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Dématérialisation des factures de l’Etat : où en est-on ?
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Dématérialisation des factures de l’Etat : où en est-on ?

Elodie Cloâtre |  le 03/10/2013  |  Réglementation

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Peu de fournisseurs de l’Etat semblent aujourd’hui familiarisés avec la transmission des factures par voie dématérialisée. Dans le BTP pas plus qu’ailleurs ! En cause notamment, la complexité du circuit de production et de validation du décompte général définitif.

Depuis le 1er janvier 2012, les acheteurs publics de l’Etat sont tenus d’accepter les factures remises par leurs fournisseurs sous forme dématérialisée. Au cours d’une réunion de l’Observatoire économique de l’achat public (OEAP), Emmanuel Spinat, de l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) a dressé un bilan pour le moins mitigé, près de deux ans après la mise en place de ce dispositif. L’Etat reçoit chaque année 4 millions de factures ; et seules 6000 ont été adressées par voie dématérialisée au cours des cinq premiers mois de 2013. Les gains attendus sont pourtant multiples : réduction des délais de traitement des factures, automatisation de certains contrôles, réduction des tâches de saisie manuelle et des coûts de stockage, fiabilité de la date de réception, etc. Le portail « Chorus factures » permet, entre autres, de suivre en temps réel l’état d’avancement du traitement de chaque facture. Mais les freins restent nombreux, allant de l’attachement au papier à la résistance au changement.

Sur le plan technique, les quelque 100 000 fournisseurs de l’Etat peuvent choisir entre différents modes de transmission des factures. Tout d’abord, la saisie de factures en ligne, pour les fournisseurs qui ont de très petits volumes de factures. Deuxième possibilité : l’émission de factures par voie EDI  (échange de données informatisé). Ce mode « flux » correspond à une transmission automatisée de manière univoque entre le système d’information du fournisseur ou de son prestataire et l’application informatique « Chorus ». Et depuis le mois de juillet 2013, les fournisseurs ont également la possibilité de déposer leurs factures au format PDF signées électroniquement grâce à un certificat qualifié.

Une autre voie de dématérialisation des factures sera proposée d’ici quelques jours. A compter du 11 octobre 2013 en effet, la facture PDF non signée électroniquement sera acceptée, sous réserve de la mise en place de règles d’audit et de traçabilité effective par l’entreprise. Pour Emmanuel Spinat, « cette possibilité pourrait être un levier de généralisation de la dématérialisation de la facture, en particulier sur la cible des petites et moyennes entreprises ».

L’expérimentation de la numérisation des factures

Si les fournisseurs ne se bousculent pas au portillon, tout n’est pas simple non plus du côté de l’Etat. « Les difficultés sont le résultat d’habitudes ancrées depuis de nombreuses années », constate Emmanuel Spinat, en ajoutant que  « la grande majorité des fournisseurs continuant à transmettre leurs factures par voie papier, il n’est pas évident de jongler entre les deux systèmes en place actuellement ». C’est pourquoi une expérimentation de numérisation des factures papier adressées par les fournisseurs est menée au niveau de cinq services et devrait être étendue à trente services en 2014. Objectif :  unifier le processus de traitement des factures par les services, et leur permettre ainsi d’appréhender plus sereinement les factures reçues par voie dématérialisée. « Il s’agit d’une mesure transitoire pour atteindre la « non-matérialisation » des documents, ce qui devrait œuvrer à la conduite du changement », souligne Emmanuel Spinat.

Les entreprises du BTP, frileuses

Les fournisseurs du BTP ne se sont pas encore jetés à l’eau. En cause notamment, selon Sabine Ayrault, juriste à la FNTP, « la complexité du circuit de production et de validation du décompte général définitif (DGD) faisant intervenir de multiples acteurs », ainsi que la parution annoncée d’un arrêté modifiant le CCAG travaux (voir notre article sur ce point), « n’incitant pas les entreprises à changer de méthode de facturation pour le moment ».

Vers une obligation de la facturation électronique ?


Le projet de loi d’habilitation destinée à simplifier la vie des entreprises, présenté en conseil des ministres début septembre, vise à rendre progressivement obligatoire l’utilisation des factures électroniques entre l’Etat et ses fournisseurs.

Reste à voir si l’ensemble de ces mesures permettra d’atteindre l’objectif cible de 50 000 factures dématérialisées d’ici à la fin 2013 et 500 000 d’ici à la fin 2014.

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