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Dématérialisation de la chaîne de dépense : une instruction à destination des établissements publics de santé
Une instruction interministérielle porte sur le déploiement de la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière des établissements publics de santé - © © DR

Dématérialisation de la chaîne de dépense : une instruction à destination des établissements publics de santé

Romain Cayrey |  le 24/01/2018  |  SantéRéglementationTechniqueBâtimentRéglementation des marchés publics

Une instruction interministérielle publiée lundi 22 janvier présente les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation totale de la chaîne comptable et financière dans les hôpitaux publics. Des actions à mettre en place par les services sont notamment proposées par la DGFiP.

Le processus de dématérialisation, en plus d’être une obligation réglementaire, est porteur de nombreux avantages. Economiques évidemment, avec un retour sur investissement attendu à court terme. L’on peut espérer aussi une amélioration de la qualité et des conditions de travail pour l’ensemble des équipes. Enfin, ce processus répond à un enjeu environnemental important avec l’objectif « zéro papier ».

Pourtant le déploiement de la dématérialisation, et notamment de la chaîne de la dépense, semble avoir pris du retard dans les établissements publics de santé (EPS). Partant de ce constat, la Direction générale des finances publiques (DGFiP) a publié lundi 22 janvier une instruction interministérielle relative à ce sujet.

Un rappel des obligations réglementaires


L’instruction commence par rappeler les obligations réglementaires en matière de dématérialisation. La facturation électronique notamment, qui a débuté avec les grandes entreprises et les personnes publiques au 1er janvier 2017 s’achèvera le 1er janvier 2020 avec les micro-entreprises (au 1er janvier 2018 les entreprises de taille intermédiaire ont été intégrées, et ce sera au tour des PME le 1er janvier 2019).

Concernant les marchés publics, les EPS auront l’obligation de recevoir, comme tout acheteur, le Document unique de marché européen (Dume) dès le 1er avril 2018 (les autres modes de candidature restant possibles). Ils sont également concernés par la dématérialisation des procédures et l’ouverture des données publiques d’ici à octobre 2018. Pour cela, un flux unique de données « marchés publics et concessions » sera mis en place. L’instruction indique que « ce flux va rationaliser la gestion des données des marchés et simplifier la mise en œuvre des arrêtés « données essentielles » et « profils d'acheteurs » ». Pour les groupements hospitaliers de territoire (GHT), le flux unique de données permettra une mise en œuvre facilitée de la transmission des données et des pièces de marché par le seul établissement support dans le cas de groupement de commandes.

Des actions à entreprendre pour faciliter le déploiement de la dématérialisation


La DGFiP propose ensuite plusieurs actions pour rendre encore plus efficiente la dématérialisation des processus d’exécution des marchés dans le secteur hospitalier. Elle invite ainsi à une gestion dématérialisée des référentiels de la communauté (fournisseurs, produits…). Une dématérialisation du flux « commande » jusqu’au système d’information du fournisseur doit être envisagée, tout comme une dématérialisation de la gestion  du « service fait ». Enfin la gestion financière des travaux doit être informatisée.

Sur la question des échanges avec le comptable, l’instruction rappelle l’obligation de transmettre l’ensemble des pièces comptables et justificatives à compter du 1er janvier 2019. Mais la DGFiP constate qu’un retard a été pris par le secteur hospitalier sur le sujet (78% pour l’ensemble des entités publiques hors EPS, contre 27% dans le secteur hospitalier). Pour inverser la tendance, le protocole PESv2 (protocole d’échange standard) qui constitue le socle du dispositif « est en passe d’être généralisé dans les EPS », indique la DGfiP.

Par ailleurs, concernant l’archivage numérique et la consultation des documents dématérialisés, l’instruction annonce que le déploiement progressif de l’Outil de recherche et de consultation (ORC), développé par la DGFiP, devrait être accessible aux EPS au cours du premier semestre 2018.

Les actions prioritaires à mettre en œuvre par les EPS


La DGFiP propose ensuite des actions prioritaires pour les EPS. Elle conseille tout d’abord de mettre en place une réflexion stratégique permettant de définir la cible, la trajectoire et la démarche de dématérialisation des processus métiers et de prévoir un cadencement. Dans le même ordre d’idées, elle invite à une mise en œuvre progressive des projets intégrant l’idée de dématérialisation native des flux de données et des documents. Une organisation novatrice des processus concernés est aussi proposée par la DGFiP. Pour cela, un flux de travail intégré sans rupture de chaîne depuis le fournisseur de la pièce jusqu’à sa mise à disposition au comptable semble nécessaire. Autre proposition : adapter les systèmes d’informations hospitaliers (SIH).

Dans une dernière partie, l’instruction rappelle que plusieurs structures, nationales, régionales ou locales accompagnent les EPS dans le déploiement de la dématérialisation. Il y a bien évidemment la DGFiP, mais aussi la Direction générale d’offre de soin (DGOS), ou encore les agences régionales de santé (ARS). Plusieurs ressources documentaires sont également disponibles sur le site Internet du ministère chargé de la santé et sur le portail des collectivités locales.

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