Enjeux Marchés publics

SPÉCIAL MARCHÉS PUBLICS – Acheteurs et entreprises apprennent (enfin) à dialoguer

Mots clés : PME

Pratiquants confirmés ou néoconvertis, les acheteurs sont de plus en plus nombreux à s’emparer du sourcing.

Les PME en profitent pour booster leur visibilité.

La réforme des marchés publics d’avril 2016 a créé des ponts entre acheteurs et entreprises.

Elle favorise davantage les échanges entre eux, notamment en amont des procédures de passation de marchés via la pratique du sourcing, validée par le décret du 25 mars 2016. Autrement dit, elle autorise officiellement l’acheteur à effectuer des consultations, réaliser des études de marché, solliciter des avis et informer les entreprises de son projet ou de ses exigences pour définir son besoin. Plus d’un an après la consécration de la pratique, l’heure est au bilan. Le sourcing coule-t-il de source pour les acheteurs publics et les opérateurs économiques ?

Des retours divergents. Au GIP Maximilien, un réseau francilien des achats publics responsables, on constate que la sécurisation juridique du sourcing « a encouragé les acheteurs à communiquer davantage avec les entreprises en multipliant les réunions fournisseurs et les études préalables. Cette avancée permet également à leur service juridique ou achat de mettre en place des process internes pour organiser les rendez-vous des services opérationnels avec les fournisseurs. Les petites collectivités se prêtent aussi à l’exercice sans forcément disposer de documents-cadres, mais tracent les échanges sur des tableurs ou des outils de suivi ».

A l’inverse, la FFB, la FNTP, la Capeb, Syntec-Ingénierie et l’Association des acheteurs publics (AAP) n’ont pas ou peu de retours sur le sourcing depuis l’entrée en vigueur du décret. Ces fédérations nationales n’ont pas constaté de changements majeurs dans les comportements. Les acheteurs publics ne les sollicitent pas plus qu’avant pour mettre sur pied des événements destinés aux entreprises.

Les petits acheteurs démunis. « Soit les acheteurs ne rencontrent pas beaucoup de problèmes pour faire du sourcing, soit ils n’en font pas par méconnaissance de la nouvelle réglementation ou par manque de temps ou de moyens », estime Arnaud Latrèche, vice-président de l’AAP et adjoint au directeur de la commande publique du conseil départemental de la Côte-d’Or. Son analyse : « Il y a une ribambelle de petites communes où l’acheteur est le secrétaire de mairie, où la fonction juridique n’est pas forcément maîtrisée, alors la fonction achat… D’autant que l’enjeu du sourcing est faible dans les structures où le volume d’achat est minime ». Flora Vigreux, directrice du GIP Maximilien, indique par ailleurs que « la plupart des acheteurs ne sont pas en capacité d’absorber les demandes de contacts des entreprises ».

Une gestion optimisée des deniers publics. Pourtant, les avantages du sourcing sont pléthore. La pratique permet de définir et d’adapter son besoin ainsi que le montage juridique en amont de la passation d’un marché, de mieux connaître le tissu économique et les solutions techniques et innovantes disponibles, de bâtir des cahiers des charges réalistes, de stimuler la concurrence, de donner de la visibilité aux entreprises et d’éviter ainsi l’infructuosité des marchés. En outre, « le décret n’interdit pas à l’acheteur, en dehors d’un besoin identifié, de recenser les solutions proposées par les entreprises pouvant répondre plus tard à un besoin, ou encore d’améliorer un dispositif existant, voire de créer un nouveau service », souligne Flora Vigreux. Une meilleure préparation des marchés pour une gestion optimisée des deniers publics est la bienvenue dans un contexte de baisse des moyens des collectivités. Certaines n’ont donc pas attendu la consécration juridique du sourcing pour le pratiquer. C’est le cas de la Ville de Paris, des conseils départementaux de la Côte-d’Or et des Hauts-de-Seine ou encore de la région Ile-de-France, dont les démarches ont été confortées par la réforme.

