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Des procédures sans papier

Mots clés : Citoyenneté et droits de l'homme

Poitiers dématérialise la totalité de ses marchés publics depuis le 1er avril, parallèlement à l’entrée en vigueur de la réforme !

Expérimenter, c’est avancer. La Ville de Poitiers et la Communauté d’agglomération Grand Poitiers l’ont bien compris et travaillent de concert pour dématérialiser totalement la consultation, la passation et l’exécution de leurs marchés publics. Elles expérimentent la « full démat’ » pour leurs contrats lancés depuis le 1er avril, et ce dans le cadre du programme de développement concerté de l’administration numérique territoriale (DcANT) lancé par l’Etat en octobre dernier.

Concrètement, qu’est-ce qui change ? Les entreprises doivent remettre leurs candidature et offre sous forme électronique via le service étatique « marché public simplifié » (MPS). Elles n’auront qu’à entrer leur numéro de Siret pour que l’acheteur récupère toutes leurs pièces de candidature (attestations sociale, fiscale, certifications, etc.), puis joindre leur offre technique.

Le service MPS généralisé.

A Poitiers, tous les marchés à procédure adaptée (Mapa) passent déjà par le dispositif MPS (186 Mapa en 2015 dont 35 % de marchés de travaux et 30 % de prestations intellectuelles). Jusqu’à présent facultatif pour les appels d’offres, le service devient obligatoire pour tous les marchés formalisés lancés depuis le 1er avril. La plate-forme de dématérialisation contactera ensuite l’attributaire sélectionné qui, lui seul, devra signer électroniquement l’acte d’engagement ou le marché avant de le renvoyer sous forme numérique. Après vérification du certificat électronique, la collectivité l’enverra sur l’e-parapheur. Les rapports de la commission d’appel d’offres seront aussi signés électroniquement. Les lettres de notification (rejet, attribution, etc.) seront renvoyées par lettre recommandée avec avis de réception électronique sur la plate-forme. La collectivité notifiera le marché à l’attributaire, et le transmettra au contrôle de légalité par voie électronique également. Enfin, la dématérialisation sera au rendez-vous du côté de l’exécution pour la circulation des pièces du marché, des factures et des avenants.

La conduite du changement.

La full démat’ n’est pas sans conséquence sur l’organisation de la collectivité. « C’est un changement de paradigme qui nécessite de former les élus, les directeurs et les agents aux outils numériques, explique Elena Tran-Quang-Ty, responsable marchés publics à Poitiers. Une petite révolution dans la conception du circuit, notamment pour la signature des pièces en interne ! Il faudra veiller à ce que le temps de validation et de transmission ne soit pas affecté », alerte-t-elle.

Ambitieux programme, alors qu’il faut digérer les changements (voir p. 16) liés à la réforme des marchés publics entrée en vigueur le 1er avril… « On fait un peu tout en même temps et c’est très lourd à gérer, car il y a un gros travail de veille réglementaire et de personnalisation des pièces de marché une fois qu’elles seront mises à jour de la réforme par notre logiciel dédié », livre la responsable qui espère tout mener de front sans faire trop d’erreurs. Et tout ça avec quels moyens ? Un service de la commande publique qui tourne avec trois juristes et deux assistants de gestion, comme d’habitude. Il faut aussi prévenir les entreprises de tous ces changements. Alors, la collectivité s’y colle. Lors d’une récente rencontre informelle, elle a promu le service « MPS » auprès des grands donneurs d’ordre du territoire ; et programme avec eux de lancer deux à quatre formations par mois à partir de mai pour les entreprises. A cet effet, elle entend aussi se rapprocher de la FFB, de la Capeb et des chambres consulaires. Objectifs : expliquer la dématérialisation et ses effets bénéfiques (gain de temps, sécurité, réduction du papier, etc.). Le prochain défi à relever : l’archivage électronique !

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