Déclarer ses cotisations et impots par Internet

Chaque année, 130 millions de formulaires papier sont remplis en France. Internet arrive à point nommé pour engager la dématérialisation des documents et faciliter leur transmission aux diverses caisses. Encore faut-il que les entreprises trouvent le site qui leur offre une solution fiable, leur assurant d'être en règle vis-à-vis de leurs obligations, facile d'utilisation et rapide. C'est l'objet de net-entreprises, site portail créé sous l'égide du GIP-MDS (groupement d'intérêt public modernisation des déclarations sociales). Il rassemble l'ensemble des organismes de protection sociale et des organisations patronales. Arlette Labbé, responsable administratif d'une PME bretonne de gros oeuvre, fait partie du comité des utilisateurs du site. Elle se félicite de cette initiative mais rappelle les clés du succès à ses yeux. « Cela ne doit pas prendre plus de temps que la version papier et les entreprises doivent être certaines que les informations parviennent au bon interlocuteur afin de ne pas avoir à payer de majorations de retard.

Bercy se modernise

Autre pan important des obligations des entreprises : les déclarations fiscales. Sous le nom de projet Copernic, le Ministère de l'économie, des finances et de l'industrie (le Minefi) s'est lancé dans un lourd travail de réforme-modernisation. Les téléprocédures existantes, déjà obligatoires pour certaines entreprises, vont évoluer dans les 5 prochaines années. La direction générale des impôts (DGI) réunira dès janvier 2002 les quelque 17 000 plus importantes sociétés françaises au sein du « laboratoire direction des grandes entreprises». Elle y étudiera avec la collaboration de la direction de la comptabilité publique (DGCP) la dématérialisation du bordereau avis de liquidation (BAL) selon une nouvelle application : Satelit. La DGI examine aussi la création d'un certificat électronique, EFITVA, reconnu par tous les services fiscaux. Autre développement en cours : la création d'une base Intranet de restitution des données des entreprises, nommée Birde, entre la DGI et la DGCP. Autant d'initiatives qui, en plus d'aider l'administration à alléger ses coûts de fonctionnement et intégrer la notion des 35 heures, permettront plus de réactivité du «fisc » face aux demandes des entreprises mais aussi dans les contrôles à réaliser.

PRINCIPAUX SITES :

http : //www.minefi.gouv.fr

http : //www.teletva.com

http : //www.edificas.org

http : //www.pro-btp.fr

http : //www.due.fr

http : //www.net-entreprises.fr

http : //www.dads.cnav.fr

https : //www.tdsnet.cnav.fr

http : //www.urssaf.fr

https : //www.dadsnet.cram-bretagne.fr

TéléTVA : simplifier la charge des «entreprises percepteurs» Première recette fiscale de l'Etat (109 milliards d'euros, soit 715 milliards de francs), la TVA est au coeur d'une téléprocédure inaugurant la politique de modernisation de la direction générale des impôts (DGI) : TéléTVA.

LES ETAPES POUR DECLARER SA TVA EN LIGNE

1 - Acheter un certificat numérique auprès d'une autorité de certification référencée par le Minefi (lire page 83), l'installer et le tester

2 - Récupérer le formulaire de souscription au dispositif TéléTVA via le portail Internet TéléTVA de la DGI, d'un centre ou d'une recette des impôts

3 - Retourner à la recette des impôts le dossier complété des pièces à joindre (RIB et autorisations de prélèvements sur les trois comptes choisis)

4 - Attendre du centre des impôts la confirmation de l'inscription et la date d'accès au service

5 - Effectuer chaque mois la déclaration sur le portail TéléTVA de la DGI grâce au «numéro d'abonné»

6 - Obtenir l'avis de réception et de paiement (certificat de prise en compte et de paiement, le CPOP) communiqué par le centre des impôts

Attention : TéléTVA fonctionne uniquement sous Internet Explorer. La DGI n'a pas encore validé son utilisation sous Netscape Communicator, ni en environnement Macintosh.