Questionner le besoin. La Ville de Paris met en place du sourcing essentiellement lorsqu’il faut « challenger le besoin pour des opérations ou des produits innovants », explique Céline Frahtia-Levoir, cheffe du bureau supports et techniques d’achat de la Ville. Elle a récemment sourcé des solutions pour l’implantation temporaire d’une crèche pendant la fermeture du site pour travaux, ou encore pour la location et l’installation d’échafaudages autostables destinés à la réalisation de travaux et d’études sur les édifices cultuels. Par ailleurs, la Ville a organisé en 2016 deux réunions destinées aux entreprises du BTP, dont une consacrée au projet « Paris fait Paris ». Soit 80 marchés de travaux à lancer courant 2017, en procédure concurrentielle avec négociation, afin de rendre performants, innovants et économes 120 000 m² d’équipements publics neufs ou rénovés.

Pour développer la culture du sourcing en interne, la Ville sensibilise et forme. Le 18 mai, elle a ainsi animé un atelier de retour d’expérience présentant aux 200 collaborateurs de la sous-direction des achats le cadre juridique, la méthodologie, les outils, les trucs et astuces, ainsi que les retombées positives du dialogue avec les entreprises. Très cadré, le sourcing pratiqué par Paris revêt de nombreuses formes : l’envoi d’un large e-mailing pour faire connaître des besoins et le souhait d’échanger ; la capitalisation de l’information sur les fournisseurs au travers d’un logiciel dédié ; l’organisation d’entretiens avec une trame de questions à poser et des informations à donner ; etc.

Le taux des marchés infructueux ou restés sans suite a significativement baissé dans les Hauts-de-Seine.

Formuler des clauses réalistes. Le sourcing a aussi fait ses preuves au conseil départemental des Hauts-de-Seine. Il a permis à la collectivité d’être en prise avec la réalité, notamment en ce qui concerne les caractéristiques des matériaux ou les innovations en matière de gestion des fluides dans le bâtiment. « Nos cahiers des charges étaient trop hors-sol, avec des clauses obsolètes, éloignées des contraintes économiques du secteur », raconte Maïka Aubry-Ngatsing, directrice de la commande publique des Hauts-de-Seine. Le taux des marchés infructueux ou restés sans suite a significativement baissé, passant de 17 % en 2014 à 7 % en 2016. L’organisation de réunions fournisseurs trimestrielles depuis 2014 et un sourcing en aval des consultations pour élucider les mystères de l’infructuosité y sont pour quelque chose. Le département a d’ailleurs présenté, en début d’année, aux entreprises du secteur sa programmation achat pour les infrastructures et les bâtiments, et notamment le lancement en 2017 de deux marchés globaux de performance pour la rénovation de collèges.

Enfin, la collectivité forme ses acheteurs-juristes et prescripteurs au marketing achat afin de les doter d’une double compétence juridique et achat (lire p. 21) . « Chaque acheteur faisait du sourcing à sa façon en osant plus ou moins, on est passé à la vitesse supérieure avec la réforme », explique Maïka Aubry-Ngatsing. Les 36 communes du département commencent à pratiquer le sourcing, constate le conseil départemental qui anime le Réseau achats publics CD92. La professionnalisation de l’acheteur public et sa politique d’achat jouent. « Si la collectivité a une vision économique et juridique de sa fonction achat, alors la question du sourcing va de soi », selon Maïka Aubry-Ngatsing.

Des débutants vite convaincus. D’autres acteurs s’initient à la démarche. La Ville de Grenoble a ainsi lancé en janvier sa première opération de sourcing pour ses marchés à bons de commande issus de l’accord-cadre sur les travaux de réparation, de maintenance et d’amélioration des bâtiments communaux ( lire p. 3 4).

« Au-delà de la préparation des marchés, le sourcing permet aussi le choix d’un mode de gestion d’un service dans une collectivité », signale Arnaud Latrèche. C’est le cas de la communauté de communes du pays de Châteaugiron (Ille-et-Vilaine). Elle mise sur le sourcing pour tester un nouveau mode contractuel en matière de voirie, le marché global de performance (lire interview p. 13) . Sa stratégie : informer un maximum d’entreprises sur la consultation pour éviter l’infructuosité. Une démarche que la FNTP salue : « Avant de recourir à ce type de contrat, la collectivité a eu l’intelligence de sonder les entreprises sur leur capacité et leur intérêt à y répondre. » Un sacré pas en avant pour l’intercommunalité qui « faisait déjà du sourcing, mais pas de façon aussi formalisée », explique Julie Massieu, associée de Déclic-Experts Publics. Spécialisée en marchés publics, l’agence rennaise accompagne la communauté de communes dans la définition du besoin, le sourcing et le benchmarking, « trois étapes indispensables avant le lancement d’un marché », selon la consultante. Par ailleurs, Corentine Paret, chargée des affaires juridiques et marchés publics de l’intercommunalité, constate que « plus les entreprises sont grandes, plus elles ont l’ingénierie pour faire face au sourcing des acheteurs. Les plus petites ont moins de temps pour assister aux réunions ou approcher les acheteurs ».

