Management et prévention Internet

Les téléprocédures de plus en plus utilisées

Les déclarations en ligne convainquent de plus en plus d’entreprises. Des téléprocédures qui tendent vers un usage simplifié et une offre de services personnalisés.

L’e-administration a conquis la majorité des professionnels. C’est ce que confirme le baromètre Opinion Way pour net-entreprises.fr, réalisé en novembre dernier. Ainsi, 84 % des entreprises connectées à internet effectuent leurs déclarations sociales ou fiscales (ou les deux) en ligne. Un engouement dû, pour partie, à l’obligation qui s’impose à certaines d’entre elles. Par exemple, depuis le 1 er octobre, les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 500 000 euros HT doivent déclarer et régler via internet l’impôt sur les sociétés comme la taxe sur les salaires. De même, les sociétés dont le volume de cotisations sociales à l’Urssaf atteint 150 000 euros ont obligation de télédéclarer la déclaration unifiée de cotisations sociales (Ducs). Contraintes au départ, nombre de ces entreprises généralisent cette pratique à d’autres démarches administratives. Comme c’est le cas pour la déclaration d’accident du travail (DAT), disponible en ligne depuis septembre 2008.

Depuis sa mise en service, cette télédéclaration rencontre un véritable succès : un quart des DAT reçues au mois de juin par la Caisse régionale d’assurance-maladie d’Ile-de-France (Cramif) étaient électroniques, rapporte la Caisse. « C’est un des services qui a démarré le plus vite, et il est toujours en phase de croissance », confirme Élisabeth Humbert-Bottin, directeur général du groupement d’intérêt public-modernisation des déclarations sociales, qui met en œuvre le portail des déclarations sociales net-entreprises.fr. D’autres vont plus loin dans la voie de la dématérialisation en l’appliquant à leurs procédures internes : factures, gestion RH, fiches de paye dématérialisées… « Les entreprises qui ont commencé à dématérialiser leurs factures veulent rentabiliser leur investissement et automatiser les autres flux liés à la facturation », constate Hélène Mouiche, responsable senior Expertises au sein du cabinet d’études et de conseil Markess International. Il faut dire que les atouts offerts par les téléprocédures ne manquent pas : simplicité d’utilisation, économie de gestion de papier, des coûts d’affranchissement… De leur côté, les administrations et les organismes sociaux se concertent pour simplifier davantage les démarches des usagers professionnels (voir interview ci-contre). « Nous participons à la commission de la norme 4DS, déclaration dématérialisée des données sociales. Aussi, nous analysons le contenu de l’actuelle déclaration automatisée des données sociales unifiées (DADS-U) en vue de simplifier les informations demandées, explique Elisabeth Humbert-Bottin. C’est un travail permanent pour éviter les doublons dans les champs à remplir et ne pas demander une donnée que nous avons déjà. »

De nouveaux services

Dans ce même souci de simplification des démarches, la déclaration sociale nominative, DSN, pourrait bien voir le jour d’ici à la fin de l’année. Elle permettra aux administrations de se connecter directement aux logiciels de paie des entreprises pour y récupérer les données sociales dont elles ont besoin et remplacera ainsi la quasi-totalité des déclarations actuelles. Un projet qui réunit à la fois les administrations, le gouvernement ou encore les éditeurs de logiciels. Les grandes entreprises, mieux équipées, seront les premières à tester le système. Mais les PME ne sont pas en reste. Elles seront les premières bénéficiaires à l’automne d’un guichet unique sur internet qui les aiguillera vers les administrations les plus courantes, l’aide à la création d’entreprise… « Ce compte unique personnel alertera aussi sur les échéances fiscales et sociales, selon le secteur d’activité de l’entreprise ou son effectif, puis offrira à terme un espace de stockage personnel et un tableau de bord des démarches engagées », précise Arnaud Lacaze, chef du service projets de la Direction générale de la modernisation de l’Etat (DGME). Mais l’ère du tout numérique n’est cependant pas encore là. « L’administration prévoit toujours la possibilité de continuer à utiliser le papier lorsqu’elle met en place de nouvelles téléprocédures », confirme Laëtitia Ferreira, responsable éditoriale du portail pme.service-public.fr. Un répit pour les entreprises qui restent réfractaires au tout dématérialisé.

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ENCADRE

« Nos mesures émanent de la demande des entreprises »

A quels nouveaux services en ligne les entreprises ont-elles eu accès cette année ?