LES AVANTAGES

Les télédéclarations par EFI (voir p. 82) ou EDI (les contraintes sont identiques, il faut juste préciser le nom du partenaire EDI habilité et reconnu par la DGI) permettent de faciliter les relations entre le déclarant et la DGI. L'entreprise limite ses échanges sous forme papier, évite les déplacements à la banque pour organiser le reversement de la TVA, gagne en qualité et en sécurité dans ses déclarations (horodatage, accusé de réception). Elle dispose aussi d'une traçabilité de tous ses échanges avec l'administration fiscale.

Grâce à TéléTVA, la DGI entend réaliser des économies dans l'impression et l'envoi des liasses pré-imprimées, éviter des saisies d'informations (donc réduire les risques d'erreurs) et rendre immédiate l'intégration des déclarations dans le système informatique (donc faciliter les contrôles).

Téléprocédures fiscales : une obligation pour certaines entreprises

Les téléprocédures fiscales sont d'ores et déjà obligatoires pour quelque 17 000 sociétés dont le chiffre d'affaires hors taxes 1999 est supérieur à 15,24 millions d'euros (100 millions de francs). Depuis le 1er mai, elles doivent déclarer et acquitter chaque mois la TVA et les taxes annexes par télérèglement (EDI ou EFI). Dès la campagne 2001 de déclaration d'impôt sur les sociétés, elles sont également obligées de déposer par voie électronique les déclarations de résultats et leurs annexes relatives aux exercices clos à compter du 31 décembre 2000. Le Minefi a toutefois décidé d'assouplir les dates de mise en oeuvre de la TéléTVA en ne pénalisant pas, jusqu'au 1er septembre 2001, les entreprises qui n'appliqueraient pas au 1er mai 2001 le nouveau mode de déclaration. Après, elles risqueront une pénalité de retard de 10 %. Concernant la TDFC, la date limite de dépôt du 3 mai a été repoussée au 30 juin 2001. Si l'entreprise n'applique toujours pas la télédéclaration, elle risque alors une sanction fiscale de 0,2 % des droits de l'IS.

Renseignements auprès de la DGI, du centre informatique de Strasbourg (TDFC), des correspondants départementaux «téléprocédures», des recettes locales des impôts, sites Internet indiqués en bandeau ci-dessous.

TDFC : vers zéro papier pour l'impôt sur les sociétés Troisième recette fiscale de l'Etat, avec plus de 42,69 millions d'euros (280 millions de francs) récupérés auprès de quelque 2,8 millions d'entreprises, l'impôt sur les sociétés (IS) bénéficie depuis 1992 d'une procédure d'échange par voie électronique.

Lors de la campagne 2000, quelque 550 000 sociétés ont volontairement envoyé leurs déclarations en utilisant l'EDI et plus précisément le procédé de Transfert des données fiscales et comptables (TDFC). Bien souvent, c'est leur expert comptable ou cabinet financier qui prend la responsabilité de partenaire EDI et tiers déclarant. La nouveauté pour 2001 réside surtout dans l'obligation faite aux grosses entreprises d'y recourir (voir encadré p. 81).

LES ETAPES POUR DECLARER ELECTRONIQUEMENT SES RESULTATS

1 Acheter le certificat électronique Etebac (carte à puce créée en 1996 par la DGI), le boîtier et le logiciel de lecture.

2 Récupérer le contrat d'adhésion à la procédure de TDFC en désignant si besoin un mandataire, appelé partenaire EDI, qui transmettra les données à la DGI.

2bis Récupérer la déclaration de télétransmission obligatoire de déclaration de résultats (pour les entreprises de plus de 100 millions de francs de chiffre d'affaires en 1999) en nommant si besoin le partenaire EDI.

3 Retourner le formulaire au centre des impôts en charge du dossier de l'entreprise en informant sur le type de transmission utilisée. Joindre également l'attestation fiscale no 3666 justifiant du respect du candidat des obligations fiscales.

4 Attendre le retour de la convention signée par le directeur des services fiscaux et conférant la qualité de partenaire EDI.

