Commande publique

La facturation électronique dans les marchés publics en test… avant sa généralisation

Mots clés : Gestion de l'entreprise

Les préparatifs se précisent dans la perspective du 1er janvier 2017, première grande étape de la dématérialisation obligatoire des factures des fournisseurs et prestataires du secteur public.

Une grosse année, c’est le temps qu’il reste pour être au rendez-vous du 1er janvier 2017. A cette date, les collectivités locales et les établissements publics seront tenus d’accepter les factures électroniques qui leur seront transmises (l’Etat étant déjà soumis à cette obligation depuis 2012). Et les grandes entreprises devront émettre leurs factures sous cette forme. En 2018, 2019 puis 2020, cette obligation de dématérialisation sera étendue aux entreprises de taille intermédiaire (ETI), aux PME puis aux micro-entreprises.

« C’est une mesure du choc de simplification », a rappelé Christian Eckert, secrétaire d’Etat au Budget, en ouverture de la conférence organisée par l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) le 28 octobre 2015 à Bercy. « A terme, ce seront 95 millions de factures par an, émanant de plus d’un million de fournisseurs, qui seront dématérialisées. Rares sont les réformes d’une portée aussi ambitieuse concernant l’ensemble des personnes publiques ».

 

Réduction des coûts… et des délais de paiement


Les objectifs sont simples à comprendre. Il s’agit tout d’abord d’alléger la charge administrative des entreprises et de réduire les coûts pour le dépôt et le suivi des factures (papier, timbres, relances téléphoniques pour savoir où en est le paiement des factures…). « Tout ce qui ne divertit pas l’entreprise de son cœur de métier génère des gains de compétitivité », a approuvé Alexandre Montay, délégué général du Mouvement des ETI (Meti). Autre intérêt majeur du dispositif, la réduction des délais de paiement. Pour le médiateur des marchés publics, Jean-Lou Blachier, « c’est la fin des mauvaises excuses pour retarder le paiement d’une facture !». La dématérialisation des factures « fluidifiera en effet la relation clients en diminuant le nombre de litiges », a renchéri Philippe Courqueux, administrateur du Cigref (réseau de grandes entreprises).

Côté administration, le passage à la e-facture sera également source de gain de temps et donc d’économies, tout en offrant des services supplémentaires comme l’archivage électronique.

« Nous avons fait le choix de la mutualisation, a souligné le secrétaire d’Etat au Budget. Toutes les factures seront dématérialisées via Chorus portail pro 2017 (CPP 2017), qui sera gratuit pour les personnes publiques comme pour les entreprises. L’Etat prend tout à sa charge. » La mutation exigera cependant des entreprises comme des personnes publiques de revoir leur oganisation et procédures.

Désignation d’entités publiques pilotes


CPP 2017 sera bâti à partir de Chorus factures, qui sert depuis 2012 à recevoir les factures électroniques adressées à l’Etat, a expliqué Régine Diyani, directrice de l’AIFE. « Nous avons choisi 18 entités publiques [collectivités locales, établissements publics… voir liste ci-dessous] pour être pilotes de CPP 2017 dès juin 2016, en plus des services de l’Etat qui étaient déjà raccordés à Chorus factures. Cette phase de test permettra de mieux préparer le déploiement et d’anticiper les difficultés avant le 1er janvier 2017 ».

La directrice de l’AIFE a par ailleurs invité toutes les entreprises qui le souhaitent à « se mettre dès maintenant à la facture dématérialisée, sans attendre d’y être obligées. Cela facilitera leur accompagnement, plutôt que de devoir jouer des coudes dans la foule » aux dates d’entrée en vigueur des obligations. « Nous espérons que dès 2017 les petites entreprises verront l’intérêt de passer à la facture électronique ».

L’enquête menée début 2015 auprès des entreprises utilisatrices de Chorus factures est encourageante à cet égard. Elle a révélé un taux de satisfaction de 80%, et des motivations d’abord liées aux gains attendus et à la traçabilité des factures, puis au développement durable.

 

 

Plusieurs modalités d’accès au portail

 

Pour convaincre les entreprises d’anticiper la mutation, l’AIFE a un argument massue : la souplesse. « On a voulu laisser aux entreprises une grande liberté, encadrée toutefois car l’aspect fiscal des factures le nécessite, a détaillé la directrice. Elles pourront choisir entre plusieurs modes de transmission. De plus le dispositif est sécurisé et garantit l’authenticité, l’intégrité du contenu de la facture et sa lisibilité ».

Les fournisseurs pourront notamment déposer leurs factures en mode portail, via un PDF signé ou non, ou encore par saisie directe de la facture, mais aussi en mode EDI (échange des données par flux automatisé en direct avec l’Etat ou par l’intermédiaire d’opérateurs). « La réglementation propose ainsi des solutions permettant à tous, y compris les TPE, de relever le défi, s’est réjoui Jean Saphores, vice-président du Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables. Mais il faudra une normalisation, un modèle unique de facture pour simplifier le processus. »

Un regret toutefois pour Jean-Lou Blachier : la disparition totale du papier. « Toutes les entreprises n’ont pas le même accès à Internet. Que feront les TPE en cas de coupure d’accès liée à de grosses inondations par exemple ?, s’inquiète le médiateur des marchés publics. Il faudrait laisser aux entreprises la possibilité de faire parvenir quand même leurs factures en papier dans de tels cas… ».

 

Extension de l’obligation aux relations interentreprises

 

Le secteur public ouvrira ainsi la voie. Mais derrière, c’est l’ensemble des factures – ou presque (1) – qui passera au zéro papier, a rappelé Christian Eckert : « L’obligation de dématérialisation des factures sera étendue aux relations interentreprises » en vertu de la loi « Macron » pour la croissance et l’activité du 6 août dernier (article 222). Une ordonnance viendra en préciser les modalités et le calendrier. « L’expérience acquise dans les marchés publics aura un effet d’entraînement pour le secteur privé et facilitera la suite, j’en suis convaincu », a conclu le secrétaire d’Etat.

 

Le site de l’AIFE propose une documentation complète sur les aspects réglementaires et techniques de la dématérialisation des factures : à consulter ici.

(1) L’obligation posée par l’article 222 de la loi Macron porte sur la réception des factures électroniques, pas sur leur émission.

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