Les entreprises retenues dans le cadre d’un marché public peuvent désormais transmettre une version dématérialisée de leur attestation fiscale. Plus de 12 000 attestations sont téléchargées chaque mois depuis le début de l’année. Nous avons également mis en place avec l’Acoss la possibilité de faire la déclaration unique d’embauche (DUE) depuis un Smartphone, ce qui répond notamment aux besoins des entreprises nomades. Ces mesures sont directement inspirées des demandes des entreprises. Nous récoltons leurs suggestions via le site participatif ensemble-simplifions.fr, et au travers d’un panel de 25 000 entreprises.

Que peuvent attendre les entreprises en termes de simplification des procédures dans les prochains mois ?

Nous menons un travail pour identifier les données le plus souvent demandées aux entreprises afin de repérer les récurrences. Ainsi, en développant la version pour Smartphone de la déclaration unique d’embauche (DUE), nous avons pu réduire les 47 champs d’information habituellement demandés, de cinq à sept champs. Cette simplification pourra être réutilisée dans les versions papier et internet de la DUE. Les démarches liées à l’embauche des apprentis, ou encore celles relatives à l’export sont en cours de simplification et de dématérialisation. D’ici à 2012, les déclarations liées à la formation professionnelle et à l’effort de construction seront supprimées et remplacées par de simples échanges avec l’administration.

La déclaration sociale nominative (DSN) va-t-elle voir le jour ?

Nous prévoyons de lancer une première version de la déclaration sociale nominative d’ici à la fin de l’année. Une première mouture de la DSN devra permettre de remplacer au moins sept à huit déclarations sociales en une.

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Catherine Lefrançois • Responsable RH d’UTB (chauffage, couverture, plomberie) • Pantin (93) • 830 salariés - « Finies les erreurs d’écriture ! »

« Nous déclarons entre dix et quinze accidents du travail par mois et nous passons tous, les quatre gestionnaires de paie et moi-même, par le portail net-entreprises pour remplir cette déclaration (DAT). Nous avons découvert le service il y a une petite année, sur le site de net-entreprises que nous utilisons déjà pour nos déclarations sociales mensuelles. Chacun a rempli une déclaration en ligne pour voir comment cela fonctionnait. Maintenant, impossible de revenir en arrière ! La version papier comptait quatre feuillets, dont deux à envoyer au centre de Sécurité sociale du salarié, un à classer dans le dossier du salarié. Sans compter qu’il fallait attendre l’accusé de réception, le classer et surtout ne pas le perdre… Tout est beaucoup plus simple maintenant : le formulaire est adressé directement au bon centre, en fonction des informations – numéro de Sécurité sociale et adresse du salarié. L’accusé de réception est automatique à la fin de la déclaration, il y a moins de travail de classement, un gain par rapport aux coûts d’affranchissement et un règlement plus rapide. Par ailleurs, avec les formulaires papier, le risque de confusion ou d’erreur d’interprétation d’un chiffre ou d’un mot était présent. Alors qu’une description d’accident tapée à l’ordinateur est tout de suite compréhensible. Nous allons suivre attentivement le développement des prochaines téléprocédures. »

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Régis Legrand • Responsable comptabilité fournisseurs Soco-mec (fabricant matériel électrique) • Benfeld (67) • 2 500 salariés - « Moins de saisie, plus de traçabilité »

« Notre service comptabilité fournisseur gère 50 000 factures par an. Mes quatre collaboratrices traitent les factures de leur arrivée par courrier jusqu’au paiement. Notre direction financière a fait le choix de mettre en place la dématérialisation des factures fournisseurs en 2008 pour faire face à l’augmentation du volume des factures. La dématérialisation n’a pas été sans effet : le tri du courrier est plus lourd car, outre les contraintes manuelles, il nécessite la création d’une multitude de lots de scans en fonction de l’activité concernée par nos factures, de l’existence de commandes ou non, de la période concernée, etc. Mais cette perte de temps est compensée au niveau de la saisie. Le fichier scanné est intégré dans les différentes règles de l’outil qui analyse et restitue le PDF de la facture ainsi qu’un certain nombre de données préremplies que mon équipe contrôle et complète afin de soumettre les factures aux différentes personnes pour validation. Grâce à cet outil, nous avons une traçabilité et une relance automatique des factures en attente de validation chez les différentes personnes. Ceci nous permet de réduire par deux le délai de validation de nos factures. Aujourd’hui, nous traitons plus de 95 % de nos factures par cette technique. Bien entendu, nous allons faire évoluer ce produit, et notamment en étudiant la possibilité d’intégrer directement des factures au format PDF sans passer par l’étape de scan. »

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