5 Réaliser le transfert des données fiscales et comptables (format EDI-TDFC Edifact ou pour cette année encore TDFC format propriétaire) selon les protocoles prévus par la DGI (CFT, messagerie X-400, bandes ou cartouches)

Attention : malgré l'obligation de transmettre sa déclaration par voie électronique, certains documents (par exemple, le formulaire relevé de frais généraux) ne peuvent être envoyés par EDI. Ils doivent donc être expédiés par voie postale. Voir le Bulletin officiel des impôts 13 K-4-01 n°63 du 2 avril 2001.

LES AVANTAGES

Utiliser le TDFC sous Edifact permet à l'entreprise d'éditer sous un format unique des informations sur ses résultats réclamés par beaucoup. La voie électronique permet logiquement de supprimer tout échange papier et de diminuer les coûts de transmission (à environ 2,29 euros, soit 15 francs). Outre les garanties offertes par l'horodatage et l'authentification de l'expéditeur grâce au certificat, l'entreprise réduit considérablement les risques d'erreurs dans la saisie des quelque 500-600 données à renseigner. Enfin, en choisissant la voie électronique, l'entreprise gagne un délai de 15 jours dans sa déclaration.

La direction générale des impôts profite aussi de l'EDI. Elle économise du papier, des temps de saisies, des risques d'erreurs. Elle s'épargne aussi dix ans d'archivage des déclarations, donc allège ses coûts de fonctionnement. Enfin, par un meilleur rapprochement avec la DGCP, elle optimise ses contrôles et gère mieux tout contentieux.

Net-entreprises : le site portail des déclarations sociales L'ensemble des organismes de protection sociale et des fédérations patronales en France se sont associés dans le groupement d'intérêt public pour la modernisation des déclarations sociales.

OBJECTIF

Promouvoir un site portail pour faciliter les déclarations sociales des entreprises : net-entreprises. « C'est un site portail qui n'a pas vocation à remplacer les organismes de protection sociale existant», rappelle Joëlle Vaucelle, directrice de la communication du site. Il est ouvert depuis septembre 2000. A terme, les entreprises pourront y réaliser l'ensemble de leurs déclarations sociales, soit en mode EFI ou EDI (voir encadré).

A ce jour, trois déclarations sont en ligne : la DUE (Déclaration unique d'embauche du régime général), la DUE MSA (pour les salariés agricoles) et la CSSS (Contribution sociale de solidarité des sociétés). La DUCS doit suivre cet automne et la DADS U en fin d'année. En septembre 2001, le GIP lancera une vaste campagne d'information pour faire connaître le site aux entreprises.

COMMENT S'INSCRIRE ?

Afin de sécuriser les échanges, l'entreprise doit se déclarer auprès du site et inscrire un administrateur net-entreprises. Une fois inscrite, cette personne reçoit par courrier un mot de passe lui permettant d'effectuer les déclarations en ligne. Une entreprise peut avoir 20 personnes autorisées et dûment authentifiées. Peuvent également s'inscrire les tiers déclarant, c'est-à-dire les experts-comptables et autres personnes qui accomplissent les formalités pour les entreprises.

La déclaration unique d'embauche (DUE) permet aux entreprises de réaliser en une seule fois, auprès de leur Urssaf, neuf formalités liées à l'embauche. L'entreprise peut réaliser en ligne sa DUE (en mode EFI). En réalité, net-entreprises renvoie sur le site de l'Urssaf (due.fr). Environ 20 % des DUE sont transmises par ce biais aujourd'hui. Lors de chaque saisie ou modification d'une déclaration, un accusé de réception est délivré à l'entreprise qui est ainsi certaine de satisfaire à son obligation légale.

La Déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) permet la déclaration et le paiement des cotisations sociales (Urssaf, Assedic, caisses de retraite complémentaire ; attention, la prévoyance n'en fait pas partie). Net-entreprises permettra aux entreprises d'effectuer dès septembre 2001 leur DUCS en ligne (en mode EFI).