Des entreprises actives. Fort heureusement, cela bouge du côté des petites entreprises. La consécration du sourcing a ainsi été une étape cruciale pour le cabinet de conseil en marchés publics Caneva, qui a lancé une nouvelle activité ( lire ci-dessous). Il propose d’accompagner les entreprises pour qu’elles saisissent pleinement les opportunités offertes par le sourcing. D’autant que « beaucoup de petites entreprises sont innovantes et doivent se faire connaître », rappelle son président, Aurélien Tourret. Son constat : « Certains de nos clients, historiques sur leurs secteurs, se font évincer par des nouveaux venus qui pratiquent une véritable démarche commerciale. Les candidats évincés n’hésitent plus à demander tout ce qui leur permet de s’améliorer pour la prochaine fois. »

L’ingénierie et les fédérations en renfort. De son côté, l’ingénierie se tient prête à œuvrer pour les maîtres d’ouvrage. Elle considère le sourcing comme son cœur de métier. Les entreprises d’ingénierie sensibilisent leurs salariés sur les enjeux du sourcing et leur donnent des conseils pour sécuriser les pratiques. « Le sourcing permet de connaître la disponibilité des entreprises, c’est ainsi une donnée importante quand un maître d’ouvrage veut construire un tunnel », cite Christophe Mérienne, président de la commission juridique de Syntec-Ingénierie et responsable juridique droit public du groupe Egis. Le praticien recommande d’exclure du sourcing toute remise de prestations. L’e-sourcing se développe en parallèle. Par exemple, la plate-forme MarchésOnline. com (1) propose aux acheteurs depuis octobre 2016 de publier des demandes de sourcing et de retrouver sur la base DataLab Marchés les pièces techniques des marchés publiés ces trois dernières années.

Les fédérations se tiennent à disposition des acheteurs pour les mettre en relation avec les entreprises sans les exposer juridiquement. Rappelons que le sourcing doit se faire dans le respect des principes de la commande publique (transparence, liberté d’accès et égalité de traitement) sans fausser la concurrence. Dans le cas contraire, l’acheteur se verrait obligé de prendre toutes les mesures appropriées pour y remédier ou, à défaut, d’exclure le candidat qui se trouverait dans une situation privilégiée. Mais des interrogations subsistent pour Flora Vigreux : comment respecter le principe de non-discrimination alors qu’il est impossible à l’acheteur de toucher tous les fournisseurs susceptibles d’être intéressés ? Le sourcing ne doit pas conduire à une forme de localisme déguisé.

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Les règles d'or du sourcing

Bien identifier les acteurs internes à la collectivité (agents, élus, etc. ) et externes (fédérations professionnelles, partenaires, services de l’Etat, etc. ) pour mener des opérations de sourcing.

Etre transparent sur les pratiques de sourcing, faire connaître largement le souhait d’échanger et tracer les procédures.

Faire preuve de pédagogie pour expliquer aux entreprises le contexte général, financier, humain et politique de la collectivité.

Bien préparer les éléments à communiquer et à demander aux opérateurs. Prévoir un dialogue structuré pour éviter de tomber dans un monologue.

Bien séparer le sourcing de la passation du marché. Eviter de délivrer une information privilégiée à une entreprise. Attention à ne pas anticiper sur une éventuelle procédure de négociation.

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Quand une entreprise prend les devants

Comment jouer à armes égales avec les grosses structures quand on est une PME ? En se faisant accompagner !

C’est le choix qu’a fait la société Marnez, maître d’œuvre et gestionnaire de biens (14 collaborateurs), implantée à Paris.

Elle vient de faire appel aux services de Caneva, société de conseil et d’expertise sur les marchés publics, qui a lancé en mai un pôle baptisé « Racines publiques ».

