposant d’un service dédié ont déjà publié en ligne un cahier des charges et 86 % ont déjà donné la possibilité aux entreprises de répondre en ligne. Parmi les raisons pour lesquelles on dématérialise l’ensemble d’une procédure d’appel d’offres, l’obligation réglementaire se positionne en tête (77 %), mais 53 % des répondants perçoivent l’anticipation d’un gain de temps et d’argent. Les raisons pour lesquelles les acheteurs n’utilisent pas les procédures de dématérialisation sont un manque de formation et d’explication (43 %) et la crainte de la complexité de ces nouvelles procédures (38 %).

L’échéance du 1er janvier 2010 est encore loin
Seule une entreprise sur cinq déclare connaître l’échéance du 1er janvier 2010 pour l’obligation possible de transmission des réponses. Certes les fournisseurs téléchargent les dossiers de consultation des entreprises (93 % l’ont déjà fait) mais peu d’entre eux ont déjà déposé une offre en ligne sur une plate forme d’achat dématérialisée ou un site dédié (16 %). Les entreprises ayant déjà expérimenté une ou plusieurs procédures de dématérialisation portent sur ce processus un jugement très majoritairement positif (78 %). Les raisons pour lesquelles les entreprises n’ont pas déposé d’offre en ligne sont par crainte d’un échec de la procédure (40 %), par manque de formation et d’explication (37 %) et par crainte de la complexité de ces nouvelles procédures (33 %).
38 % des entreprises ont déjà entendu parler de la copie de sauvegarde des offres et 21 % d’entre elles l’utilisent systématiquement.
Les principaux avantages attribués à la dématérialisation sont les économies de papier et de frais postaux (64 %) et le gain de temps pour la constitution du dossier (48 %). Les principaux inconvénients sont le risque d’échec de la transmission qui pourrait se solder sur le rejet de l’envoi (45 %), le manque d’information et de formation sur la méthode à suivre (39 %) et l’hétérogénéité des plateformes permettant de répondre à un appel d’offres (35 %).

A quelques mois de la date à laquelle les pouvoirs adjudicateurs pourront rendre obligatoire les réponses électroniques, il semble urgent d’informer et de former l’ensemble des acteurs de la dématérialisation !

Elodie Cloâtre

Retrouvez l'étude quantitative sur la dématérialisation dans les marchés publics"

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