Bercy publie ses guides « très pratiques » de la démat'

Le passage au tout-démat' dans la commande publique approche à grand pas. La Direction des affaires juridiques (DAJ) de Bercy entend répondre aux dernières questions des acteurs, en publiant début juin ses guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics.

Avec un format pédagogique : deux documents, l'un pour les acheteurs et l'autre pour les opérateurs économiques, et une flopée de questions-réponses.

La DAJ rappelle en premier lieu que le profil d'acheteur est l'outil central de la dématérialisation des procédures de passation. Chaque acheteur a l'obligation de s'en procurer un et chaque profil doit proposer un « site-école » ou « bac à sable » pour permettre aux acheteurs et aux entreprises de s'entraîner.

Les échanges dématérialisés

La dématérialisation des échanges doit porter non seulement sur la mise à disposition des documents de la consultation, mais aussi sur la réception des candidatures et des offres, les échanges avec l'entreprise (questions/ réponses) et enfin les notifications des décisions (lettres de rejet par exemple). Pour satisfaire à ces obligations, la DAJ recommande d'effectuer ces échanges via le profil d'acheteur. Rappel pour les acheteurs : en procédure formalisée, il est possible de faire des modifications non substantielles des documents de consultation jusqu'à six jours avant la date de remise des plis. Pour les marchés à procédure adaptée, il n'y a pas de délai, mais la DAJ recommande de suivre ces mêmes six jours.

Passé le 1er octobre 2018, l'offre papier sera considérée comme irrégulière, sauf exception prévue par les textes, ou encore s'il s'agit d'une copie de sauvegarde (pratique dans les zones blanches ou en cas de virus informatique).

La dématérialisation des procédures ne met, en effet, pas fin à la copie de sauvegarde.

Cela reste d'ailleurs « une précaution, notamment pour les premières expériences de dématérialisation », précise la DAJ. Le coffre-fort électronique, espace de stockage numérique protégé, n'est de son côté pas obligatoire.

La signature électronique

Concernant la signature électronique, la DAJ rappelle qu'elle nécessite quelques prérequis (certificat électronique et organisation en interne) demandant un certain délai. Pour cette raison, elle n'est pour le moment pas obligatoire. Comme pour le papier, les candidatures n'ont donc pas à être signées électroniquement.

C'est même déconseillé par la DAJ, qui considère qu'il s'agit « d'un formalisme excessif et inutile, qui n'apporte aucune sécurité juridique supplémentaire ». La signature est en revanche obligatoire pour l'offre finale, qui constitue le contrat. Dans ce cas, la signature électronique pourra être exigée par l'acheteur public. Une offre finale non signée électroniquement, alors que cela est exigé par l'acheteur, sera considérée comme irrégulière.

Il est également possible d'exiger la signature électronique de la déclaration de sous-traitance, et celle de la convention momentanée de groupement d'entreprises. La DAJ recommande aussi ce genre de signature pour les notifications de rejet et les décisions de déclaration sans suite.

Publié sur lemoniteur.fr le 05/06/2018 et mis à jour le 09/07/2018