Celui-ci est dédié aux entreprises qui ne disposent pas d’une force de vente suffisante pour s’inscrire efficacement dans les démarches de sourcing des collectivités. Caneva élabore pour son client une cartographie des marchés et des interlocuteurs pertinents. Elle lui soumet un plan d’action : creuser les raisons de ses échecs précédents, démarcher des décideurs publics, apprendre à communiquer sur ses réussites, etc. Pour épauler la société Marnez, Caneva va envoyer aux élus locaux chargés du logement et du patrimoine une dizaine de questions sur leurs besoins actuels et à venir. Avec l’idée que cela débouche sur un échange téléphonique au cours duquel l’entreprise pourra étoffer son réseau, valoriser son offre et se distinguer en prodiguant à la personne publique des conseils sur les besoins exprimés. « L’acheteur nous connaîtra donc déjà quand il recevra notre offre dans le cadre d’une future mise en concurrence », se réjouit François Marnez, président de l’entreprise du même nom.

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Un coup de pouce aux acteurs de l'insertion par un sourcing ad hoc

Le sourcing peut porter sur un secteur bien particulier, avec lequel l’acheteur est peu familier. Ainsi le Grafie, fédération des entreprises franciliennes de l’insertion, fait du sourcing, notamment pour les maîtres d’ouvrage du Grand Paris – tels que la RATP – désireux de se tourner vers le secteur de l’insertion par l’activité économique (IAE). A leur demande et pour des besoins prévisionnels, la fédération identifie des secteurs d’activité et des territoires sur lesquels des structures de l’IAE pourraient intervenir. Elle affine aussi la recherche pour des marchés précis en proposant aux acheteurs des noms d’entreprises pouvant y répondre.

Une aubaine pour les nombreuses petites structures formant le secteur de l’insertion pour qui le BTP est une source inépuisable d’emplois. « Le sourcing est indispensable aux structures de l’IAE pour gagner en visibilité, et aux acheteurs pour identifier les entreprises susceptibles de répondre à leurs besoins », résume Joffrey Hacquin, chargé de mission achats responsables au Grafie.

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« Coconstruire les grandes lignes d'un marché global »

M Votre communauté de communes teste le sourcing pour un nouveau type de montage contractuel…

Oui, nous avons demandé à l’agence Déclic-Experts Publics de nous accompagner pour monter l’un des premiers marchés publics globaux de performance (MGP). Il porte sur la réhabilitation et l’entretien de la voirie et des espaces verts en zone d’activités. Déclic nous aide à mieux appréhender les discussions avec les entreprises.

Nous coconstruisons avec les parties prenantes et les fédérations professionnelles régionales et nationales les grandes lignes de notre commande afin que celle-ci soit réalisable. Car un besoin mal calibré peut mener à des consultations infructueuses ou à la défaillance d’entreprises pendant l’exécution du contrat. Notre sourcing vise surtout à savoir si les entreprises seront en capacité de répondre au MGP.

M Quelles étaient vos pratiques de sourcing jusqu’à présent ?

Une messagerie en interne nous permettait simplement de poser des questions, de nous passer de bons tuyaux et de mettre des cahiers des charges en réseau.

On interrogeait aussi les services juridiques ou achats des communes membres de l’intercommunalité.

M Comment le sourcing s’est-il déroulé en amont de ce marché global de performance ?

En mars, nous avons rencontré des fédérations (Institut de la gestion déléguée, Usirf et Ifsttar, etc. ), des entreprises de construction (Eurovia, Colas, etc. ) et des cabinets d’ingénierie spécialisés. On leur a expliqué le contexte technique, local et politique de l’interco, le cadre général des MGP – encore peu connus et pratiqués -, ainsi que les points forts et faibles de ce type de contrat. Par ailleurs, dans une démarche de benchmarking, nous avons échangé fin avril avec la Ville de Saint-Lunaire (Ille-et-Vilaine) sur son schéma directeur de la voirie qui consiste à programmer les travaux à réaliser sur les quinze prochaines années. Nous voulions avoir des éléments de contexte, de procédure, d’exécution et de suivi d’un tel schéma, avant sa mise en place dans notre MGP. Les prochaines étapes : la rédaction du dossier de consultation des entreprises en juillet, le lancement de la procédure en septembre, puis le démarrage du contrat avec le groupement titulaire au premier trimestre 2018.

(1) Un service du Groupe Moniteur.
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