Enjeux SPÉCIAL MARCHÉS PUBLICS

Facturation électronique : un cap, des hics

Mots clés : Entreprise du BTP

Les marchés publics passent à la dématérialisation. Non sans difficultés pour le BTP.

En 2020, la totalité des quelque trois millions de factures générées chaque année pour le paiement des marchés publics de travaux sera dématérialisée. Peut-être avant, si le dispositif venait à susciter l’engouement. Il devra pour cela faire oublier ses débuts difficiles.

Depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation des factures adressées au secteur public s’impose sur un portail unique et gratuit baptisé Chorus Pro. Mais seulement pour les grandes entreprises, chargées d’essuyer les plâtres. Elles ont le choix entre trois modes de dépôt : mode portail (saisie manuelle ou PDF), échange de données informatisé (EDI) ou application programming interface (API). L’obligation sera étendue progressivement jusqu’en 2020 (lire ci-dessous) . Mais rien n’empêche les plus petites entités de basculer dès maintenant vers l’e-facture, les donneurs d’ordre publics étant majoritairement tenus de l’accepter. « Aujourd’hui, 80 % des déposants sur Chorus Pro ne sont pas assujettis à l’obligation ; ils utilisent le dispositif volontairement », confie Emmanuel Spinat, directeur du programme Facturation électronique de l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE), propriétaire du portail. Mais sans nul doute, la proportion est bien moindre si l’on scrute les seuls acteurs du BTP.

Le maître d’œuvre hors circuit. Car si l’échéance du 1er janvier a été bien préparée par l’Etat, la spécificité de la facturation des travaux a été sous-estimée. Résultat : un démarrage en flèche du portail pour le paiement des marchés de fournitures et de services, mais un grippage pour les factures de travaux. Selon Alain Piquet, président de la commission marchés de la FFB, « seuls 5 000 documents pour le paiement de travaux ont pu être échangés sur Chorus Pro depuis le début de l’année » – sur un total de trois millions de factures ayant transité sur le portail !

La FFB et la FNTP ont très vite sonné l’alarme et obtenu la mise en place d’un groupe de suivi. Des binômes maîtres d’ouvrage publics/entreprises de BTP ont été désignés afin d’expérimenter, en réel, toutes les configurations de marchés (cotraitance, sous-traitance… ), les types de maîtrise d’œuvre (publique ou privée), le paiement des situations mensuelles et du solde, etc. Objectifs : identifier les difficultés, les prioriser et les traiter. Un premier bilan fin mai a confirmé le point de blocage majeur. « La solution ne peut produire les bénéfices attendus en l’absence de validation des demandes de paiement par les maîtres d’œuvre sur le portail », rapporte la FNTP. Ces derniers, dans le cadre de leur mission de suivi de l’exécution des marchés, ne sont en effet pas contraints d’agir par voie dématérialisée. Nombre de maîtres d’œuvre ne sont donc pas inscrits sur Chorus Pro. D’autant plus que, pour le règlement de leurs propres contrats, ces acteurs (architectes, BET, etc. ) ne seront pour la plupart pas soumis à la dé-mat’ obligatoire avant 2019 ou 2020.

La Direction générale des finances publiques a diffusé une note de service, le 11 mai, aménageant provisoirement le dispositif. Elle y précise qu’« afin d’éviter tout retard de paiement, lorsque le maître d’œuvre, non encore soumis à l’obligation, n’est pas paramétré dans Chorus Pro, [le maître d’ouvrage peut] accepter que le titulaire et le maître d’œuvre adressent leurs factures en dehors [du portail] ». Autre acquis très important, relève Alain Piquet : « La note énonce que dans ce cas de figure, le délai de paiement commence bien à courir dès réception de la facture papier », ce qu’une lecture stricte de la réglementation ne permettrait pas.

Clause-type à insérer. Le groupe de suivi préconise en outre d’obliger contractuellement les maîtres d’œuvre à s’inscrire sur Chorus Pro. Cela passerait par une clause-type à insérer dans les nouveaux marchés de maîtrise d’œuvre ou par avenant dans les contrats en cours. Pas de problème, côté architectes : « Nous voyons d’un bon œil tout ce qui peut faciliter le circuit de paiement, affirme Benoît Gunslay, juriste au Conseil national de l’ordre des architectes (Cnoa). De plus, si cela permet de gagner un, deux ou trois jours dans le temps imparti au maître d’œuvre pour exécuter sa mission, cela lui évitera l’application de pénalités toujours savamment rédigées… » Un autre point turlupine les entreprises du BTP. « Le cahier des clauses administratives générales (CCAG) travaux prévoit que le maître d’œuvre ne peut pas rejeter une facture au motif que son montant serait erroné. Il ne peut que la rectifier ou l’accepter, explique Alain Piquet. Or Chorus Pro permet techniquement un tel rejet, ce que nous déplorons. » L’AIFE a pris en compte cette difficulté. « Nous préciserons ce point dans le libellé des motifs de rejet sur le portail, pour rappeler la règle, rassure Emmanuel Spinat. Sans pour autant supprimer la faculté de rejet pour tout motif, car les maîtres d’ouvrage sont libres de déroger au CCAG travaux dans leurs marchés… » L’AIFE a programmé un certain nombre d’autres améliorations de Chorus Pro, comme la possibilité d’ajouter une pièce complémentaire à un dossier déjà déposé.

