Commande publique

Marchés publics : la définition du besoin est la garantie d’un achat réussi

Le succès d’un achat passe avant tout par une identification précise des besoins. Pour cela le sourcing, utilisé à bon escient, est un formidable outil. La Direction des affaires juridiques de Bercy livre ses conseils au travers d’une nouvelle fiche pratique.

Les acheteurs publics ne le savent que trop bien : la définition précise du besoin est la clef d’un bon achat. Elle conditionne le choix de la procédure de passation d’un marché public comme sa bonne exécution. D’ailleurs, une section complète de l’ordonnance du 23 juillet 2015 est consacrée à la définition préalable des besoins.

Pour ces raisons, la Direction des affaires juridiques de Bercy (DAJ) vient de publier une fiche pratique sur la définition du besoin. Les praticiens aguerris reconnaîtront les propos du guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics, également rédigé par la DAJ, mais tout l’intérêt de cette fiche réside dans son actualisation, ainsi que dans un paragraphe entier consacré au sourcing.

 

Des techniques au service des acheteurs publics


La première partie de cette fiche est dédiée aux obligations issues des articles 30 et 31 de l’ordonnance de 2015. La DAJ propose ainsi des solutions pour déterminer les besoins au travers des spécifications techniques. Ces dernières doivent par exemple être objectives et neutres afin de ne pas fausser la concurrence. De la même manière, elle donne des conseils pour prendre en compte les préoccupations de développement durable, dans le respect des principes généraux de la commande publique. Cette obligation peut être satisfaite par la prise en compte de labels, de normes écologiques ou par l’insertion de clauses d’exécution. Cette partie détaille aussi les instruments dont peuvent se servir les acheteurs publics afin de favoriser les approvisionnements directs et prendre en compte les préoccupations sociales dans les marchés publics. Là encore, des clauses d’insertion et d’exécution peuvent s’avérer très utiles.

 

 

Le sourcing pour anticiper la définition du besoin


Une des grandes nouveautés issues de la réforme de la commande publique est la consécration d’une pratique de plus en plus courante : le sourcing . Il est donc logique que la DAJ y dédie une partie entière. Elle rappelle l’utilité de cet instrument, qui permet de mieux connaître la structure d’un secteur d’activité, ainsi que les pratiques des opérateurs économiques opérants dans ce dernier. Mais le sourcing présente également des risques. Il ne faut pas arriver à une situation où un candidat détient plus d’informations que les autres. Sinon l’acheteur peut voir sa responsabilité pénale engagée pour délit d’octroi d’avantage injustifié. Mais, il est possible de remédier à cette situation en communiquant l’ensemble des données recueillies par l’acheteur à l’occasion de ses recherches.

La DAJ propose ainsi quatre exemples de démarches de sourcing. Cela peut consister à effectuer une veille dans le secteur économique concerné. Les acheteurs peuvent également organiser ou participer à des salons professionnels. Ou bien encore rencontrer, bien avant le lancement de la consultation, plusieurs opérateurs économiques. Enfin, cette collecte d’information peut aussi prendre la forme de questionnaires envoyés à plusieurs fournisseurs ou prestataires.

 

 

Des solutions en cas de difficulté pour définir les besoins


Dans la dernière partie, la DAJ suggère des solutions en cas de difficultés ou d’impossibilité de définir précisément les besoins ou les moyens d’y satisfaire. S’il existe une incertitude sur le rythme ou l’étendue des besoins, l’acheteur a ainsi la possibilité de recourir à des accords-cadres. La procédure concurrentielle avec négociation ou le dialogue compétitif sont deux procédures qui permettent d’affiner au fur et à mesure le besoin. Le recours aux prestations supplémentaires et aux variantes sont aussi des outils utiles dans ce cas.

La DAJ précise enfin l’importance de déterminer à quel niveau les besoins seront les mieux appréciés. Cela pourra être à l’échelle d’un ministère, d’une collectivité territoriale, d’un établissement public, ou plus précisément d’un service en particulier.

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