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Comment anticiper la publication des « données essentielles » des contrats

Par Romain Cayrey |  le 10/08/2018

Si les éléments que les acheteurs doivent publier sont connus, reste à choisir la solution logicielle la plus adaptée pour y parvenir.

Tous les acheteurs publics sont concernés, peu importe leur taille ou le volume de leurs achats. Ils devront, dès le 1er octobre 2018, publier les données essentielles des concessions, ainsi que des marchés d'un montant supérieur ou égal à 25 000 euros HT (lire p. 32).

Mais pas de panique, cette tâche est à la portée de tous, à condition de l'anticiper. Tout d'abord, en se procurant - si ce n'est pas déjà fait - un profil d'acheteur et en le déclarant. Plusieurs possibilités sont envisageables : développer le site Internet de la collectivité, en acquérir un auprès d'un prestataire ou bien créer/ rejoindre une plateforme mutualisée avec d'autres entités publiques.

Avoir une solution de publication

La deuxième étape consiste à s'assurer de disposer d'une solution de publication des données essentielles. C'est là que les choses se corsent. Car si l'arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique liste les éléments à publier, aucune méthode n'est en revanche présentée.

Problème : à l'heure actuelle, ces données peuvent se trouver éparpillées entre plusieurs supports (profils d'acheteur, outils de rédaction des marchés, outils de gestion comptable et budgétaire…). Les regrouper sur un profil d'acheteur peut rapidement devenir compliqué, voire chronophage.

C'est là tout l'enjeu de cette obligation : repenser l'organisation des systèmes d'information (SI) pour les rendre simples d'utilisation, transparents et interopérables. En somme, plus efficaces. Les acheteurs publics doivent donc au plus vite se rapprocher de leurs éditeurs de solutions logicielles. Pour les aider, deux entités publiques ont également prévu des solutions.

Un flux spécial collectivités

La Direction générale des finances publiques (DGFiP) développe un protocole d'échange standard (PES) marchés à destination des collectivités. Il est actuellement expérimenté par la région Bretagne. « L'idée est de mettre en place un seul flux de données permettant de répondre à trois obligations en même temps de manière automatisée et standardisée.

A savoir : la publication des données essentielles sur les profils d'acheteur ; l'alimentation de l'Observatoire économique de la commande publique (OECP) pour le recensement économique ; et, enfin, les obligations vis-à-vis du comptable public », explique Céline Faivre, directrice des affaires juridiques et de la commande publique et chief digital officer de la région Bretagne.

Concrètement, la collectivité enverra via ce flux PES marchés l'ensemble des données qu'elle produit à destination du portail Hélios de la DGFiP, l'application informatique de gestion comptable et financière des collectivités locales et des établissements publics locaux. La DGFiP les stockera, puis extraira les données essentielles de la commande publique qu'elle transférera à la plateforme gouvernementale Data. gouv.fr, mise en place par la mission Etalab. Enfin, les profils d'acheteur devront récupérer les données essentielles directement sur la plateforme d'open data. « Elles seront structurées selon le formalisme des données essentielles défini par l'arrêté du 14 avril 2017, et certainement découpées à l'échelle du numéro Siret afin de faciliter leur récupération par les éditeurs de profils d'acheteur », détaille Romain Talès, responsable du pôle données d'Etalab.

Pour recourir à cette solution, « l'urbanisation des systèmes d'informations est essentielle », fait remarquer Sylvie Brenner, chef de la mission de déploiement de la dématérialisation à la DGFiP. « Autrement dit, il est nécessaire de cartographier les SI pour définir comment ce flux sera généré et quelle interopérabilité retenir, pour permettre à tous les acteurs de consulter et repérer les pièces associées aux marchés, qu'ils travaillent sur le SI achat ou à la gestion financière », ajoute-t-elle.

Une offre complémentaire pour les autres acheteurs publics

L'offre de service de la DGFiP n'étant proposée qu'aux entités raccordées à Hélios, elle ne couvre pas la totalité du périmètre des acheteurs. Pour pallier ce manque, l'Agence pour l'informatique financière de l'Etat (AIFE) travaille sur une offre complémentaire, en particulier en direction des établissements publics nationaux. « Nous allons proposer pour octobre un ensemble de services à insérer soit dans les places de marché, soit dans les solutions de gestion financière. Grâce à notre dispositif, les ordonnateurs concernés pourront nous confier les données essentielles relatives à un marché public au moment de la notification et lors de l'exécution.

D'autre part, nous mettons à disposition un service de restitution de ces données pour permettre au profil d'acheteur de satisfaire l'obligation légale », expose Vincent Castella, directeur de projet à l'AIFE. En parallèle, ces données seront transférées à la plateforme Data. gouv.fr et à l'OECP.

Cette solution est donc proche de celle proposée par la DGFiP, à la différence qu'il ne s'agit pas d'un transfert de fichiers au travers d'un flux. Mais les questions d'urbanisation et d'interopérabilité restent les mêmes.

Publié dans « Le Moniteur » n° 5979 du 8 juin 2018

Les opérateurs économiques satisfaits de cette libération des données

Une vraie mine d'informations ! Les entreprises du BTP voient arriver d'un très bon œil cette obligation d'open data. « Les données qui devront effectivement être mises en ligne sur les profils d'acheteur, notamment les montants des contrats, les lieux d'exécution et les modifications en cours, nous permettront de suivre la conjoncture et les opportunités de marchés, analyse Marie Eiller-Chapeaux, directrice des affaires juridiques de la FNTP.

En revanche, aucune sanction n'étant prévue en cas de non-respect de l'obligation, il y a à craindre qu'elle ne soit pas toujours respectée. D'autant plus qu'il reste beaucoup de choses à faire sur le plan de la dématérialisation d'ici au 1er octobre. » Alain Piquet, président de la commission marchés de la FFB, est également ravi de cette nouvelle obligation, « qui ne pèse pas sur les entreprises ».

Pour ce dernier, cela « facilitera, à terme, l'accès aux informations qualifiées “ d'essentielles ” d'un marché, que les entreprises aient ou non répondu à la consultation ».

L'obligation de publication des données essentielles en marchés publics

Quand ?

A compter du 1er octobre 2018, les acheteurs publics devront mettre à disposition sur leur profil d'acheteur un accès libre, direct et complet aux données essentielles des marchés publics d'un montant d'au moins 25 000 € HT (à l'exception des informations dont la divulgation serait contraire à l'ordre public).

Quelles données ?

- Lors de la notification du marché : le numéro d'identification unique du marché ; sa date de notification ; la date de publication des données essentielles ; le nom de l'acheteur et son numéro Siret ; la nature du marché public et son objet ; le code CPV ; la procédure de passation ; le lieu principal d'exécution ; la durée du marché initial ; le montant HT et la forme du prix du marché ; le nom des titulaires du marché et leur numéro d'identifiant.

- Puis, à chaque modification survenue sur un marché public : la date de publication des données relatives à la modification ; l'objet de la modification et la nouvelle durée du marché ; le montant HT modifié ; le nom du nouveau titulaire, le cas échéant, et son numéro d'identifiant ; la date de signature par l'acheteur de la modification apportée au marché public.

Pour combien de temps ?

Ces données devront être maintenues sur le profil d'acheteur pendant une durée minimale de cinq ans après la fin de l'exécution du marché public.

Sources : article 107 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 et arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique (NOR : ECFM1637256A).

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