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La GMAO, un outil à tout faire pour la région Languedoc-Roussillon

Mots clés : Informatique - Logiciels - Outils d'aide

Trois directions partagent un même logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur, pour des utilisations différentes.

Gérer les demandes de travaux des lycées, tracer des activités d’entretien du port de Sète, traiter les demandes de fournitures des agents de la collectivité… Au sein de l’ex-région Languedoc-Roussillon, ces différentes fonctions sont assurées — ou le seront bientôt — par un même outil, un logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO). « En 2010, les directions des ports, de l’éducation et du patrimoine bâti sont venues nous voir avec des besoins très différents, raconte Katia Levé, chef de service à la direction des systèmes d’information. Le plus simple aurait été de répondre à ces demandes par des solutions de niche, adaptées à chaque métier. Nous avons préféré proposer une solution commune. Cela permettait de mutualiser les compétences, de maîtriser les coûts et de répondre à des besoins encore non exprimés. » Après consultation, la collectivité choisit le logiciel Carl Source, développé par la société lyonnaise Carl Software, pionnière de la GMAO en France. L’outil a été personnalisé en interne, avec l’aide d’un consultant de Carl. « Ce logiciel n’est pas préformaté, explique Sébastien Mouney, chef de projet GMAO à la direction des systèmes d’information, c’est une boîte à outils. Nous avons dû réaliser tous les paramétrages nous-mêmes, ce qui est une contrainte mais aussi un avantage : l’outil est adaptable et évolutif. »

Portail des demandes de travaux des lycées.

Les trois directions ont d’ailleurs déployé le logiciel sur des périmètres différents et à des rythmes inégaux. La direction de l’éducation s’est lancée en six mois. Depuis 2013, Carl Source sert de portail aux lycées pour les demandes de travaux. « Nous recevions ces demandes par mail, courrier ou téléphone, témoigne Jean-Eudes Leduc, coordinateur des opérations de maintenance. Nous avons désormais un point d’entrée unique. » A la direction des ports, deux ans auront été nécessaires pour affiner la définition des besoins et paramétrer l’outil, fonctionnel depuis début 2015. A la direction du patrimoine bâti, ce logiciel entrera en service en 2016. Il servira alors de guichet unique pour l’ensemble des agents, qu’il s’agisse de signaler un dysfonctionnement dans un bâtiment, de réserver une salle de réunion ou de commander des cartes de visite. L’outil servira aussi à maîtriser la gestion du parc bâti et à suivre l’activité des prestataires extérieurs.

D’autres développements sont à venir, dans chacune des directions concernées. « Pour le moment, nous utilisons un Airbus pour aller chercher un croissant au coin de la rue », s’amuse Kevin Bohec, de la direction des ports. L’expérience acquise à Montpellier pourrait également bénéficier à l’ensemble de la grande région. « Les directions de l’éducation et du patrimoine bâti ont échangé avec leurs homologues de Toulouse, qui se sont montrées très intéressées, indique Sébastien Mouney. Les écrans sont déjà paramétrés, il suffit d’entrer de nouveaux bâtiments et équipements dans la base de données pour étendre le champ d’application du logiciel. »

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