Dématérialisation des marchés publics : ce qui vous attend vraiment pour le 1 octobre 2018… et d'ici là

La dématérialisation des marchés publics va prendre un nouveau virage au 1er octobre 2018. S'il est souvent question de démat' totale dans les marchés, les obligations entrant en vigueur à cette échéance pour tous les acheteurs publics concernent principalement la procédure de passation des marchés, à savoir : la mise à disposition des documents de la consultation, les communications et les échanges d'information par voie électronique entre acheteurs et opérateurs économiques et la remise des documents justificatifs par les candidats. Autres nouveautés : la publication des données essentielles relatives à l'attribution et à la modification des contrats d'un montant supérieur à 25 000 €.

Si les entreprises peuvent, depuis 2001, présenter des plis par voie électronique en procédure adaptée, ce n'est qu'en 2018 que cette possibilité va se transformer en obligation - et ce pour tous les marchés. « La démat' est là, et cette fois-ci les acteurs n'y échapperont pas », affirmait Benoît Verwaerde, responsable de la mission pilotage et système d'informations à la Métropole européenne de Lille (MEL), lors d'une conférence sur l'achat public.

Disposition des documents de la consultation

Première obligation : pour tous les marchés publics de tout type d'acheteurs, les documents de la consultation doivent être mis gratuitement à disposition des opérateurs économiques sur un profil d'acheteur à compter de la publication de l'avis d'appel à concurrence (AAC) (art. 39-I du décret marchés publics).

A noter que cette obligation est déjà entrée en vigueur pour les centrales d'achats au 1er avril 2017.

Les exceptions à la publication des documents de la consultation : la protection de la confidentialité de certaines informations (art.

39-II) ou les cas prévus à l'article 41-II du décret (les marchés publics négociés sans publicité ni mise en concurrence préalable dont le montant est inférieur aux seuils européens, par exemple).

D'ici au 1er octobre 2018 : cette obligation ne concerne que les marchés d'un montant supérieur à 90 000 € passés par l'Etat, ses établissements publics administratifs, les collectivités locales, leurs établissements publics et leurs groupements, et les autres marchés d'un montant supérieur aux seuils européens (art. 39-IV). A noter que cette obligation valait pour les centrales d'achats jusqu'au 1er avril 2017.

Communication et échanges d'information par voie électronique

Deuxième obligation : tous les acheteurs publics et les opérateurs économiques doivent communiquer et échanger les informations par des moyens électroniques lorsqu'une consultation ou un AAC est lancé à compter du 1er octobre 2018 (art. 41). Les outils et les dispositifs doivent répondre aux exigences minimales fixées par l'arrêté du 14 avril 2017 relatif aux profils d'acheteurs entrant également en vigueur à cette date (art. 42 du décret marchés publics).

Les acheteurs publics et les autorités concédantes peuvent se doter d'un profil d'acheteur sans attendre la date du 1er octobre 2018, précise la notice dudit arrêté.

A noter que cette obligation est déjà entrée en vigueur pour les centrales d'achats au 1er avril 2017.

D'ici au 1er octobre 2018 : les échanges par voie électronique sont possibles pour toutes les procédures (art. 40). Le mode de transmission doit alors être indiqué dans l'AAC ou les documents de la consultation.

Les candidats et les soumissionnaires appliquent le même mode de transmission à l'ensemble des documents transmis à l'acheteur pour chaque étape de la procédure. Du côté de l'Etat, ses établissements publics administratifs, les collectivités locales, leurs établissements publics et leurs groupements, ils ne peuvent, eux, refuser de recevoir les candidatures et les offres transmises par voie électronique d'ici au 1er octobre 2018. Par ailleurs, ce mode de transmission est obligatoire pour leurs marchés de fournitures de matériels et de services informatiques d'un montant supérieur à 90 000 €.

Réutilisation des pièces de candidature déjà transmises

Troisième obligation : les candidats à une consultation lancée à compter du 1er octobre 2018 par tout type d'acheteur, dans le cadre d'une procédure formalisée, n'ont plus à fournir les documents justificatifs et les moyens de preuves déjà transmis lors d'une précédente consultation (art. 53).

Et ce, même si le service acheteur ne l'a pas expressément prévu. Mais à condition que ces pièces soient toujours valables.

Cette nouveauté devrait être source de simplification pour les entreprises - encore faut-il qu'elles s'en saisissent. A noter que cette obligation est déjà entrée en vigueur pour les centrales d'achats au 1er avril 2017.

D'ici au 1er octobre 2018 : le candidat n'a pas à fournir ces documents dans seulement deux situations. Soit lorsque l'acheteur peut les obtenir via un système électronique officiel de mise à disposition (du type service « Marché public simplifié ») ou un espace de stockage numérique dont le chemin d'accès est indiqué dans le dossier de candidature. Soit lorsque l'acheteur prévoit dans l'AAC ou les documents de consultation que les informations déjà transmises lors d'une précédente consultation demeurent valables.

Accès aux données essentielles des marchés publics

Quatrième obligation : tous les acheteurs doivent, à compter du 1er octobre 2018, offrir sur leur profil d'acheteur un accès libre, direct et complet aux données essentielles de leurs marchés d'un montant supérieur à 25 000 € sauf pour les informations dont la divulgation serait contraire à l'ordre public (art. 107).

Pour les données relatives à l'attribution, le délai de mise en ligne est de deux mois à compter de la notification du marché - ou pour un contrat de concession, avant le début de son exécution. Pour les données relatives à la modification du contrat, le délai de publication est de deux mois à compter de la notification du marché ou de la signature de la concession. La publication doit se faire selon les modalités fixées par l'arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique.

D'ici au 1er octobre 2018 : les acheteurs et les autorités concédantes peuvent publier ces données avant cette date, indique la notice de l'arrêté.

Si nombre de professionnels estiment que, au 1er octobre 2018, il y aura sans doute des loupés pour une démat' effective, la meilleure façon pour y arriver, c'est de s'y préparer !

Publié sur lemoniteur.fr le 29/09/17 et mis à jour le 09/07/2018