Formation. Pendant que les bugs se règlent, les entreprises continuent de se préparer, de s’adapter. Le Cnoa et l’AIFE vont proposer des webinaires. La FFB, la FNTP et l’AIFE organisent des réunions en région. « Il ne faut pas sous-estimer l’effort à produire en interne, avertit Christophe Mérienne, président de la commission juridique de Syntec-Ingénierie et responsable juridique droit public chez Egis. Mon entreprise a basculé le 1er janvier. Nous avons mené un travail de pilotage, de formation et avons engagé un dialogue avec nos clients pour récupérer les informations nécessaires à Chorus Pro… Quels que soient les intervenants du projet, il est nécessaire de les réunir en amont pour convenir des modalités de fonctionnement de ce nouveau système. Parfois, il faut accompagner nos cotraitants, l’appropriation est très hétérogène. » Pour les entités de plus petite taille en effet, la transition n’est pas évidente. Romain Villenaud, membre de Syntec-Ingénierie et responsable juridique de SCE (groupe Keran), en témoigne : « En tant qu’ETI, nous ne serons soumis au dispositif qu’en 2018. Il y a peu d’informations, nous sommes en train de défricher le sujet et avons créé un profil sur Chorus Pro pour engager une première appropriation de l’outil. » Ces deux acteurs regrettent l’absence de module de simulation. « Il y a de multiples situations à tester et il n’est pas toujours évident de trouver suffisamment de partenaires pour faire des factures à blanc. Cela peut parfois créer de la tension, voire perturber l’exécution des marchés en cours », développe Romain Villenaud. Là encore, l’AIFE fait preuve de pragmatisme. En complément de l’environnement de qualification déjà existant, elle annonce la mise à disposition d’un espace de simulation pour tous les modes de dépôt sur le portail en juillet.

S’agissant des modes de dépôt justement, le groupe de suivi a constaté que « le mode portail est opérationnel. En revanche, les modes EDI et API doivent encore être ajustés », relate la FNTP. Deux canaux qui devraient à terme connaître les faveurs des entreprises, car « ils permettent de gagner beaucoup plus de temps que le mode portail, avance Emmanuel Spinat. Et il ne faut pas penser qu’EDI et API sont réservés aux grands opérateurs : ils sont aujourd’hui utilisés par 65 % des ETI et par 25 % des PME », tous secteurs confondus. Or le gain de temps est l’un des arguments qui explique le plébiscite de l’e-facturation chez les représentants d’entreprises.

Traçabilité. « Depuis janvier, chez Egis, les retours sont assez positifs, avec une réduction des temps et des coûts de traitement des factures, mais nous manquons de recul pour avoir un avis sur l’ensemble du processus, rapporte Christophe Mérienne. Un constat : faute d’automaticité, le dispositif ne permet pas toujours de connaître en temps réel l’état d’avancement des factures si l’acheteur ne le renseigne pas. » Cette situation serait due à un problème de chaînage entre les progiciels utilisés côté public pour la vérification et le paiement des factures. Les personnes publiques et leurs éditeurs travaillent à y remédier. « A terme, nos entreprises bénéficieront d’une grande traçabilité de leurs factures, et pourront voir où cela bloque », anticipe Alain Piquet.

Malgré cette adhésion à l’e-facturation dans les marchés publics, les acteurs ne semblent pas pressés de la voir étendue aux relations entre entreprises, comme l’envisageait pourtant la loi Macron du 6 août 2015. L’ordonnance qui devait être prise dans les neuf mois n’a jamais vu le jour… « Allons-y étape par étape, une fois que nous serons bien rodés sur les marchés publics, le reste suivra ! », conclut Alain Piquet.

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L'entrée en vigueur progressive de l'obligation de facturation électronique

En vertu d’une ordonnance du 26 juin 2014, la majorité des donneurs d’ordre publics (Etat, collectivités territoriales, établissements publics, hôpitaux… ) sont désormais tenus d’accepter les e-factures. Quant à leurs fournisseurs (titulaires et sous-traitants admis au paiement direct), ils doivent ou devront transmettre leurs factures par voie électronique à compter du :

– 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés et/ou chiffre d’affaires [CA] annuel supérieur à 1,5 Md € ou total de bilan supérieur à 2 Mds €) et les personnes publiques ;

– 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire [ETI] (250 à 5 000 salariés et jusqu’à 1,5 Md € de CA annuel ou 2 Mds € de total de bilan) ;

– 1er janvier 2019 pour les PME (10 à 250 salariés et jusqu’à 50 M€ de CA annuel ou 43 M€ de total de bilan) ;

– 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises (moins de 10 salariés et CA annuel ou total de bilan inférieur ou égal à 2 M€).

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