Afin d'aider les entreprises, net-entreprises met à la disposition des internautes un service d'assistance.

Les quatre façons de transmettre sa DADS 2001 par Internet D'ores et déjà, les entreprises ont la possibilité de transmettre leur déclaration annuelle des données sociales 2000 (DADS 2000 à effectuer avant le 31 janvier 2001) via Internet.

Le Centre national de transfert des données sociales (CNTDS), guichet unique qui réceptionne les DADS, a lancé dans plusieurs caisses régionales d'allocations familiales (Cram) des expérimentations en ce sens. «85 % des DADS nous parviennent sur support informatique (net, réseau, disquette), dont 40 % par Internet. Avec le net, nous voulons toucher les PME et les TPE », explique Vital Faucheux.

Pour la DADS 2001 (à effectuer avant le 31 janvier 2002), le CNTDS entend développer une offre variée de transmission adaptée à la taille des entreprises.

1 - TDS net. Les entreprises dotées d'un logiciel de paie peuvent transmettre leur DADS par disquette ou en réseau en utilisant la norme TDS (transfert des données sociales). Elles peuvent depuis deux ans utiliser le service TDS net et transmettre directement leur fichier TDS sur le site de TDS net. La confidentialité de la transmission est assurée par un mot de passe. Le résultat du traitement est accessible dans la journée.

2 - DADS net. Ce nouveau service (qui remplace Dastel sur minitel), a été testé cette année en Bretagne. Il s'adresse aux petites entreprises (25 salariés au plus) qui n'utilisent pas de logiciel de paie et qui adressent leur DADS en version papier. DADS net permet, à l'aide du numéro de Siret et d'un mot de passe fourni par la Cram, d'accéder en ligne à la DADS de l'année précédente. L'entreprise complète et saisit ses données de l'année en cours et les valide. Ce site alerte immédiatement l'entreprise si elle n'a pas renseigné correctement sa DADS et lui indique les anomalies éventuelles.

Attention toutefois, au-delà de 25-30 salariés, la saisie sur Internet devient fastidieuse. DADS net sera expérimenté dans les Cram de Rennes et de Marseille pour la DADS 2001 avant d'être généralisé pour la DADS 2002.

3 - DADS en mode EFI. Le classique formulaire A3 va être remplacé par un formulaire A4 seul compatible avec un système d'échange de formulaire informatisé (EFI). Cette DADS format A4 sera expérimentée dans le département de la Mayenne (Cram des Pays de Loire) en version papier pour la DADS 2001 et en version Internet pour la DADS 2002. L'entreprise renseignera sa déclaration annuelle en ligne et l'adressera directement à la Cram.

4 - La DADS U. C'est le rêve de toute entreprise : avoir en fin d'année à remplir une seule déclaration annuelle au lieu des deux : la DADS TDS et la DADS CRC (caisse de retraite complémentaire) auxquelles s'ajoute dans le BTP la déclaration annuelle à effectuer auprès de certaines caisses de congés payés. La DADS unifiée serait la fusion des trois déclarations. Elle devrait être accessible, sous toute réserve cet automne, sur le site portail net-entreprises (rappelons qu'elle nécessite une modification des logiciels de paie). Pour l'heure, seul le CNTDS permet d'adresser la DADS via Internet. Pro BTP ne permet pas aujourd'hui l'envoi de la DADS CRC sur son site ; idem pour les caisses de congés payés.

Les deux modes de transmission via internet

MODE EDI : échange de données informatisées. L'entreprise envoie à son interlocuteur des fichiers complets rédigés avec un logiciel propre et selon une norme informatique précise (EDIFACT étant le format le plus utilisé). Pour ces échanges d'ordinateur à ordinateur, l'entreprise fait souvent appel à un prestataire ou un partenaire EDI habilité.

MODE EFI : échange de formulaires informatisés.

L'entreprise télécharge et renvoie des formulaires par Internet, ou remplit les champs du document, en ligne, directement sur le site de son interlocuteur. Ces échanges se réalisent pour l'instant en format XML.